PAGE圖紙類檔案如何管理制度一、總則（一）目的為加強公司圖紙類檔案的管理，確保圖紙類檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，充分發(fā)揮圖紙類檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目所涉及的各類圖紙類檔案的管理，包括但不限于工程圖紙、產(chǎn)品設計圖紙、工藝圖紙等。（三）相關(guān)職責1.檔案管理部門負責制定和完善圖紙類檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司的圖紙類檔案，負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲、保管等工作。建立圖紙類檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索，為公司各部門提供檔案查詢服務。定期對圖紙類檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。負責對到期或失去保存價值的圖紙類檔案進行鑒定和銷毀工作。2.產(chǎn)生部門負責本部門圖紙類檔案的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。對本部門保管的圖紙類檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。在檔案利用過程中，配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。3.使用部門根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的程序向檔案管理部門查閱、借閱圖紙類檔案。對借閱的圖紙類檔案要妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改、污損、丟失，按時歸還。負責在使用完畢后將圖紙類檔案及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司的圖紙類檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.完整準確原則：確保圖紙類檔案的內(nèi)容完整、準確，如實反映公司各項活動的實際情況。3.便于利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，方便公司各部門和人員查閱和利用圖紙類檔案。4.安全保密原則：采取有效措施，確保圖紙類檔案的安全，防止檔案的泄露、丟失和損壞，對涉及公司機密的圖紙類檔案要嚴格保密。二、圖紙類檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司自行設計、繪制的各類圖紙，包括工程設計圖紙、產(chǎn)品設計圖紙、工藝設計圖紙等。2.外購的設備、儀器、工具等的隨機圖紙。3.與外單位合作項目中涉及的圖紙。4.變更后的圖紙，包括設計變更、工藝變更、施工變更等產(chǎn)生的新圖紙。5.其他與公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理相關(guān)的圖紙。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責圖紙類檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.對形成的圖紙類檔案，應及時進行整理，做到圖面清晰、標注準確、簽字齊全。3.收集的圖紙類檔案應包括圖紙原件及相關(guān)的技術(shù)文件、說明書、計算書等資料。4.對于電子圖紙，應確保其格式正確、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)圖紙保持一致。（三）整理方法1.分類：按照圖紙的專業(yè)性質(zhì)、用途、項目等進行分類，可分為建筑工程圖紙、機械設計圖紙、電氣圖紙、工藝流程圖等。2.編號：對每類圖紙進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號可采用數(shù)字、字母等組合方式，例如：“JZ001”表示建筑工程類第1號圖紙。3.裝訂：對圖紙進行裝訂，確保圖紙的整齊、牢固。裝訂時應注意圖紙的順序和方向，避免圖紙折疊或損壞。4.編目：編制圖紙類檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。三、圖紙類檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，將整理好的圖紙類檔案移交至檔案管理部門。2.移交的圖紙類檔案應填寫《圖紙類檔案移交清單》，清單應包括檔案編號、名稱、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容，雙方簽字確認。（二）保管期限1.圖紙類檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、使用頻率、歷史價值等因素確定，一般分為永久、長期和短期三種。永久保管的圖紙類檔案：涉及公司核心技術(shù)、重大項目、重要資產(chǎn)等具有長期保存價值的檔案。長期保管的圖紙類檔案：保存期限為15年至50年的檔案，如一般工程圖紙、產(chǎn)品設計圖紙等。短期保管的圖紙類檔案：保存期限為5年以下的檔案，如臨時性項目圖紙、一般性工藝圖紙等。2.檔案管理部門應定期對圖紙類檔案的保管期限進行鑒定，根據(jù)實際情況調(diào)整保管期限。（三）保管方式1.紙質(zhì)圖紙類檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應設置密集架或檔案柜，對圖紙類檔案進行分類存放，并按照編號順序排列，便于查找和管理。3.對于電子圖紙類檔案，應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份。備份數(shù)據(jù)應分別存儲在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤等，并異地存放。4.建立圖紙類檔案的保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，確保檔案的可追溯性。（四）保管環(huán)境維護1.定期對檔案庫房進行檢查，確保庫房的溫濕度、通風等環(huán)境條件符合要求。一般庫房溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。2.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期清掃庫房地面、貨架等，防止灰塵、雜物等對檔案造成污染。3.對檔案庫房的消防、安防設備進行定期檢查和維護，確保設備的正常運行，保障檔案的安全。四、圖紙類檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱圖紙類檔案，應填寫《圖紙類檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應的圖紙類檔案，并安排專人負責查閱服務，確保查閱過程的規(guī)范和安全。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱圖紙類檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點。查閱時應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、污損等。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《圖紙類檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱圖紙類檔案，應填寫《圖紙類檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的圖紙類檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改、污損、丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。4.借閱人員使用完畢后，應按時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人員溝通解決。（三）特殊情況處理1.涉及公司機密的圖紙類檔案，原則上不得查閱和借閱。如因特殊工作需要查閱或借閱的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準，并嚴格按照保密規(guī)定進行管理。2.外單位人員查閱或借閱公司圖紙類檔案，應按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱或借閱，并對查閱或借閱過程進行監(jiān)督。五、圖紙類檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期組織對圖紙類檔案進行鑒定，成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務部門和技術(shù)專家組成的鑒定小組，對檔案的保管期限、價值等進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、用途、歷史價值等因素，結(jié)合公司的實際情況，確定檔案的鑒定意見，包括繼續(xù)保存、銷毀等。3.對鑒定意見為銷毀的圖紙類檔案，應編制《圖紙類檔案銷毀清單》，清單應包括檔案編號、名稱、數(shù)量、鑒定意見等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核、公司主管領(lǐng)導批準后，對需要銷毀的圖紙類檔案進行銷毀處理。2.銷毀工作應在檔案管理部門指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在《圖紙類檔案銷毀清單》上簽字確認。4.對已銷毀的圖紙類檔案，應在檔案管理部門的保管臺賬和目錄數(shù)據(jù)庫中進行注銷登記，確保檔案信息的準確性。六、圖紙類檔案的信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.公司應建立圖紙類檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理的效率和水平。2.檔案管理部門應將紙質(zhì)圖紙類檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并上傳至檔案管理系統(tǒng)。掃描后的電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。3.在檔案管理系統(tǒng)中，應建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案的基本信息、保管期限、存放位置、借閱記錄等進行詳細記錄，便于查詢和統(tǒng)計分析。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.加強對檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作檔案管理系統(tǒng)。2.定期對檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.建立數(shù)據(jù)安全審計機制，對檔案管理系統(tǒng)的操作日志進行審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況，保障數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化利用1.利用檔案管理系統(tǒng)的查詢功能，為公司各部門提供便捷的檔案查詢服務，提高檔案利用效率。2.通過檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計分析功能，對圖紙類檔案的數(shù)量、保管期限