PAGE校院辦公室檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強校院辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于校院辦公室在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：校院辦公室檔案由專人負責集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：歸檔的檔案必須是真實、可靠的原始材料，不得擅自篡改、偽造。3.完整性原則：應歸檔的文件、資料等要齊全完整，保證檔案能夠全面反映校院辦公室的工作歷程和成果。4.分類科學原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于查找和利用。5.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責（一）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對檔案進行定期檢查和核對，確保檔案的完整和安全。3.按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記工作。4.負責檔案信息的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，提出鑒定意見和銷毀清單。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門文件、資料的收集、整理，并定期移交校院辦公室檔案管理人員。2.嚴格按照校院辦公室的要求，及時、準確地將本部門工作中形成的具有保存價值的文件、資料等移交歸檔，不得積壓、延誤。3.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的整理、編目等工作，提供必要的信息和資料。（三）分管領導職責1.負責指導、監(jiān)督校院辦公室檔案管理工作，確保檔案管理工作符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.審批檔案管理工作計劃、檔案鑒定意見、銷毀清單等重要事項。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題。三、檔案歸檔范圍（一）行政管理類1.上級機關下發(fā)的與校院辦公室工作相關的文件、指示、通知等。2.校院辦公室制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、報告等。3.校院辦公室召開的各類會議文件、記錄、紀要等。4.校院辦公室的人事任免、考核、獎懲等文件。5.校院辦公室的印章使用記錄、介紹信存根等。（二）教學管理類1.教學計劃、教學大綱、課程表等教學文件。2.學生學籍管理文件，包括入學登記表、成績單、畢業(yè)登記表等。3.教師教學業(yè)務檔案，包括教學任務書、教案、教學總結等。4.教學質(zhì)量評估文件，包括學生評教、教學檢查報告等。（三）科研管理類1.科研項目申報書、立項批復、合同書等文件。2.科研成果鑒定、驗收、獎勵等文件。3.科研論文、著作、專利等成果材料。4.科研項目經(jīng)費管理文件，包括預算、決算、報銷憑證等。（四）財務管理類1.財務預算、決算報告。2.會計憑證、賬簿、報表等財務資料。3.財務審計報告、財務檢查記錄等。4.收費文件、票據(jù)存根等。（五）外事管理類1.外事活動計劃、總結。2.外事協(xié)議、合同、邀請函等文件。3.出國（境）人員審批文件、護照簽證復印件等。4.外賓來訪接待文件、記錄等。（六）其他類1.校院辦公室組織的各類活動的文件、資料、照片、錄像等。2.校院辦公室收到的各類榮譽證書、獎牌等。3.校院辦公室與其他單位簽訂的合作協(xié)議、合同等。四、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應加強對文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應是原件，如有特殊情況需用復印件代替原件的，應在復印件上注明“與原件核對無誤”，并加蓋原件保存單位公章。3.對收集到的文件材料應進行初步整理，剔除無關的材料，確保歸檔材料的質(zhì)量。（二）文件材料的整理1.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類。2.對每一類文件材料進行編號，編號應連續(xù)、清晰，便于查找和管理。3.對文件材料進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，不得壓字、掉頁。4.對文件材料進行編目，編目應包括文件編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，編目應準確、完整。（三）檔案的裝訂1.檔案應采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，不得使用金屬釘或塑料夾。2.裝訂時應注意保持文件的整齊、美觀，不得損壞文件內(nèi)容。3.對紙張較大的文件，應進行折疊，折疊后的尺寸應與檔案盒大小一致。（四）檔案的編目1.檔案編目應按照檔案分類方案進行，編目應包括檔案編號、檔案名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。2.檔案編號應采用阿拉伯數(shù)字，編號應連續(xù)、清晰，便于查找和管理。3.檔案名稱應準確反映檔案的內(nèi)容，名稱應簡潔、明了。4.日期應填寫文件的形成日期，日期應采用公歷紀年。5.來源應填寫文件的產(chǎn)生部門或單位，來源應準確、完整。6.保管期限應按照檔案保管期限表的規(guī)定填寫，保管期限應準確、合理。（五）檔案的裝盒1.檔案應裝入符合標準的檔案盒內(nèi)，檔案盒應標明檔案編號、檔案名稱、保管期限等內(nèi)容。2.檔案盒應按照檔案分類順序排列，排列應整齊、有序。3.對檔案盒應進行編號，編號應與檔案編號一致，編號應連續(xù)、清晰。五、檔案保管期限（一）永久保管1.校院辦公室制定的重要規(guī)章制度、工作計劃、工作總結等。2.校院辦公室召開的重要會議文件、記錄、紀要等。3.校院辦公室的人事任免、考核、獎懲等重要文件。4.校院辦公室的財務預算、決算報告等重要財務文件。5.校院辦公室組織的重大活動的文件、資料、照片、錄像等。6.校院辦公室收到的重要榮譽證書、獎牌等。（二）長期保管1.校院辦公室制定的一般性規(guī)章制度、工作計劃、工作總結等文件。2.校院辦公室召開的一般性會議文件、記錄、紀要等。3.校院辦公室的人事任免、考核、獎懲等一般性文件。4.校院辦公室的財務審計報告、財務檢查記錄等文件。5.校院辦公室組織的一般性活動的文件、資料、照片、錄像等。6.校院辦公室與其他單位簽訂的合作協(xié)議、合同等文件。（三）短期保管1.校院辦公室的臨時性文件、資料等。2.校院辦公室收到的一般性榮譽證書、獎牌等。3.校院辦公室與其他單位的一般性往來文件。六、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交校院辦公室檔案管理人員審核。3.檔案管理人員根據(jù)審核意見，確定是否提供查閱服務，并告知查閱人查閱地點和查閱時間。?借閱程序1.借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交校院辦公室檔案管理人員審核。3.檔案管理人員根據(jù)審核意見，確定是否提供借閱服務，并告知借閱人借閱期限和借閱要求。4.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理延期手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出指定地點。2.查閱和借閱檔案應保持檔案的整潔、完好，不得涂改、損壞、丟失檔案。3.查閱和借閱檔案應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。4.查閱和借閱檔案應填寫《檔案查閱登記表》或《檔案借閱登記表》，記錄查閱和借閱的時間、內(nèi)容、人員等信息。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對擬鑒定的檔案進行全面審查，包括檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等。2.價值評估原則：根據(jù)檔案的重要性、實用性、歷史價值等因素，對檔案的價值進行評估。3.法定程序原則：檔案鑒定工作應按照法定程序進行，確保鑒定結果的合法性、公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由校院辦公室分管領導、檔案管理人員、相關部門負責人等組成。檔案鑒定小組負責對擬鑒定的檔案進行審查和評估，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，確定檔案是否具有保存價值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的重要性與實用性、歷史價值與現(xiàn)實意義、保管成本與利用需求等因素，對檔案的價值進行評估。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定意見，提出擬銷毀檔案清單。2.擬銷毀檔案清單經(jīng)校院辦公室分管領導審批后，報學校檔案管理部門備案。3.檔案管理人員按照批準的銷毀清單，對擬銷毀檔案進行登記造冊，并在指定地點進行銷毀。4.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底、安全。5.銷毀工作結束后，監(jiān)銷人應在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應及時將本部門形成的電子文件收集整理，并移交校院辦公室檔案管理人員。2.檔案管理人員應按照檔案分類方案，對電子文件進行分類、編號、編目等整理工作。3.對電子文件應進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，存儲設備應定期進行維護和檢查，確保存儲設備的安全可靠。2.電子檔案應進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的地點。3.備份數(shù)據(jù)應