PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)工程項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)工程項目檔案管理，確保工程項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，保障工程項目的順利實施和后續(xù)維護，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)域內(nèi)所有新建、改建、擴建的工程項目檔案管理工作，包括但不限于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、公共服務(wù)設(shè)施建設(shè)、產(chǎn)業(yè)發(fā)展項目等各類工程項目。（三）基本原則1.真實性原則：工程項目檔案應(yīng)如實反映項目建設(shè)全過程的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集工程項目從立項到竣工驗收各階段形成的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對工程項目檔案進行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。4.規(guī)范性原則：嚴格按照國家和行業(yè)規(guī)定的檔案管理規(guī)范和標準進行檔案管理工作，確保檔案質(zhì)量。5.保密性原則：對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的工程項目檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）項目建設(shè)單位職責(zé)1.負責(zé)建立健全本單位工程項目檔案管理工作機制，明確檔案管理責(zé)任人，配備必要的檔案管理人員和設(shè)備。2.組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)工程項目各參建單位的檔案管理工作，確保檔案管理工作與工程項目建設(shè)同步進行。3.負責(zé)收集、整理、歸檔本單位在工程項目建設(shè)過程中形成的各類文件資料，并對歸檔文件的完整性、準確性和規(guī)范性負責(zé)。4.按照檔案管理要求，定期向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門移交工程項目檔案，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。5.負責(zé)工程項目檔案的日常保管和利用工作，建立檔案查閱、借閱登記制度，確保檔案安全。（二）項目參建單位職責(zé)1.各參建單位應(yīng)明確本單位工程項目檔案管理的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體責(zé)任人，負責(zé)本單位在工程項目建設(shè)過程中形成的文件資料的收集、整理和歸檔工作。2.按照項目建設(shè)單位的要求，及時將本單位形成的檔案資料移交項目建設(shè)單位，并對移交檔案的質(zhì)量負責(zé)。3.在工程項目建設(shè)過程中，配合項目建設(shè)單位做好檔案管理的各項工作，接受項目建設(shè)單位的監(jiān)督和檢查。（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工程項目檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負責(zé)對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工程項目檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。3.接收、保管和利用本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工程項目檔案，建立工程項目檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源共享。4.對違反檔案管理規(guī)定的行為進行查處，確保工程項目檔案管理工作依法依規(guī)進行。三、檔案收集與整理（一）收集范圍工程項目檔案收集范圍包括工程項目從立項到竣工驗收全過程形成的各類文件資料，主要包括：1.立項文件：項目建議書、可行性研究報告、項目立項批復(fù)等。2.設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。6.其他文件：項目招投標文件、合同協(xié)議、會議紀要、來往信函等。（二）收集要求1.各參建單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本單位在工程項目建設(shè)過程中形成的文件資料，并進行分類整理。2.項目建設(shè)單位應(yīng)定期對各參建單位的檔案收集情況進行檢查，確保檔案收集工作及時、全面、準確。3.對于重要文件資料，應(yīng)進行原件收集；對于無法收集原件的，應(yīng)收集復(fù)印件，并注明原件存放處。4.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強的書寫材料，電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其真實性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照工程項目檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般可分為工程前期文件、工程設(shè)計文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗收文件等類別。2.組卷：根據(jù)文件資料的數(shù)量和內(nèi)在聯(lián)系，將同一類別的文件資料組成若干卷，每卷厚度一般不宜超過20mm。3.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容；同時編制案卷目錄，包括案卷編號、案卷題名、編制日期、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，拆除金屬物，采用三孔一線的方法裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目建設(shè)單位應(yīng)在工程項目竣工驗收后[X]個月內(nèi)，將整理好的工程項目檔案向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門歸檔，并辦理歸檔手續(xù)。2.歸檔的工程項目檔案應(yīng)符合檔案整理要求，做到分類科學(xué)、組卷合理、編目準確、裝訂整齊。3.歸檔時應(yīng)提交檔案移交清單，清單內(nèi)容包括案卷編號、案卷題名、編制日期、保管期限、卷內(nèi)文件數(shù)量等信息，并由移交單位和接收單位雙方簽字確認。（二）保管期限工程項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映工程項目建設(shè)全過程，對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟社會發(fā)展有重大影響的檔案，如項目立項批復(fù)、可行性研究報告、竣工驗收報告等，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是在工程項目建設(shè)過程中形成的，對項目后續(xù)維護、管理和利用有重要價值的檔案，如工程設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件等，應(yīng)長期保管，保管期限一般為[X]年。3.短期保管：凡是在工程項目建設(shè)過程中形成的，對項目后續(xù)維護、管理和利用價值相對較小的檔案，可以短期保管，保管期限一般為[X]年。（三）保管措施1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥通風(fēng)，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對重要的工程項目檔案進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案信息的長期保存和便捷利用。五、檔案利用與借閱管理（一）利用范圍工程項目檔案的利用范圍主要包括：1.工程項目建設(shè)單位、參建單位及相關(guān)部門在項目建設(shè)、管理、維護過程中查閱利用檔案。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及相關(guān)部門在進行項目決策、規(guī)劃、統(tǒng)計等工作時查閱利用檔案。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門在辦理涉及工程項目的案件時查閱利用檔案。4.其他經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門批準查閱利用檔案的單位和個人。（二）利用方式1.查閱檔案：利用者可到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門檔案查閱室查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱檔案：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負責(zé)人批準后，按照規(guī)定的復(fù)制方式和收費標準進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（三）利用管理1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等信息。2.檔案利用者應(yīng)遵守檔案利用規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、標注、撕毀等，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的工程項目檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍，確保檔案信息安全。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的鄉(xiāng)鎮(zhèn)工程項目檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)工程項目檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對工程項目檔案進行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立檔案數(shù)字化副本，實現(xiàn)檔案信息的長期保存和便捷利用。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況的工程項目檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作的規(guī)范化和信息化水平。3.檔案信息資源共享：通過鄉(xiāng)鎮(zhèn)政務(wù)信息平臺或其他共享渠道，實現(xiàn)工程項目檔案信息資源的共享，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及相關(guān)部門提供便捷的檔案信息服務(wù)。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國家和行業(yè)相關(guān)標準進行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準確、規(guī)范。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備良好的安全性和穩(wěn)定性，設(shè)置嚴格的用戶權(quán)限管理，防止檔案信息泄露和非法訪問。3.加強檔案信息化管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能，確保檔案信息化管理工作的正常開展。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則工程項目檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、區(qū)別對待、確保安全的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織成立由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門、項目建設(shè)單位及相關(guān)專業(yè)人員組成的檔案鑒定小組，負責(zé)對到期的工程項目檔案進行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，確保檔案內(nèi)容真實反映工程項目建設(shè)情況。2.根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，判定檔案是否仍需繼續(xù)保存。3.對已失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定后，編制檔案銷毀清冊，清冊內(nèi)容包