PAGE檔案信息化管理系統(tǒng)制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案信息化管理，提高檔案管理效率和質(zhì)量，確保檔案信息的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案信息化管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司檔案信息化管理工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督檢查。2.規(guī)范標準原則遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，建立健全檔案信息化管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。3.安全保密原則加強檔案信息安全保密管理，采取有效的技術(shù)手段和管理措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，確保檔案信息的安全。4.便捷高效原則充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司各項工作提供便捷高效的檔案信息支持。二、檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)（一）系統(tǒng)規(guī)劃1.根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和檔案管理需求，制定檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，明確系統(tǒng)建設(shè)的目標、任務(wù)、步驟和預(yù)算。2.系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃應(yīng)充分考慮公司現(xiàn)有檔案管理狀況、未來發(fā)展趨勢以及與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成需求，確保系統(tǒng)的科學性、實用性和前瞻性。（二）系統(tǒng)選型1.按照系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，組織相關(guān)人員對市場上的檔案信息化管理系統(tǒng)進行調(diào)研和評估，選擇符合公司需求、技術(shù)先進、功能完善、安全可靠的系統(tǒng)產(chǎn)品。2.在系統(tǒng)選型過程中，應(yīng)重點考察系統(tǒng)的檔案管理功能、數(shù)據(jù)安全性能、用戶界面友好性、系統(tǒng)擴展性以及供應(yīng)商的技術(shù)支持能力和售后服務(wù)質(zhì)量等因素。（三）系統(tǒng)實施1.與選定的系統(tǒng)供應(yīng)商簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保系統(tǒng)實施項目的順利進行。2.組織公司內(nèi)部相關(guān)人員配合系統(tǒng)供應(yīng)商進行系統(tǒng)安裝、調(diào)試和培訓工作，確保系統(tǒng)能夠正常運行并滿足公司檔案管理的實際需求。3.在系統(tǒng)實施過程中，應(yīng)建立有效的溝通協(xié)調(diào)機制，及時解決系統(tǒng)建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，確保系統(tǒng)建設(shè)進度和質(zhì)量。（四）系統(tǒng)驗收1.系統(tǒng)建設(shè)完成后，由公司檔案管理部門組織相關(guān)人員對系統(tǒng)進行驗收。驗收內(nèi)容包括系統(tǒng)功能、性能、數(shù)據(jù)準確性、安全性等方面。2.驗收合格后，由公司檔案管理部門出具驗收報告，確認系統(tǒng)可以正式投入使用。三、檔案信息化管理系統(tǒng)操作規(guī)范（一）用戶管理1.系統(tǒng)管理員負責用戶賬號的創(chuàng)建、修改和刪除工作，并根據(jù)用戶的工作職責和權(quán)限分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限。2.用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或密碼泄露，應(yīng)及時通知系統(tǒng)管理員進行處理。3.用戶離職或崗位變動時，系統(tǒng)管理員應(yīng)及時刪除或調(diào)整其賬號權(quán)限。（二）檔案錄入1.檔案錄入人員應(yīng)嚴格按照檔案分類標準和著錄規(guī)則，準確、完整地錄入檔案信息。2.在錄入檔案信息前，應(yīng)對檔案原件進行認真核對，確保錄入信息與檔案原件一致。3.對于重要檔案或涉密檔案，錄入人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。（三）檔案查詢1.用戶可根據(jù)自己的權(quán)限，通過系統(tǒng)查詢所需的檔案信息。查詢時應(yīng)輸入準確的查詢條件，確保查詢結(jié)果的準確性。2.如需借閱檔案，應(yīng)按照檔案借閱流程辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案。（四）檔案修改1.檔案修改應(yīng)遵循嚴格的審批流程，由檔案修改申請人填寫檔案修改申請表，說明修改原因和內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門負責人審批后，方可進行修改。2.檔案修改完成后，應(yīng)及時更新系統(tǒng)中的檔案信息，并做好修改記錄。（五）檔案刪除1.檔案刪除應(yīng)嚴格按照檔案保管期限和銷毀規(guī)定進行，未經(jīng)批準不得擅自刪除檔案。2.在刪除檔案前，應(yīng)進行備份，并對刪除操作進行記錄，以備審計和查詢。四、檔案信息化管理系統(tǒng)安全管理（一）安全策略制定1.根據(jù)國家有關(guān)信息安全法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定檔案信息化管理系統(tǒng)安全策略，明確安全管理目標、原則和措施。2.安全策略應(yīng)涵蓋網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全、用戶安全等方面，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的整體安全。（二）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.加強公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問和攻擊。2.定期對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進行檢查和維護，確保網(wǎng)絡(luò)運行穩(wěn)定可靠。3.嚴格控制公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的訪問權(quán)限，對不同用戶設(shè)置不同的網(wǎng)絡(luò)訪問級別，防止內(nèi)部人員非法訪問敏感信息。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立完善的數(shù)據(jù)備份機制，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，異地存放。2.采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對重要檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。3.加強對數(shù)據(jù)存儲設(shè)備的管理，定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）系統(tǒng)安全管理1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行漏洞掃描和安全評估，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)安全漏洞。2.安裝正版操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和安全防護軟件，并及時進行更新和升級，確保系統(tǒng)的安全性。3.建立系統(tǒng)安全審計機制，對系統(tǒng)操作日志進行定期審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為。（五）用戶安全管理1.加強對用戶的安全培訓，提高用戶的安全意識和操作技能，防止因用戶操作不當導致安全事故。2.要求用戶設(shè)置強密碼，并定期更換密碼。3.對用戶的系統(tǒng)操作行為進行監(jiān)控和審計，發(fā)現(xiàn)異常行為及時進行處理。五、檔案信息化管理系統(tǒng)維護與升級（一）系統(tǒng)維護1.系統(tǒng)管理員負責檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護工作，包括系統(tǒng)運行狀態(tài)監(jiān)控、故障排除、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等。2.定期對系統(tǒng)進行檢查和維護，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定可靠，及時處理系統(tǒng)出現(xiàn)的故障和問題。3.建立系統(tǒng)維護記錄，詳細記錄系統(tǒng)維護的時間、內(nèi)容、結(jié)果等信息，以備查詢和審計。（二）系統(tǒng)升級1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需求的變化，及時對檔案信息化管理系統(tǒng)進行升級。2.在系統(tǒng)升級前，應(yīng)制定詳細的升級計劃，明確升級的內(nèi)容、步驟、風險和應(yīng)對措施。3.系統(tǒng)升級完成后，應(yīng)進行嚴格的測試和驗證，確保系統(tǒng)升級后的功能和性能符合要求。六、檔案信息化管理系統(tǒng)監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對各部門的檔案信息化管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案錄入質(zhì)量、系統(tǒng)操作規(guī)范、安全管理措施等方面。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立檔案信息化管理工作考核評價機制，對各部門的檔案信息化管理工作進行量化考核評價。2.考核評價指標應(yīng)包括檔案錄入準確率