PAGE科室人員檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)科室人員檔案管理，確保人員檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人員檔案在科室管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本科室全體在職人員及離職人員的檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：科室人員檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映人員的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力等信息，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對人員檔案信息予以保密，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)人員的崗位變動、工作業(yè)績、獎懲情況等及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。（二）學(xué)歷學(xué)位1.最高學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件，包括畢業(yè)院校、專業(yè)、入學(xué)時間、畢業(yè)時間等。2.學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證材料（如有需要）。（三）工作經(jīng)歷1.歷任工作單位名稱、起止時間、擔(dān)任職務(wù)、工作職責(zé)及工作業(yè)績等。2.工作變動原因及相關(guān)證明材料。（四）專業(yè)技術(shù)資格1.專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件，包括資格名稱、取得時間、頒發(fā)機(jī)構(gòu)等。2.專業(yè)技術(shù)資格評審材料（如有需要）。（五）執(zhí)業(yè)資格1.執(zhí)業(yè)資格證書復(fù)印件，包括資格名稱、取得時間、注冊情況等。2.執(zhí)業(yè)資格考試成績單及相關(guān)證明材料。（六）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加各類培訓(xùn)的名稱、時間、地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容及培訓(xùn)證書復(fù)印件。2.重要培訓(xùn)的總結(jié)報(bào)告或心得體會。（七）考核評價1.年度考核、季度考核等各類考核結(jié)果記錄。2.考核評價的相關(guān)評語及反饋意見。（八）獎懲情況1.獲得的各類獎勵證書復(fù)印件，包括獎勵名稱、頒發(fā)時間、頒發(fā)機(jī)構(gòu)等。2.受到的各類處罰記錄及相關(guān)文件。（九）勞動合同1.與科室簽訂的勞動合同文本復(fù)印件。2.勞動合同變更、續(xù)簽等相關(guān)記錄。（十）其他材料1.個人述職報(bào)告、工作總結(jié)、科研成果、論文發(fā)表等材料。2.其他與個人工作相關(guān)的重要材料。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放《人員檔案信息登記表》，由新員工本人如實(shí)填寫。2.新員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將填寫完整的《人員檔案信息登記表》及相關(guān)證明材料提交至科室檔案管理人員處。3.科室檔案管理人員對新員工提交的材料進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)、完整、有效。審核無誤后，將材料整理歸檔，建立新員工檔案。（二）檔案材料收集1.檔案管理人員應(yīng)定期收集科室人員的各類檔案材料，包括學(xué)歷學(xué)位證書、資格證書、考核評價結(jié)果、獎懲情況等。2.對于新產(chǎn)生的檔案材料，相關(guān)部門或人員應(yīng)及時將材料提交至檔案管理人員處。例如，人力資源部門負(fù)責(zé)收集考核評價結(jié)果、獎懲情況等材料；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集員工的工作業(yè)績、科研成果等材料。3.檔案管理人員應(yīng)建立檔案材料收集清單，詳細(xì)記錄材料的名稱、來源、收集時間等信息，確保檔案材料的收集工作有序進(jìn)行。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）分類方法1.按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將人員檔案分為個人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)資格、執(zhí)業(yè)資格、培訓(xùn)經(jīng)歷、考核評價、獎懲情況、勞動合同、其他材料等十大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，例如工作經(jīng)歷可分為歷任工作單位、起止時間、擔(dān)任職務(wù)等小類。（三）整理步驟1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行分類篩選，剔除重復(fù)、無效的材料。2.按照分類方法，將檔案材料進(jìn)行排序、編號，確保檔案材料的順序清晰、編號準(zhǔn)確。3.對每份檔案材料進(jìn)行編目，填寫檔案材料目錄，注明材料名稱、日期、來源等信息，以便查閱。4.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、人員姓名、檔案編號等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案保管室，確保檔案保管室安全、通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜。2.檔案保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案信息泄露。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案保管室查看檔案。（三）檔案期限1.科室人員檔案應(yīng)長期保管，直至人員離職后[X]年。2.對于已過保管期限的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、科室負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)出具鑒定報(bào)告，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.科室內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核、上級主管部門批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)有檔案管理人員在場陪同。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案保管室查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人員姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案材料歸還檔案管理人員。（三）借閱權(quán)限1.科室內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日。2.外部單位因工作需要借閱檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核、上級主管部門批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日。借閱檔案時，應(yīng)有檔案管理人員在場辦理借閱手續(xù)，并對借閱檔案進(jìn)行登記。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人員到檔案保管室辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案材料，并與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱協(xié)議應(yīng)包括借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還時間、保密責(zé)任等內(nèi)容。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時將檔案材料歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)對歸還檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立科室人員檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計(jì)和分析。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，為科室管理決策提供有力支持。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)將整理好的檔案材料錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保錄入信息與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，及時錄入人員的崗位變動、工作業(yè)績、獎懲情況等信息，保證檔案信息的時效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作系統(tǒng)。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，安裝殺毒軟件和防火墻，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。（四）數(shù)據(jù)利用1.利用檔案信息管理系統(tǒng)，對人員檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為科室人員選拔、培訓(xùn)、考核等工作提供數(shù)據(jù)支持。2.通過數(shù)據(jù)分析，挖掘人員檔案中的潛在信息，為科室管理決策提供參考依據(jù)。八、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對人員檔案信息予以保密。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自泄露檔案信息。在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，并對檔案信息的安全負(fù)責(zé)。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨(dú)存放、加密存儲等。（二）安全措施1.加強(qiáng)檔案保管場所的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案保管場所的安全。2.對檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高其安全意識和防范能力。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.在檔案的整理、查閱、借閱等過程中，應(yīng)注意防止檔案丟失、損壞、泄露等情況的發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向上級主管部門報(bào)告。九、檔案移交與銷毀（一）移交1.科室人員離職時，檔案管理人員應(yīng)及時收回其檔案，并對檔案進(jìn)行整理和核對。2.離職人員檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行移交，如移交至人力資源部門或上級主管部門等。移交時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.對于已過保管期限或失去保存價值的檔案，應(yīng)按照國