PAGEj健康教育檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織健康教育檔案管理，規(guī)范健康教育工作記錄與資料保存，提高健康教育工作質(zhì)量和效果，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及健康教育工作的部門、人員及其所產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：健康教育檔案應(yīng)如實(shí)記錄健康教育工作開展情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋健康教育工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括計(jì)劃制定、實(shí)施過程、效果評估等相關(guān)資料，保證檔案資料的全面完整。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案的建立、整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.保密性原則：對涉及個(gè)人隱私或敏感信息的健康教育檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）健康教育部門1.負(fù)責(zé)制定健康教育工作計(jì)劃、方案，并組織實(shí)施。2.收集、整理、歸檔健康教育工作過程中產(chǎn)生的各類原始資料，包括宣傳資料、培訓(xùn)記錄、活動(dòng)照片、調(diào)查問卷等。3.定期對健康教育檔案進(jìn)行自查，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。（二）各部門1.配合健康教育部門開展健康教育工作，提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)支持。2.負(fù)責(zé)本部門員工健康教育檔案的建立和管理，確保員工健康信息的及時(shí)更新和準(zhǔn)確記錄。3.將本部門開展的健康教育活動(dòng)資料及時(shí)報(bào)送健康教育部門歸檔。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)健康教育檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、查閱、借閱等工作。2.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。3.協(xié)助健康教育部門對檔案資料進(jìn)行整理和分析，為健康教育工作提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。三、健康教育檔案內(nèi)容（一）健康教育計(jì)劃與方案1.年度健康教育工作計(jì)劃，明確工作目標(biāo)、內(nèi)容、實(shí)施步驟、責(zé)任部門和人員等。2.針對特定人群或?qū)ｍ?xiàng)健康教育活動(dòng)制定的詳細(xì)方案，包括活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動(dòng)形式及預(yù)期效果等。（二）健康教育活動(dòng)記錄1.健康教育講座記錄，包括講座主題、時(shí)間、地點(diǎn)、講師信息、參與人數(shù)、講座內(nèi)容摘要等。2.健康咨詢活動(dòng)記錄，記錄咨詢時(shí)間、地點(diǎn)、咨詢專家、咨詢內(nèi)容、參與人數(shù)及咨詢問題匯總等。3.健康體檢報(bào)告及分析，包括體檢時(shí)間、體檢項(xiàng)目、受檢人員基本信息、體檢結(jié)果統(tǒng)計(jì)及分析等，用于評估員工健康狀況及健康教育效果。4.各類健康教育宣傳活動(dòng)記錄，如發(fā)放宣傳資料、舉辦主題展覽、開展線上宣傳等活動(dòng)的時(shí)間、形式、內(nèi)容及參與人數(shù)等。（三）健康教育資料1.自編或收集的健康教育宣傳資料，如宣傳手冊、海報(bào)、折頁、宣傳單頁、視頻資料等，應(yīng)注明資料來源、制作時(shí)間、適用對象等信息。2.健康教育教材，包括內(nèi)部培訓(xùn)教材、外部購買教材及相關(guān)參考書籍等，記錄教材名稱、作者、出版社、版本及使用情況等。（四）健康教育培訓(xùn)記錄1.員工參加健康教育培訓(xùn)的簽到表，記錄培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)主題、培訓(xùn)講師及參與人員名單。2.培訓(xùn)教案，詳細(xì)記錄培訓(xùn)目的、內(nèi)容、方法、學(xué)時(shí)安排等。3.培訓(xùn)效果評估資料，如培訓(xùn)后的考試成績、學(xué)員反饋意見、培訓(xùn)前后知識(shí)技能對比分析等，用于評估培訓(xùn)效果，改進(jìn)培訓(xùn)工作。（五）健康教育效果評估資料1.健康教育知曉率、行為形成率、技能掌握率等指標(biāo)的調(diào)查數(shù)據(jù)及分析報(bào)告，通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場觀察、技能測試等方法收集數(shù)據(jù)，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，評估健康教育對員工健康知識(shí)、態(tài)度和行為的影響。2.對特定健康教育項(xiàng)目或活動(dòng)的效果評估報(bào)告，包括項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成情況、社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益等方面的綜合評價(jià)，為后續(xù)健康教育工作提供經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和改進(jìn)依據(jù)。（六）員工健康檔案1.員工個(gè)人基本信息表，包括姓名、性別、年齡、部門、崗位、聯(lián)系方式等。2.員工健康體檢報(bào)告，記錄員工歷年的體檢結(jié)果，如身高、體重、血壓、血糖、血脂、肝功能、腎功能等各項(xiàng)指標(biāo)。3.員工健康危險(xiǎn)因素評估報(bào)告，根據(jù)員工體檢結(jié)果及生活方式等信息，對員工的健康危險(xiǎn)因素進(jìn)行評估，提出個(gè)性化的健康建議。4.員工健康教育活動(dòng)參與記錄，記錄員工參加各類健康教育活動(dòng)的時(shí)間、內(nèi)容及參與情況，跟蹤員工健康行為的改變。四、健康教育檔案的建立與整理（一）檔案建立1.健康教育部門及各部門應(yīng)在健康教育工作開展過程中同步收集、整理相關(guān)資料，確保檔案資料的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)在資料產(chǎn)生后及時(shí)進(jìn)行分類、編號(hào)，并填寫檔案目錄清單，注明資料名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對于電子資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)做好備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案整理1.定期對收集到的健康教育檔案資料進(jìn)行整理，按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，如健康教育計(jì)劃與方案、活動(dòng)記錄、資料、培訓(xùn)記錄、效果評估資料、員工健康檔案等。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編號(hào)可采用年份+流水號(hào)的方式，如2023001表示2023年的第一份檔案資料。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)清晰反映檔案的分類、編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于快速查找和核對檔案資料。五、健康教育檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的健康教育檔案資料應(yīng)定期移交檔案管理人員進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)間為每年的[具體時(shí)間]，確保檔案資料及時(shí)、完整地納入檔案管理體系。2.檔案管理人員在接收檔案資料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案目錄清單與實(shí)際資料內(nèi)容是否一致，對不符合要求的檔案資料及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）保管1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和保管期限，選擇合適的存儲(chǔ)方式進(jìn)行保管。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，確保檔案存放整齊、有序，便于查找。對于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的電子檔案索引，便于快速檢索。2.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全保存。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.根據(jù)檔案資料的重要性和時(shí)效性，確定不同檔案的保管期限。一般來說，健康教育計(jì)劃與方案、活動(dòng)記錄、效果評估資料等重要檔案的保管期限為[X]年，健康教育資料、培訓(xùn)記錄等保管期限為[X]年，員工健康檔案應(yīng)長期保存。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。六、健康教育檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱健康教育檔案時(shí)，應(yīng)填寫《健康教育檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，在確保檔案安全和保密的前提下，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱健康教育檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《健康教育檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員根據(jù)申請表辦理借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放《健康教育檔案借閱登記薄》，登記借閱檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。借閱人員應(yīng)在登記薄上簽字確認(rèn)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或逾期未還等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性。七、健康教育檔案的保密與安全（一）保密1.所有參與健康教育檔案管理的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及個(gè)人隱私、公司/組織機(jī)密等敏感信息的檔案資料予以保密。2.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)禁向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。對于因工作需要知悉檔案內(nèi)容的人員，應(yīng)要求其履行保密義務(wù)，不得擅自傳播或利用檔案信息謀取私利。3.對檔案管理人員進(jìn)行定期的保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，確保檔案管理工作中的保密措施得到有效執(zhí)行。（二）安全1.加強(qiáng)檔案保管場所的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案資料的實(shí)體安全。2.定期對檔案進(jìn)行備份，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障、人為破壞等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失