PAGE湖州單位檔案管理制度表一、總則（一）目的為加強湖州單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在單位各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于湖州單位各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：單位檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得擅自留存、銷毀檔案。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映單位工作實際情況，確保檔案信息的準確性。3.完整系統(tǒng)原則：保證檔案的齊全完整，保持檔案之間的有機聯(lián)系，形成系統(tǒng)的檔案體系。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善單位檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理單位各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.對各部門形成的檔案進行定期收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計。4.負責檔案的查閱、借閱服務，嚴格執(zhí)行查閱、借閱手續(xù)。5.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為單位各項工作提供參考依據(jù)。6.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的防護設備，確保檔案安全。7.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。（二）各部門檔案管理員1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和臨時保管工作，并定期向綜合檔案室移交。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務工作，及時提供本部門相關檔案信息。3.對本部門形成的檔案材料進行日常整理，確保檔案的完整和規(guī)范。4.配合綜合檔案室開展檔案清查、統(tǒng)計等工作，如實反映本部門檔案管理情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關頒發(fā)的與本單位有關的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.本單位形成的各類文件材料，包括請示、報告、批復、會議紀要、工作計劃、工作總結、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、業(yè)務文件等。3.本單位召開的各類會議文件、記錄、紀要等。4.本單位開展業(yè)務活動形成的各類資料檔案，如項目申報材料、技術資料、科研成果、產(chǎn)品樣本等。5.本單位人事管理工作中形成的檔案材料，如員工入職登記表、履歷表、考核材料、獎懲材料、工資變動表等。6.在財務活動中形成的會計憑證、賬簿、報表等會計檔案。7.反映本單位重要活動、重大事件的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。8.其他具有保存價值的文件材料和載體。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.對零散的文件材料，應及時進行整理、分類，定期移交綜合檔案室。3.對于重要文件和緊急文件，應在形成后及時送交綜合檔案室登記保管。4.收集的檔案材料應字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查閱，符合檔案整理的有關標準和規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，建立項目檔案卷內(nèi)目錄和備考表。3.會計檔案：按照會計憑證、賬簿、報表等類別進行整理，并按照年度、保管期限分別裝訂成冊。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，建立檔案目錄和檔案袋。5.聲像檔案：按照內(nèi)容、時間順序進行整理，注明拍攝時間、地點、人物、事由等，并配以文字說明。6.電子檔案：按照文件類別、年度、保管期限等進行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.文書檔案：當年形成的文件材料，在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案：項目結束后三個月內(nèi)完成歸檔。3.會計檔案：年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交綜合檔案室保管。4.人事檔案：員工離職后，其檔案應在一個月內(nèi)移交綜合檔案室或上級主管部門。5.聲像檔案：在相關活動結束后及時整理歸檔。6.電子檔案：應定期進行備份，并按照規(guī)定的時間和要求進行歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案材料齊全、完整、準確。2.填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并與綜合檔案室檔案管理人員進行交接。3.綜合檔案室檔案管理人員對接收的檔案進行再次審核，核對無誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案入庫保管。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。1.永久保管的檔案：本單位制定的法規(guī)性文件材料。本單位召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本單位職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。本單位關于重要問題向有關部門的請示、報告、批復，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)憑證等。本單位機構演變、人事任免等文件材料。本單位房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。上級機關制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務的重要文件材料。同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本單位的復函、批復等文件材料。2.定期保管30年的檔案：本單位職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料。本單位召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。本單位人事管理工作中形成的一般性文件材料。本單位一般性往來文件材料。本單位一般性業(yè)務活動中形成的文件材料。3.定期保管10年的檔案：本單位一般性事務管理文件材料。本單位短期形成的文件材料，在較短時間內(nèi)對工作有參考價值，但過了一定期限后無需長期保存的文件。（四）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設施設備，確保檔案安全。3.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。4.建立檔案保管賬目，定期對檔案進行清查盤點，做到賬物相符。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本單位員工因工作需要查閱與其工作相關的檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，需經(jīng)本單位領導批準。3.司法機關、行政機關因辦案需要查閱本單位檔案，需出具相關證明文件，并經(jīng)本單位領導批準。（二）查閱手續(xù)1.本單位員工查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需提前向本單位綜合檔案室提交《檔案查閱申請表》，并附上單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，經(jīng)本單位領導批準后，方可查閱。3.司法機關、行政機關查閱檔案，需出具單位公函、辦案人員工作證件等材料，經(jīng)本單位領導批準后，由綜合檔案室指定專人陪同查閱。（三）查閱要求1.查閱檔案應在綜合檔案室指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等。3.如需復印檔案材料，應經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定的程序辦理復印手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還綜合檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（四）借閱范圍1.本單位員工因工作需要借閱與其工作相關的檔案，需經(jīng)所在部門負責人簽字同意，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。2.外單位借閱本單位檔案，需經(jīng)本單位領導批準，并簽訂借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時間、保密責任等。（五）借閱手續(xù)1.本單位員工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱檔案，需提前向本單位綜合檔案室提交《檔案借閱申請表》，并附上單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，經(jīng)本單位領導批準后，簽訂借閱協(xié)議，辦理借閱手續(xù)。（六）借閱要求1.借閱檔案應嚴格按照借閱期限歸還，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍。3.借閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等，不得損壞檔案。4.借閱人員歸還檔案時，應確保檔案完整無損，如有損壞或丟失，應承擔相應的賠償責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案管理員及相關業(yè)務人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限和價值，按照國家有關規(guī)定和本制度的要求，對檔案進行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行清理，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，確定檔案的存毀。2.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)檔案鑒定工作小組組長簽字同意后，報單位領導審批。3.單位領導批準后，由綜合檔案室負責組織實施檔案銷毀工作。（四）銷毀方式檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認。（五）銷毀記錄檔案銷毀后，《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關材料應作為檔案保存，永久保管。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出數(shù)量。2.檔案的整理、分類、編目情況。3.檔案的查閱、借閱情況。4.檔案的保管期限、數(shù)量分布情況。5.檔案的鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計要求1.綜合檔案室應建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理情況