PAGE河南檔案館查閱利用制度一、總則（一）目的為了規(guī)范河南檔案館檔案查閱利用工作，保障檔案信息的合理利用，維護檔案的真實性、完整性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本館實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河南檔案館及其工作人員，以及到館查閱利用檔案的單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱利用工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和本館的各項規(guī)章制度。2.安全保密原則：確保檔案在查閱利用過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.服務(wù)便民原則：以方便利用者為出發(fā)點，簡化手續(xù)，提高服務(wù)質(zhì)量和效率。4.合理利用原則：在保障檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，滿足社會各方面對檔案信息的需求。二、檔案查閱利用的范圍（一）可查閱利用的檔案類型及內(nèi)容1.歷史檔案：反映河南地區(qū)各個歷史時期政治、經(jīng)濟、文化、軍事等方面情況的檔案。2.現(xiàn)行檔案：包括機關(guān)、團體、企事業(yè)單位等形成的各類文件材料，如行政管理、業(yè)務(wù)工作、人事檔案等。3.專門檔案：如科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案等，涵蓋了河南地區(qū)在特定領(lǐng)域的發(fā)展歷程和重要信息。（二）限制查閱利用的檔案范圍及原因說明1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案：此類檔案嚴格限制查閱，以保護國家、單位和個人的合法權(quán)益。例如，某些涉及國防、國家安全等方面的機密檔案，在未得到相關(guān)授權(quán)前，不得對外提供查閱。2.正在進行保密審查或涉及未結(jié)案件的檔案：為了確保審查工作的順利進行和案件的公正處理，在規(guī)定期限內(nèi)限制查閱。三、查閱利用的申請與審批（一）申請方式1.現(xiàn)場申請：利用者可直接到河南檔案館查閱利用服務(wù)窗口，填寫《檔案查閱利用申請表》，詳細說明查閱目的、內(nèi)容和范圍等。2.網(wǎng)上申請：提供在線申請平臺，利用者可通過河南檔案館官方網(wǎng)站或指定的政務(wù)服務(wù)平臺，按照系統(tǒng)提示填寫申請表并提交申請。（二）申請材料1.單位介紹信或個人有效身份證件：用于證明利用者的身份和所屬單位或個人信息。2.查閱目的說明：清晰闡述查閱檔案的具體用途，以便檔案館工作人員進行審核。3.其他相關(guān)證明材料：根據(jù)查閱檔案的具體情況，可能需要提供如項目立項批復(fù)、授權(quán)委托書等補充材料。（三）審批流程1.初審：查閱利用服務(wù)窗口工作人員收到申請后，對申請材料的完整性和真實性進行初步審核。如材料齊全、符合要求，則予以受理；如存在問題，及時告知利用者補充或修正。2.審批：根據(jù)檔案的密級、保管期限和利用目的等因素，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人或檔案管理人員進行審批。對于涉及重要檔案或復(fù)雜情況的申請，需報館領(lǐng)導(dǎo)審批。3.反饋：審批結(jié)果以書面或電話形式及時通知利用者。如申請通過，告知利用者查閱時間、地點和注意事項；如申請未通過，說明原因。四、查閱利用的方式與要求（一）查閱方式1.館內(nèi)查閱：利用者在檔案館指定的查閱場所，按照規(guī)定的程序和要求查閱檔案原件或復(fù)印件。2.檔案復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案館可為其提供檔案復(fù)印件、電子副本等復(fù)制件。復(fù)制件需加蓋檔案館印章，以保證其真實性和有效性。3.檔案摘錄：利用者可在檔案館工作人員的指導(dǎo)下，對檔案內(nèi)容進行摘錄，但不得擅自更改檔案原文。摘錄內(nèi)容需經(jīng)檔案館工作人員核對無誤，并注明出處。（二）查閱要求1.遵守查閱場所規(guī)定：利用者進入檔案館查閱場所后，應(yīng)遵守秩序，保持安靜，不得大聲喧嘩、吸煙或使用明火等。2.愛護檔案：查閱檔案時，應(yīng)輕拿輕放，不得在檔案上涂改、標記、折疊、污損或抽取、撤換檔案材料。3.不得擅自傳播檔案信息：利用者對查閱過程中知悉的檔案內(nèi)容負有保密義務(wù)，未經(jīng)檔案館同意，不得擅自將檔案信息泄露給他人或傳播到互聯(lián)網(wǎng)等公開渠道。五、特殊情況的處理規(guī)定（一）多人同時查閱同一檔案的處理辦法多人同時查閱同一檔案時，應(yīng)按照申請順序依次進行查閱。如遇特殊情況需要同時查閱，檔案館可根據(jù)檔案的承載能力和查閱場所的空間條件，合理安排查閱方式，并確保檔案的安全和完整。（二）對檔案內(nèi)容存在疑問或需要進一步核實的處理方式利用者對檔案內(nèi)容存在疑問或需要進一步核實時，可向檔案館工作人員提出。工作人員應(yīng)根據(jù)情況，協(xié)助利用者查閱相關(guān)資料或聯(lián)系檔案形成單位進行核實。如確實存在問題，檔案館將及時對檔案進行修正或補充說明。（三）查閱過程中發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失的處理流程查閱過程中如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，利用者應(yīng)立即停止查閱，并及時向檔案館工作人員報告。檔案館將對損壞或丟失情況進行詳細記錄，并組織相關(guān)人員進行調(diào)查。如因利用者原因造成檔案損壞或丟失，利用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；如因檔案館保管不善導(dǎo)致，檔案館將采取措施進行補救，并對相關(guān)責(zé)任人進行處理。六、收費標準與支付方式（一）收費依據(jù)及標準1.收費依據(jù)：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和河南檔案館的實際情況，制定檔案查閱利用收費標準。收費主要用于彌補檔案整理、保管、提供利用等工作的成本支出。2.收費標準：檔案復(fù)制費：根據(jù)復(fù)制方式（如復(fù)印、打印、掃描等）和紙張規(guī)格等因素，按照每張[X]元的標準收取。電子副本的收費根據(jù)存儲介質(zhì)和數(shù)據(jù)量大小而定。檔案摘錄費：按照每千字[X]元的標準收取。其他特殊服務(wù)收費：如遠程查閱、加急服務(wù)等，根據(jù)實際成本和工作量另行收費。（二）支付方式1.現(xiàn)金支付：利用者可在查閱利用服務(wù)窗口直接支付現(xiàn)金。2.轉(zhuǎn)賬支付：利用者可通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式支付費用，轉(zhuǎn)賬信息如下：開戶銀行：[銀行名稱]賬號：[銀行賬號]戶名：[河南檔案館全稱]利用者轉(zhuǎn)賬后，需將轉(zhuǎn)賬憑證復(fù)印件提交至檔案館查閱利用服務(wù)窗口，以便核對入賬。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機制1.設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或小組：負責(zé)對檔案查閱利用工作的全過程進行監(jiān)督，檢查工作人員的操作是否規(guī)范、服務(wù)是否到位等。2.定期開展內(nèi)部審計：對檔案查閱利用的收費情況、檔案利用效果等進行審計，確保各項工作符合規(guī)定要求。（二）外部監(jiān)督渠道1.公布監(jiān)督電話和郵箱：向社會公布河南檔案館的監(jiān)督電話和郵箱，接受利用者和社會各界的監(jiān)督舉報。2.接受上級主管部門和相關(guān)部門的監(jiān)督檢查：積極配合上級主管部門和檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查工作，及時整改存在的問題。（三）違規(guī)處理措施1.對利用者違規(guī)行為的處理：利用者如違反本制度規(guī)定，檔案館將視情節(jié)輕重給予警告、暫停查閱利用資格、取消查閱利用資格等處理，并依法追究其相應(yīng)責(zé)任。2.對工作人員違規(guī)行為的處理：工作人員如在檔案查閱利