PAGE保安公司檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)保安公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本保安公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理公司各類檔案，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則保證檔案的齊全、完整，涵蓋公司運(yùn)營(yíng)的各個(gè)方面，防止檔案缺失。4.保密性原則對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查詢利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案的安全存放，防止檔案損壞、丟失和泄密。6.積極開展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，做好檔案借閱登記和服務(wù)工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案室歸檔。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照檔案室要求做好本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用服務(wù)。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓、出借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、借閱登記等，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案利用情況，積極為公司提供檔案信息服務(wù)。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案機(jī)密信息。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。6.協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀等工作，做好相關(guān)記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。5.公司員工人事檔案，包括入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。6.公司保安業(yè)務(wù)相關(guān)檔案，如保安服務(wù)合同、執(zhí)勤記錄、安全檢查報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案等。7.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。8.公司設(shè)備檔案，如設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備清單、設(shè)備維護(hù)記錄等。9.公司資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等相關(guān)文件。10.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集整理，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)一式兩份或多份，分別由檔案室和相關(guān)部門保存。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署齊全，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書寫工具。（三）整理方法1.按照檔案類別進(jìn)行分類，如文書檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.每類檔案再根據(jù)其形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行細(xì)分，編制分類目錄。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編寫文件材料的題名，題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件材料的主要內(nèi)容，字?jǐn)?shù)不宜過(guò)長(zhǎng)。5.填寫文件材料的日期、責(zé)任者、文號(hào)等相關(guān)信息，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。6.對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件材料的整齊、美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.人事檔案應(yīng)在員工離職后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)完成情況及時(shí)歸檔，一般不得超過(guò)業(yè)務(wù)結(jié)束后三個(gè)月。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度歸檔，在次年上半年整理歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案移交檔案室，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案室檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.對(duì)符合歸檔要求的檔案進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立檔案目錄。（三）保管期限1.永久保管的檔案：公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件。公司年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告。公司重大合同、協(xié)議。公司重要人事任免文件。公司獲得的重要榮譽(yù)證書。2.定期保管的檔案：保管期限為30年的檔案：公司一般性合同、協(xié)議。公司年度工作總結(jié)、計(jì)劃。公司員工培訓(xùn)記錄、考核記錄。保管期限為10年的檔案：公司季度財(cái)務(wù)報(bào)表。公司一般性業(yè)務(wù)文件。公司員工日?？记谟涗洝＃ㄋ模┍９芤?.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全存放。3.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原始存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍公司員工因工作需要可查閱與其工作相關(guān)的檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案室。2.檔案室檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，在檔案管理系統(tǒng)中查詢檔案存放位置，并提供相應(yīng)檔案供查閱人查閱。3.查閱人應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過(guò)程中應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍1.因工作需要，確需借出檔案的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可辦理借閱手續(xù)。2.借出檔案的范圍一般限于與公司重大決策、重要業(yè)務(wù)等相關(guān)的檔案。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后提交檔案室。2.檔案室檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，辦理檔案借閱登記手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明檔案名稱、借閱人姓名、部門、借閱期限、歸還日期等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因特殊情況需要復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行綜合鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.對(duì)雖未超過(guò)保管期限，但已失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組研究決定后，可提前銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，將擬銷毀的檔案清單提交鑒定小組。2.鑒定小組對(duì)檔案清單進(jìn)行審核，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定需銷毀的檔案。3.對(duì)確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。4.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可組織實(shí)施銷毀。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子檔案，采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷毀，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)法恢復(fù)數(shù)據(jù)。（五）銷毀記錄檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認(rèn)后存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、分類、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技