PAGE黃浦區(qū)商會(huì)檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)黃浦區(qū)商會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在商會(huì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于黃浦區(qū)商會(huì)機(jī)關(guān)各部門、所屬各分支機(jī)構(gòu)及全體會(huì)員單位。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：商會(huì)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映商會(huì)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。4.保密性原則：對(duì)涉及商會(huì)機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門商會(huì)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)商會(huì)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善商會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案的保管，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)催還檔案。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案的鑒定和銷毀。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.商會(huì)組織建設(shè)方面的文件材料，包括商會(huì)章程、會(huì)員名錄、理事會(huì)會(huì)議記錄、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄等。2.商會(huì)業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的文件材料，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目資料、合作協(xié)議等。3.商會(huì)宣傳工作方面的文件材料，包括宣傳資料、新聞報(bào)道、圖片、視頻等。4.商會(huì)會(huì)員服務(wù)方面的文件材料，包括會(huì)員申請(qǐng)表、會(huì)員證、會(huì)員活動(dòng)記錄、會(huì)員意見(jiàn)建議等。5.商會(huì)財(cái)務(wù)管理方面的文件材料，包括財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、收支憑證等。6.商會(huì)對(duì)外交往方面的文件材料，包括接待記錄、出訪報(bào)告、合作意向書等。7.其他與商會(huì)工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門和會(huì)員單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為綜合類、組織建設(shè)類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類、宣傳工作類、會(huì)員服務(wù)類、財(cái)務(wù)管理類、對(duì)外交往類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等，便于查閱和管理。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所商會(huì)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)按照類別、編號(hào)順序存放，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。（三）檔案的清點(diǎn)與核對(duì)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、種類、完整性等符合要求。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.商會(huì)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.會(huì)員單位查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)商會(huì)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)商會(huì)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)持有效證件到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱日期等。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。（三）借閱權(quán)限1.商會(huì)內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門借閱。2.會(huì)員單位借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)商會(huì)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門借閱。3.外部單位借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)商會(huì)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門借閱。（四）借閱手續(xù)1.借閱人員應(yīng)持有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等。2.檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）檔案的復(fù)印與摘錄1.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印/摘錄申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)印或摘錄。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，對(duì)復(fù)印或摘錄的內(nèi)容進(jìn)行審核，并加蓋檔案管理部門印章。3.復(fù)印或摘錄的檔案材料應(yīng)與原件一致，不得擅自更改內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和商會(huì)檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從商會(huì)工作的實(shí)際需要出發(fā)，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。（二）鑒定組織商會(huì)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的內(nèi)容、時(shí)間、來(lái)源等因素，確定檔案的保管期限。2.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)商會(huì)秘書長(zhǎng)審核后，報(bào)商會(huì)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立商會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化服務(wù)。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)商會(huì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)：建立健全檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。3.應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)商會(huì)設(shè)立檔案工作監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)商會(huì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案工作監(jiān)督檢查小組應(yīng)定期對(duì)商會(huì)檔案工作進(jìn)行檢查，每年不少于一次。2.不定期抽查：檔案工作監(jiān)督檢查小組可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)商會(huì)檔案工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：對(duì)涉及重要檔案