PAGE財政所檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強財政所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在財政工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本財政所實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于財政所各科室在各項財政業(yè)務活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：財政所檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何科室和個人不得擅自分散保存。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映財政業(yè)務活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：保證檔案的齊全完整，保持檔案之間的有機聯(lián)系，形成系統(tǒng)。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本財政所檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用財政所各類檔案。3.指導各科室檔案的形成、積累和整理工作，對各科室檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。4.開展檔案信息化建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.組織檔案人員的業(yè)務培訓，提高檔案人員的業(yè)務素質。（二）各科室兼職檔案員職責1.負責本科室檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準確。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本科室的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.財政預算編制、執(zhí)行、調整等過程中形成的文件、報表、數(shù)據(jù)等。2.各類財政資金的分配、使用、管理等方面的文件資料。3.財務收支、會計核算、資產(chǎn)管理等方面的檔案。4.財政監(jiān)督檢查、審計等工作中形成的檔案。5.財政所內部管理的文件、制度、會議記錄等。6.其他與財政業(yè)務相關的有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應及時收集本科室在業(yè)務活動中形成的檔案，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，載體應符合檔案保管要求。3.對重要文件和資料應進行備份，以防丟失。（三）整理方法1.分類：按照財政業(yè)務的性質和檔案的形成特點，將檔案分為預算管理、財務管理、財政監(jiān)督、內部管理等類別。2.立卷：根據(jù)檔案的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，將同一類別的檔案按照一定的原則和方法進行立卷，一般以年度為單位，結合問題、時間等因素進行組卷。3.編號：對每一卷檔案進行編號，編號應科學合理、便于查找。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)等內容，以便于查閱和管理。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。1.永久保管的檔案：本財政所制定的重要規(guī)章制度、年度預算、決算等。涉及財政重大決策、重要項目的文件資料。財政監(jiān)督檢查、審計等工作中形成的重要結論性文件。其他具有長遠保存價值的檔案。2.定期保管的檔案：一般的財政業(yè)務文件、報表等，保管期限為10年。財務收支、會計核算等方面的一般性檔案，保管期限為30年。（二）保管條件1.綜合檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等保管條件。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、溫濕度調節(jié)設備等。（三）檔案的存放1.按照檔案的類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應按照編號順序排列存放。3.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲設備上，與紙質檔案分開存放。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結合財政所的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的觀點，從檔案的內容、來源、時間等方面進行綜合分析，準確判斷檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、各科室兼職檔案員及相關業(yè)務人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定其保存價值。2.分析檔案的內容、來源、時間等因素，判斷其重要性和利用價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、卷號等內容。2.銷毀清冊經(jīng)財政所領導審批后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。4.銷毀后的檔案應在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣，并永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.財政所內部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、審計機關等因工作需要查閱檔案。3.其他單位因工作需要查閱檔案，需經(jīng)財政所領導批準。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到綜合檔案室查閱檔案原件或復印件。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等內容。借閱期限一般不得超過10個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：檔案利用者如需復制檔案，應經(jīng)綜合檔案室負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。復制后的檔案應加蓋綜合檔案室印章。（三）利用要求1.檔案利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。如有損壞，應照價賠償。2.查閱、借閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.檔案利用者應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進行記錄。2.每年對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計年報。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報。2.檔案統(tǒng)計人員應認真履行職責，及時做好檔案統(tǒng)計工作。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，為財政工作提供更加便捷的檔案信息服務。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化：對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設：采用先進的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務的信息化管理。3.信息安全保障：建立健全檔案信息安全管理制度，采取有效的安全技術措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應保證數(shù)據(jù)的準確性和完