PAGE山東省退休檔案查閱制度一、總則（一）目的1.規(guī)范山東省退休檔案查閱行為，保障退休人員合法權益，確保檔案管理工作的準確性和嚴肅性。2.為退休人員提供便捷、高效、安全的檔案查閱服務，同時維護檔案信息的保密性和完整性。（二）適用范圍本制度適用于山東省行政區(qū)域內(nèi)各級各類用人單位及退休人員檔案管理部門涉及退休檔案查閱的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家和山東省有關檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保查閱工作合法合規(guī)。2.公正公平原則：對待每一位退休人員的檔案查閱申請，做到公正、公平、公開，不偏袒、不歧視。3.安全保密原則：采取有效措施確保退休檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，保護退休人員隱私。4.便民高效原則：簡化查閱流程，提高工作效率，為退休人員提供優(yōu)質(zhì)、便捷的服務，最大限度滿足其查閱需求。二、檔案查閱主體及權限（一）退休人員本人退休人員有權查閱本人退休檔案，包括個人基本信息、工作經(jīng)歷、工資待遇、養(yǎng)老保險繳費記錄、退休審批材料等與退休相關的全部檔案內(nèi)容。（二）退休人員直系親屬1.直系親屬包括配偶、父母、子女、兄弟姐妹等。直系親屬因特殊原因需要查閱退休人員檔案的，需提供本人有效身份證件、與退休人員的關系證明材料（如結婚證、戶口簿等）。2.查閱權限僅限于與退休人員利益直接相關的部分檔案內(nèi)容，如涉及財產(chǎn)繼承、醫(yī)療護理等方面需要核實的信息。具體查閱范圍由檔案管理部門根據(jù)實際情況進行審核確定。（三）用人單位1.用人單位因工作需要查閱退休人員檔案的，應出具單位正式介紹信，注明查閱目的、查閱范圍及查閱人員名單。2.查閱范圍主要限于與退休人員在職期間工作相關的檔案內(nèi)容，如勞動合同、工作業(yè)績考核記錄、獎懲情況等，不得查閱與工作無關的個人隱私信息。（四）司法機關及其他有權機關1.司法機關（如法院、檢察院、公安機關等）及其他有權機關（如紀檢監(jiān)察部門等）因辦理案件等法定事由需要查閱退休人員檔案的，應出具相關法律文書或正式函件，明確查閱目的、范圍及要求。2.檔案管理部門應積極配合，按照規(guī)定提供查閱服務，但需對查閱過程進行嚴格記錄，確保檔案使用符合法律規(guī)定和審批程序。三、檔案查閱流程（一）查閱申請1.退休人員本人或其直系親屬如需查閱檔案，應向檔案管理部門提交書面查閱申請，申請內(nèi)容包括申請人姓名、身份證號碼、聯(lián)系電話、查閱原因、查閱檔案范圍等信息，并簽字確認。2.用人單位查閱檔案的，應將單位正式介紹信及查閱人員名單一并提交檔案管理部門。3.司法機關及其他有權機關查閱檔案的，應提交相關法律文書或正式函件。（二）申請受理檔案管理部門收到查閱申請后，應在[X]個工作日內(nèi)進行審核。審核內(nèi)容包括申請主體資格、查閱原因及范圍是否符合規(guī)定等。1.對于符合條件的申請，予以受理，并向申請人出具受理回執(zhí)，注明受理時間、查閱檔案地點及相關注意事項。2.對于不符合條件的申請，應及時告知申請人不予受理的原因，并說明理由。（三）查閱安排1.檔案管理部門根據(jù)受理申請情況，合理安排查閱時間和地點。一般應在受理申請后的[X]個工作日內(nèi)安排查閱，確保申請人能夠及時查閱檔案。2.查閱地點應選擇在專門的檔案查閱室，配備必要的查閱設備和安全設施，為申請人提供良好的查閱環(huán)境。3.在查閱過程中，檔案管理部門應安排專人負責協(xié)助查閱，解答申請人的疑問，確保查閱工作順利進行。（四）查閱登記1.申請人查閱檔案時，應在檔案查閱登記簿上詳細記錄查閱時間、查閱人員姓名、身份證號碼、查閱檔案內(nèi)容及查閱用途等信息，并簽字確認。2.查閱登記記錄應妥善保存，以備日后查詢和審計。（五）檔案查閱1.申請人應在檔案管理部門指定的查閱范圍內(nèi)進行查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復印檔案材料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復印。2.檔案管理部門應對查閱過程進行全程監(jiān)督，防止檔案丟失、損壞或信息泄露。如發(fā)現(xiàn)申請人有違規(guī)查閱行為，應立即制止，并按照相關規(guī)定進行處理。（六）查閱結束1.查閱結束后，申請人應將查閱的檔案材料整理歸位，交還給檔案管理部門工作人員。工作人員應對檔案材料進行核對，確保檔案完整無損。2.檔案管理部門應在查閱結束后的[X]個工作日內(nèi)，對查閱情況進行總結和評估，如發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將查閱結果反饋給相關部門或人員。四、檔案查閱的限制與保密規(guī)定（一）查閱限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案材料，按照國家有關法律法規(guī)規(guī)定進行嚴格管理，未經(jīng)授權不得查閱。2.對于正在辦理的涉及退休人員權益糾紛或其他重要案件相關的檔案，在案件處理期間，限制無關人員查閱，以確保案件公正處理。（二）保密規(guī)定1.檔案管理部門工作人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露退休檔案中的任何信息。在查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息可能涉及保密內(nèi)容，應及時提醒查閱人員注意保密。2.查閱人員在查閱檔案過程中，應妥善保管檔案材料，不得將檔案帶出查閱室或向無關人員透露檔案內(nèi)容。查閱結束后，不得在檔案上做任何標記或記錄。3.對于因工作需要接觸退休檔案信息的人員，檔案管理部門應與其簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。如因違反保密規(guī)定造成檔案信息泄露的，將依法追究相關人員的責任。五、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對檔案查閱工作進行自查自糾，檢查查閱流程是否規(guī)范、查閱登記是否完整、檔案保管是否安全等。2.設立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負責監(jiān)督檔案查閱工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并記錄整改情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門的監(jiān)督檢查，按照要求定期報送檔案查閱工作情況報告，及時整改上級部門提出的問題。2.主動接受社會監(jiān)督，公布檔案查閱工作的投訴舉報渠道，對社會公眾反映的問題認真調(diào)查處理，并及時反饋處理結果。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的查閱行為，檔案管理部門應視情節(jié)輕重給予相應處理。情節(jié)較輕的，給予警告、批評教育；情節(jié)嚴重的，依法依規(guī)追究相關人員的責任。2.如因違規(guī)查閱行為導致檔案信息泄露、檔案材料損壞或丟失等后果的，應責令相關責任人采取措施挽回損失，并依法追究其法律責任。六、檔案查閱的信息化管理（一）建立檔案查閱信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術，建立山東省退休檔案查閱信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案查閱申請、受理、審核、查閱安排、登記、統(tǒng)計分析等全過程信息化管理。2.通過信息系統(tǒng)，對退休檔案進行數(shù)字化處理，方便查閱人員快速檢索和查閱相關檔案信息，提高查閱效率和準確性。（二）信息安全保障1.加強檔案查閱信息系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、加密技術、數(shù)據(jù)備份等措施，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行，防止信息泄露和被篡改。2.定期對信息系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時修復發(fā)現(xiàn)的安全隱患，保障退休檔案信息的安全性。（三）數(shù)據(jù)共享與利用1.在確保信息安全和符合相關規(guī)定的前提下，逐步推進退休檔案查閱信息系統(tǒng)與其他相關部門信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)信息互聯(lián)互通，提高工作協(xié)同效率。2.利用信息化手段對檔案查