PAGE檔案回避集中保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，規(guī)范檔案回避集中保管工作，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)形成的各類檔案的回避集中保管工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理，避免分散保管導(dǎo)致的檔案丟失、損壞或泄密等問題。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)公司/組織的利益。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案回避集中保管的范圍（一）文書檔案1.公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）人事檔案1.員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同等。2.員工的考核、獎(jiǎng)懲、晉升、調(diào)薪等人事變動(dòng)記錄。3.員工的培訓(xùn)記錄、學(xué)歷證書、資格證書等。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。2.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。3.資金審批文件、合同協(xié)議等與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件。（四）業(yè)務(wù)檔案1.銷售合同、訂單、客戶資料等業(yè)務(wù)往來(lái)文件。2.采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、進(jìn)貨清單等采購(gòu)業(yè)務(wù)文件。3.項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度記錄等項(xiàng)目檔案。（五）其他檔案1.公司/組織的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等。2.重要的照片、錄像、錄音等視聽資料。3.其他具有保存價(jià)值的文件資料。三、檔案回避集中保管的流程（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，定期將本部門形成的檔案整理后移交至檔案管理部門。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類目錄，對(duì)收集的檔案進(jìn)行初步整理，確保檔案的齊全、完整。（二）檔案整理1.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.整理過(guò)程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的檔案，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。（四）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲設(shè)施等。2.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。（五）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.因特殊原因需要復(fù)印檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好復(fù)印登記工作。（六）檔案移交1.公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷等原因，需要將檔案移交給其他單位或部門時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案回避集中保管的人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織內(nèi)部人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架等。2.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率。（三）各部門檔案收集人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。五、檔案回避集中保管的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與賬目相符。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。3.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。4.檔案管理人員離職時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。六、檔案回避集中保管的信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理效率。（二）檔案數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理人員應(yīng)將檔案信息及時(shí)錄入檔案管理系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)已錄入檔案管理系統(tǒng)的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案信息化利用1.公司/組織內(nèi)部人員可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查詢檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程利用。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司/組織應(yīng)成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司/組織領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案回避集中保管工作的流程執(zhí)行情況。3.檔案管理人員的職責(zé)履行情況。4.檔案的安全與保密措施落實(shí)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查小組定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.不定期抽查：檔案管理監(jiān)督檢查小組不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)處理。（四）考核與獎(jiǎng)懲1.對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人，公司