PAGE中儲(chǔ)糧檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中儲(chǔ)糧檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在企業(yè)運(yùn)營(yíng)、管理、決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中儲(chǔ)糧各級(jí)直屬企業(yè)及所屬各部門檔案資料的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則中儲(chǔ)糧檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集企業(yè)在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案資料的齊全。4.安全性原則采取有效措施確保檔案資料的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案資料的損壞、丟失和泄露。（四）管理職責(zé)1.中儲(chǔ)糧總公司檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定中儲(chǔ)糧檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各級(jí)直屬企業(yè)檔案管理工作。負(fù)責(zé)總公司機(jī)關(guān)檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作。組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。2.直屬企業(yè)檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行總公司檔案管理規(guī)章制度，制定本企業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則。負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作。指導(dǎo)所屬各部門檔案管理工作，對(duì)所屬部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。定期向總公司檔案管理部門報(bào)送檔案管理工作情況。3.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步立卷工作。按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好檔案資料的查閱、利用等工作。二、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。企業(yè)內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等。企業(yè)會(huì)議文件、紀(jì)要、記錄等。企業(yè)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。企業(yè)人事檔案、工資檔案等。文件收發(fā)登記、傳閱記錄等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案糧食收購(gòu)、儲(chǔ)存、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的合同、協(xié)議、單據(jù)等。糧食質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、檢測(cè)記錄等。倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施建設(shè)、維護(hù)、改造等相關(guān)文件。庫(kù)存糧食盤點(diǎn)記錄、報(bào)表等。安全生產(chǎn)管理文件、記錄等。3.財(cái)務(wù)管理類檔案財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定等。資金管理文件、記錄等。4.科技項(xiàng)目類檔案科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、批復(fù)文件。項(xiàng)目研究報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。項(xiàng)目成果鑒定、驗(yàn)收文件。知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件。5.其他類檔案企業(yè)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等。企業(yè)與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同等。企業(yè)宣傳資料、畫冊(cè)、影像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。（三）整理方法1.分類按照檔案資料的形成領(lǐng)域、時(shí)間、來(lái)源等進(jìn)行分類，形成一級(jí)類目、二級(jí)類目等。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目編制檔案資料目錄，包括檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。三、檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案資料應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。3.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行特殊保管，如采用專柜存放、加密存儲(chǔ)等方式。（三）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案資料主要包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等重要文件，涉及企業(yè)重大權(quán)益的合同、協(xié)議等。長(zhǎng)期保管的檔案資料保管期限為30年，主要包括企業(yè)一般性業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等。短期保管的檔案資料保管期限為10年，主要包括企業(yè)臨時(shí)性文件、一般性通知等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案資料的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案資料進(jìn)行處置。（四）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施，確保檔案庫(kù)房的安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，不得擅自將檔案資料帶出庫(kù)房，不得在庫(kù)房?jī)?nèi)內(nèi)吸煙資料保管期限內(nèi)銷毀檔案資料。四、檔案資料的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案資料的利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。2.服務(wù)企業(yè)原則檔案資料的利用應(yīng)服務(wù)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)、管理、決策等工作。3.保密原則對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密、國(guó)家機(jī)密等檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。（二）利用方式1.查閱企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案資料的，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料利用登記制度，對(duì)檔案資料的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。五、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料的鑒定工作。鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案資料的保管期限是否已滿。3.檔案資料是否已失去保存價(jià)值。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，填寫檔案資料銷毀申請(qǐng)表。2.檔案資料銷毀申請(qǐng)表經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案資料銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（四）銷毀清冊(cè)檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料銷毀清冊(cè)，記錄銷毀檔案資料的名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立中儲(chǔ)糧檔案資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案資料的數(shù)字化錄入對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化錄入應(yīng)保證檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案管理信息系統(tǒng)的功能模塊檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案資料的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的全過(guò)程信息化。3.數(shù)據(jù)備份與安全管理定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地。加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。（三）信息化培訓(xùn)檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息化操作技能和水平。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.中儲(chǔ)糧總公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各級(jí)直屬企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.直屬企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)所屬各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案管理信息化建設(shè)情況。4.檔案安全管理情況。（三）檢查方式1.定期檢查中儲(chǔ)糧總公司檔案管理部門每年對(duì)各級(jí)直屬企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行一次定期檢查；直屬企業(yè)檔案管理部門每半年對(duì)所屬各部門檔案管理工作進(jìn)行一次定期檢查。2.不定期抽查中儲(chǔ)糧總公司檔案管理部