PAGE幼兒園專項檔案管理制度一、總則（一）目的為加強幼兒園專項檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為幼兒園各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門在開展各類專項工作過程中形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園專項檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映專項工作的實際情況，不得虛假編造。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實等應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格核實。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：檔案整理應(yīng)科學(xué)合理，便于檢索和查詢，滿足工作需要。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.負責(zé)制定和完善幼兒園專項檔案管理制度。2.指導(dǎo)各部門專項檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中保管幼兒園各類專項檔案，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)。4.定期對檔案進行檢查、鑒定、統(tǒng)計和保管期限調(diào)整。5.做好檔案的安全保護工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門專項工作檔案的收集、整理和初步歸檔。2.明確專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時、完整收集。3.按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交綜合檔案室。4.在專項工作結(jié)束后，及時對檔案進行總結(jié)和分析，為檔案管理提供參考。三、檔案收集（一）收集范圍1.各類教育教學(xué)專項活動檔案，如課程研發(fā)、教學(xué)改革、教研活動等。2.師資隊伍建設(shè)專項檔案，包括教師培訓(xùn)、考核、評優(yōu)等資料。3.幼兒管理專項檔案，如幼兒入園、離園、健康檔案、成長記錄等。4.安全管理專項檔案，涵蓋安全制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄等。5.家園合作專項檔案，如家長會記錄、家長意見反饋、親子活動資料等。6.其他專項工作檔案，根據(jù)幼兒園實際工作情況確定。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在專項工作開展過程中同步收集相關(guān)資料，確保檔案的及時性。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，具有保存價值。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，并確保其可讀性和可追溯性。（三）收集時間1.階段性專項工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，相關(guān)部門應(yīng)將收集的檔案移交綜合檔案室。2.年度專項工作結(jié)束后[X]個月內(nèi)，完成全部檔案的收集和整理工作。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照專項工作的類別進行分類，如教育教學(xué)類、師資隊伍建設(shè)類等。2.每大類下可根據(jù)具體工作內(nèi)容進一步細分小類，如教育教學(xué)類可分為課程教案、教學(xué)活動記錄等。（二）整理方法1.對收集到的檔案進行分類排序，確保同一類檔案按照時間順序或重要程度排列。2.去除重復(fù)、無效的文件，對破損、褪色的文件進行修復(fù)或復(fù)制。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于查找和管理。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進行裝訂，并在盒脊上標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息。2.裝訂應(yīng)牢固整齊，不得壓字、掉頁，保持檔案的完整性。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案經(jīng)部門負責(zé)人審核后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存部門，一份隨檔案移交綜合檔案室。2.綜合檔案室接收檔案后，對移交清單和檔案進行核對，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。3.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案存入相應(yīng)的檔案柜或存儲設(shè)備中，并更新檔案目錄。（二）歸檔期限1.常規(guī)性專項工作檔案應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個月內(nèi)完成歸檔。2.臨時性專項工作檔案應(yīng)在工作完成后及時歸檔，最長不超過[X]個工作日。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.綜合檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，并配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案存儲設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（二）保管期限1.幼兒園專項檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括幼兒園發(fā)展規(guī)劃、重要會議記錄、重大事件檔案等。3.長期保管的檔案期限為[X]年，一般為重要的專項工作檔案。4.短期保管的檔案期限為[X]年，如一般性的工作文件、臨時性活動資料等，可以根據(jù)實際情況確定。（三）檔案清查1.綜合檔案室每年應(yīng)對檔案進行一次全面清查，核實檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄并采取措施進行處理，確保檔案的安全和完整。七、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.幼兒園內(nèi)部人員因工作需要查閱專項檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室查閱。2.涉及幼兒園機密或重要信息的檔案，查閱人需經(jīng)園長批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱人持批準(zhǔn)后的申請表到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)，登記查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時間等信息。2.綜合檔案室工作人員根據(jù)查閱申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負責(zé)人批準(zhǔn)。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱專項檔案的，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)園長批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案歸還時完好無損。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責(zé)人、相關(guān)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進行綜合分析，判斷其是否仍具有保存價值。2.參考同類檔案的利用情況和相關(guān)規(guī)定，確定檔案的保管期限是否需要調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，報園長批準(zhǔn)。2