PAGE檔案全流程管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案全流程管理制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、編目、鑒定等工作應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查找和利用。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。二、檔案管理職責(zé)分工（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司各項(xiàng)工作提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。5.做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案實(shí)體安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的齊全完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交應(yīng)歸檔的文件材料。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用，嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體業(yè)務(wù)操作，包括文件材料的收集、整理、編目、上架等工作。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，提出合理建議。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如工商登記資料、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料，包括合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、招投標(biāo)文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.公司行政管理活動(dòng)中形成的文件材料，如公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.公司財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.公司人力資源管理活動(dòng)中形成的文件材料，如員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。6.公司技術(shù)研發(fā)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料，如技術(shù)方案、研究報(bào)告、專利文件等。7.公司對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞稿件、合作協(xié)議等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.各部門應(yīng)定期對(duì)收集的文件材料進(jìn)行整理和匯總，按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放，便于移交。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料應(yīng)及時(shí)收集，一般每月或每季度進(jìn)行一次集中整理。2.重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將形成的文件材料收集齊全并移交。3.公司年度終了后，各部門應(yīng)在次年一季度內(nèi)將上一年度形成的應(yīng)歸檔文件材料移交綜合管理部門。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.科技檔案：按照項(xiàng)目類別階段進(jìn)行分類。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度保管期限類別進(jìn)行分類。4.人事檔案：按照員工類別檔案內(nèi)容進(jìn)行分類。（三）整理方法1.文書檔案：對(duì)收集的文件材料進(jìn)行清理，剔除重復(fù)、無效的文件。按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，將同一類別的文件材料集中在一起。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄。將整理好的文件材料裝訂成冊(cè)，編制頁碼，裝入檔案盒。2.科技檔案：按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，將每個(gè)項(xiàng)目的文件材料集中整理。對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行細(xì)分，如可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工文件、驗(yàn)收文件等。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，建立項(xiàng)目檔案清單。將項(xiàng)目文件按照階段順序排列，裝入檔案袋或檔案柜。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類整理。對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行裝訂，填寫封面和封底信息。對(duì)會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫賬簿目錄。將會(huì)計(jì)報(bào)表按照年度順序排列，裝入檔案盒。4.人事檔案：按照員工類別，如正式員工、臨時(shí)工、退休員工等，分別整理檔案。對(duì)員工檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，如個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)記錄、績效考核等。對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，建立員工檔案清單。將員工檔案裝入檔案袋或檔案柜。（四）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)分類清晰、排列有序、編號(hào)準(zhǔn)確、編目規(guī)范。2.檔案目錄應(yīng)與檔案內(nèi)容一致，便于查找和核對(duì)。3.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的整理要求進(jìn)行整理，建立相應(yīng)的電子目錄和索引。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案盒、檔案柜等方式進(jìn)行保管，按照分類順序排列存放，便于查找和利用。2.電子檔案：采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。電子檔案應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，建立電子檔案目錄和索引，便于檢索。3.特殊載體檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管，確保其完整性和可讀性。（三）保管期限1.文書檔案：永久保管：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。30年保管：重要的會(huì)議文件、重要業(yè)務(wù)文件、重要的請(qǐng)示與批復(fù)等。10年保管：一般性的文件材料、短期的業(yè)務(wù)文件等。2.科技檔案：永久保管：對(duì)公司具有重大歷史意義和長期利用價(jià)值的科技項(xiàng)目檔案。長期保管：一般的科技項(xiàng)目檔案，保管期限為1550年。短期保管：短期的科技項(xiàng)目檔案，保管期限為515年。3.會(huì)計(jì)檔案：永久保管：年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。30年保管：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等。10年保管：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告等。4.人事檔案：員工在職期間形成的檔案材料應(yīng)長期保管，員工離職后，人事檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）保管要求1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在開展業(yè)務(wù)工作、進(jìn)行決策、查閱歷史資料等方面對(duì)檔案的利用。2.公司員工因工作需要查閱本人檔案或其他相關(guān)檔案。3.外部單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱公司檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案庫房查閱紙質(zhì)檔案，也可通過檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案。2.借閱：對(duì)于需要借出檔案的情況，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。借閱期間，利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)過檔案管理人員審核，注明復(fù)制日期和用途，并加蓋檔案管理專用章。（三）利用流程1.內(nèi)部利用：利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、所需檔案名稱、數(shù)量等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案查閱、借閱或復(fù)制服務(wù)。2.外部利用：外部單位提出查閱公司檔案的申請(qǐng)，應(yīng)提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料。申請(qǐng)材料經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，綜合管理部門按照規(guī)定程序提供檔案查閱服務(wù)。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，確保檔案安全。（四）利用要求1.利用者應(yīng)遵守檔案利用規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。3.檔案管理人員應(yīng)做好檔案利用記錄，包括利用時(shí)間、利用者姓名、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等信息，以便統(tǒng)計(jì)和分析檔案利用情況。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價(jià)值等因素，按照國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理制度進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.定期鑒定：每年對(duì)到期檔案進(jìn)行一次集中鑒定，確定檔案的存毀。2.不定期鑒定：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理實(shí)際情況，對(duì)特定時(shí)期或特定類型的檔案進(jìn)行不定期鑒定。鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步清理和分類，提出初步鑒定意見。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理人員提出的初步鑒定意見進(jìn)行審核，通過查閱檔案內(nèi)容、聽取業(yè)務(wù)部門意見等方式，確定檔案的存毀。3.對(duì)確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。（四）鑒定要求1.鑒定工作應(yīng)客觀、公正、準(zhǔn)確，確保鑒定結(jié)果符合檔案管理要求。2.檔案鑒定小組應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，充分聽取各方面意見，保證鑒定工作的科學(xué)性和嚴(yán)肅性。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，永久保存。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確定已無保存價(jià)值的檔案。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案：采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.電子檔案：通過數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.特殊載體檔案：按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（三）銷毀程序1.檔案管理人員根據(jù)檔案銷毀清冊(cè)，組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.銷毀過程中，應(yīng)安