PAGE人事檔案電子化管理制度一、總則1.1目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，提高人事檔案管理工作效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效利用，特制定本電子化管理制度。1.2適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案電子化管理。1.3基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案電子化信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映員工的實(shí)際情況。2.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，對(duì)人事檔案電子化信息予以保密，防止信息泄露。3.安全性原則：采取有效措施確保人事檔案電子化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法篡改。4.便捷性原則：在保證檔案管理質(zhì)量的前提下，充分利用信息技術(shù)手段，提高人事檔案管理工作的便捷性和效率。二、人事檔案電子化管理職責(zé)分工2.1人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)人事檔案電子化管理工作的整體規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案電子化管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)員工人事檔案電子化信息的收集、整理、錄入、審核和維護(hù)。4.負(fù)責(zé)建立和管理人事檔案電子化系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。5.負(fù)責(zé)按照規(guī)定提供人事檔案電子化信息的查詢、借閱和利用服務(wù)。2.2信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)為人事檔案電子化管理提供技術(shù)支持和保障，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案電子化系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露和被非法篡改。3.負(fù)責(zé)根據(jù)人力資源部門的需求，對(duì)人事檔案電子化系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)。2.3員工職責(zé)1.負(fù)責(zé)按照公司要求及時(shí)、準(zhǔn)確地提供個(gè)人人事檔案電子化信息。2.在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，妥善保管個(gè)人人事檔案電子化賬號(hào)和密碼，不得泄露給他人。3.配合人力資源部門做好人事檔案電子化管理工作，接受相關(guān)培訓(xùn)和指導(dǎo)。三、人事檔案電子化信息收集與整理3.1信息收集范圍1.員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)、畢業(yè)院校、畢業(yè)時(shí)間、參加工作時(shí)間、入職時(shí)間、崗位、聯(lián)系方式等。2.教育培訓(xùn)信息：包括學(xué)歷教育經(jīng)歷、職業(yè)資格證書、培訓(xùn)經(jīng)歷等。3.工作經(jīng)歷信息：包括工作單位、工作崗位、工作時(shí)間、工作職責(zé)、工作業(yè)績(jī)等。4.考核評(píng)價(jià)信息：包括年度考核結(jié)果、績(jī)效考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況等。5.薪酬福利信息：包括工資、獎(jiǎng)金、津貼、補(bǔ)貼、社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金等。6.勞動(dòng)合同信息：包括勞動(dòng)合同簽訂、續(xù)簽、解除、終止等情況。7.其他信息：如健康狀況、家庭主要成員等。3.2信息收集方式1.員工自行填寫：通過公司內(nèi)部人事管理系統(tǒng)或相關(guān)電子表格，由員工自行填寫個(gè)人基本信息、教育培訓(xùn)信息、工作經(jīng)歷等。2.部門提交：各部門負(fù)責(zé)人按照公司要求，定期將本部門員工的考核評(píng)價(jià)信息、薪酬福利信息、勞動(dòng)合同信息等提交給人力資源部門。3.外部獲取：對(duì)于學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等外部獲取的信息，由人力資源部門通過相關(guān)渠道進(jìn)行核實(shí)和收集。3.3信息整理要求1.分類整理：將收集到的人事檔案電子化信息按照不同類別進(jìn)行分類，如基本信息類、教育培訓(xùn)類、工作經(jīng)歷類等。2.數(shù)據(jù)清洗：對(duì)收集到的信息進(jìn)行審核和清理，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，去除重復(fù)、無(wú)效或錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)。3.格式規(guī)范：統(tǒng)一信息的格式和標(biāo)準(zhǔn)，如日期格式、文本格式等，確保信息的一致性和規(guī)范性。四、人事檔案電子化信息錄入與審核4.1信息錄入1.人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)將整理好的人事檔案電子化信息錄入到人事檔案電子化系統(tǒng)中。2.在錄入過程中，要嚴(yán)格按照系統(tǒng)要求和信息格式規(guī)范進(jìn)行操作，確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于重要信息或關(guān)鍵數(shù)據(jù)，要進(jìn)行雙人錄入或多次核對(duì)，防止錄入錯(cuò)誤。審核流程1.信息錄入完成后由錄入人員進(jìn)行自審，檢查錄入信息是否準(zhǔn)確、完整，格式是否符合要求。2.自審?fù)ㄟ^后，提交給人力資源部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審主要審核信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，以及是否符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。3.初審?fù)ㄟ^后，將人事檔案電子化信息提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審，終審主要對(duì)人事檔案電子化管理工作的整體情況進(jìn)行審核和把關(guān)。審核記錄與反饋1.建立人事檔案電子化信息審核記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄審核時(shí)間、審核人員、審核意見、審核結(jié)果等信息。2.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)反饋給信息錄入人員或相關(guān)部門，要求其進(jìn)行修改和完善，并跟蹤整改情況，直至審核通過。五、人事檔案電子化信息存儲(chǔ)與安全管理5.1存儲(chǔ)方式1.采用服務(wù)器存儲(chǔ)方式，將人事檔案電子化信息存儲(chǔ)在公司內(nèi)部服務(wù)器上，確保數(shù)據(jù)的集中管理和安全存儲(chǔ)。2.定期對(duì)服務(wù)器存儲(chǔ)的人事檔案電子化信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在外部存儲(chǔ)設(shè)備或云端存儲(chǔ)平臺(tái)上，以防止數(shù)據(jù)丟失。5.2安全防護(hù)措施1.安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)人事檔案電子化系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。3.設(shè)定不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對(duì)人事檔案電子化信息的訪問，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)信息。4.定期對(duì)人事檔案電子化系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。5.3數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.人力資源部門定期對(duì)人事檔案電子化信息進(jìn)行維護(hù)和更新，確保信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于員工信息發(fā)生變化的情況，要及時(shí)在人事檔案電子化系統(tǒng)中進(jìn)行修改和更新，并做好相關(guān)記錄。3.定期對(duì)人事檔案電子化信息進(jìn)行清理，刪除過期、無(wú)效或不再需要的信息，以保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量和存儲(chǔ)空間的合理利用。六、人事檔案電子化信息查詢與借閱管理6.1查詢管理1.公司內(nèi)部員工因工作需要查詢本人人事檔案電子化信息的，可通過公司內(nèi)部人事管理系統(tǒng)進(jìn)行自助查詢。2.公司內(nèi)部其他部門因工作需要查詢員工人事檔案電子化信息的，需填寫《人事檔案電子化信息查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢期限等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給人力資源部門審核。人力資源部門審核通過后，指定專人負(fù)責(zé)提供查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。3.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查詢公司員工人事檔案電子化信息的，必須出具單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《人事檔案電子化信息查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢期限等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)提供查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。6.2借閱管理1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱本人人事檔案電子化信息的，需填寫《人事檔案電子化信息借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給人力資源部門審核。人力資源部門審核通過后，指定專人負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)，并做好借閱記錄。2.公司內(nèi)部其他部門因工作需要借閱員工人事檔案電子化信息的，需填寫《人事檔案電子化信息借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給人力資源部門審核。人力資源部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，指定專人負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)，并做好借閱記錄。3.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱公司員工人事檔案電子化信息的，必須出具單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《人事檔案電子化信息借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)，并做好借閱記錄。4.借閱人員必須妥善保管借閱的人事檔案電子化信息，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露或用于其他非工作目的。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還所借閱的信息。七、人事檔案電子化信息利用與統(tǒng)計(jì)分析7.1信息利用原則1.合法合規(guī)原則：人事檔案電子化信息的利用必須符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)工作原則：充分發(fā)揮人事檔案電子化信息的作用，為公司的人力資源管理、決策支持等工作提供服務(wù)。3.保密安全原則：在利用人事檔案電子化信息的過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息的安全。7.2信息利用方式1.人力資源規(guī)劃：通過對(duì)人事檔案電子化信息的分析，了解公司員工的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布等情況，為公司的人力資源規(guī)劃提供依據(jù)。2.招聘選拔：利用人事檔案電子化信息，篩選符合崗位要求的候選人，提高招聘選拔工作的效率和質(zhì)量。3.培訓(xùn)發(fā)展：根據(jù)員工的教育培訓(xùn)信息和工作經(jīng)歷，為員工制定個(gè)性化的培訓(xùn)發(fā)展計(jì)劃，提升員工的綜合素質(zhì)和能力。4.績(jī)效考核：依據(jù)人事檔案電子化信息中的考核評(píng)價(jià)信息，對(duì)員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，為績(jī)效考核提供數(shù)據(jù)支持。5.薪酬管理：結(jié)合人事檔案電子化信息中的薪酬福利信息，制定合理的薪酬政策和方案，確保薪酬的公平性和合理性。7.3統(tǒng)計(jì)分析1.人力資源部門定期對(duì)人事檔案電子化信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告，為公司的人力資源管理決策提供數(shù)據(jù)支持。2.統(tǒng)計(jì)分析內(nèi)容包括員工基本情況統(tǒng)計(jì)、教育培訓(xùn)情況統(tǒng)計(jì)、工作經(jīng)歷情況統(tǒng)計(jì)、考核評(píng)價(jià)情況統(tǒng)計(jì)、薪酬福利情況統(tǒng)計(jì)等。3.通過統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)公司人力資源管理中存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施和建議，不斷優(yōu)化公司的人力資源管理工作。八、人事檔案電子化管理監(jiān)督與檢查8.1監(jiān)督機(jī)制1.建立人事檔案電子化管理監(jiān)督機(jī)制，由公司內(nèi)部審計(jì)部門或人力資源部門定期對(duì)人事檔案電子化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括人事檔案電子化管理制度的執(zhí)行情況、信息收集與整理的準(zhǔn)確性和完整性、信息錄入與審核的規(guī)范性、信息存儲(chǔ)與安全管理的有效性、信息查詢與借閱管理的合規(guī)性、信息利用與統(tǒng)計(jì)分析的合理性等。8.2檢查方式1.定期檢查：按照規(guī)定的時(shí)間間隔，對(duì)人事檔案電子化管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)人事檔案電子化管理的某些環(huán)節(jié)或部分信息進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)人事檔案電子化管理中存在的突出問題或重點(diǎn)工作，開展專項(xiàng)檢查。8.3問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或個(gè)人限期整改。2.責(zé)任部門或個(gè)人要認(rèn)真