PAGE生產(chǎn)記錄與檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)記錄與檔案管理，規(guī)范生產(chǎn)活動中的各項記錄行為，確保生產(chǎn)過程可追溯、生產(chǎn)數(shù)據(jù)真實可靠，維護(hù)公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常秩序，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及生產(chǎn)活動的部門、車間、崗位及相關(guān)人員，包括但不限于生產(chǎn)計劃、物料采購、生產(chǎn)操作、質(zhì)量檢驗、設(shè)備維護(hù)等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的記錄與檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：生產(chǎn)記錄應(yīng)如實反映生產(chǎn)過程中的實際情況，不得虛構(gòu)、篡改數(shù)據(jù)。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)活動的各個方面，確保記錄無遺漏，檔案資料齊全。3.及時性原則：各項記錄應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)及時填寫、整理與歸檔，不得拖延。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的記錄與檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.可追溯性原則：通過生產(chǎn)記錄與檔案，能夠清晰追溯生產(chǎn)過程中的每一個環(huán)節(jié)、每一個決策，便于問題查找與責(zé)任追究。二、生產(chǎn)記錄管理（一）記錄的分類與內(nèi)容1.生產(chǎn)計劃記錄生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)單：明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨日期、生產(chǎn)批次等信息。生產(chǎn)進(jìn)度計劃表：詳細(xì)規(guī)劃各生產(chǎn)階段的時間節(jié)點、任務(wù)安排及責(zé)任人。2.物料管理記錄原材料采購記錄：記錄原材料的名稱、規(guī)格、供應(yīng)商、采購數(shù)量、采購日期、質(zhì)量檢驗情況等。物料出入庫記錄：包括原材料、半成品、成品的出入庫時間、數(shù)量、批次、經(jīng)手人等信息。物料庫存盤點記錄：定期對物料庫存進(jìn)行盤點，記錄盤點日期、實際庫存數(shù)量、賬存數(shù)量、差異情況及原因分析等。3.生產(chǎn)操作記錄設(shè)備運(yùn)行記錄：記錄設(shè)備的開機(jī)時間、關(guān)機(jī)時間、運(yùn)行參數(shù)（如溫度、壓力、轉(zhuǎn)速等）、故障情況及維修記錄等。生產(chǎn)工藝執(zhí)行記錄：詳細(xì)記錄每個生產(chǎn)工序的操作步驟、操作時間、操作人員、工藝參數(shù)控制情況等。生產(chǎn)過程中的質(zhì)量控制點記錄：對關(guān)鍵質(zhì)量控制點的檢驗數(shù)據(jù)、檢驗結(jié)果、異常處理情況等進(jìn)行記錄。4.質(zhì)量檢驗記錄原材料檢驗記錄：記錄原材料的檢驗項目、檢驗方法、檢驗結(jié)果、檢驗日期及檢驗人員等。半成品檢驗記錄：包括半成品的檢驗批次、檢驗項目、檢驗結(jié)果、判定結(jié)論及檢驗人員簽名等。成品檢驗記錄：詳細(xì)記錄成品的各項質(zhì)量指標(biāo)檢驗數(shù)據(jù)、檢驗報告編號、檢驗日期、檢驗人員及產(chǎn)品最終判定結(jié)果等。不合格品處理記錄：記錄不合格品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)現(xiàn)日期、不合格原因分析、處理措施及處理結(jié)果等。5.人員管理記錄員工考勤記錄：記錄員工的出勤情況、請假信息、加班記錄等。員工培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、參加人員及考核結(jié)果等。員工績效記錄：記錄員工的工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量評估、績效考核得分及績效改進(jìn)計劃等。（二）記錄的填寫要求1.字跡清晰：使用藍(lán)黑墨水或黑色中性筆填寫，確保字跡工整、清晰，易于辨認(rèn)。2.內(nèi)容準(zhǔn)確：按照規(guī)定的格式和要求如實填寫各項記錄，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，不得隨意涂改。如需修改，應(yīng)采用規(guī)范的修改方式，如劃改，并在修改處簽名或蓋章，注明修改日期。3.及時填寫：生產(chǎn)活動發(fā)生后，相關(guān)人員應(yīng)立即填寫記錄，不得拖延。嚴(yán)禁事后補(bǔ)填或追記，確保記錄的及時性和真實性。4.簽名完整：記錄填寫完畢后，填寫人應(yīng)簽名確認(rèn)，涉及審核、批準(zhǔn)等環(huán)節(jié)的，相關(guān)人員也應(yīng)依次簽名，明確責(zé)任。（三）記錄的收集與整理1.定期收集：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間周期，定期收集本部門產(chǎn)生的生產(chǎn)記錄。例如，生產(chǎn)操作記錄每日收集，質(zhì)量檢驗記錄每周收集等。2.分類整理：收集后的記錄應(yīng)按照記錄的分類進(jìn)行整理，同一類記錄應(yīng)按照時間順序或批次順序排列，確保整齊有序。3.裝訂成冊：對于紙張記錄較多的情況，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊，并在封面注明記錄名稱、所屬期間、部門等信息。4.電子記錄管理：對于電子形式的生產(chǎn)記錄，應(yīng)按照統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保文件存儲規(guī)范、易于查找。同時，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）記錄的保存期限1.一般生產(chǎn)記錄：保存期限為[X]年，以便滿足日常生產(chǎn)管理、質(zhì)量追溯及統(tǒng)計分析等需求。2.涉及產(chǎn)品質(zhì)量投訴、法律法規(guī)糾紛等重要記錄：應(yīng)長期保存，直至相關(guān)問題徹底解決且超過法定追溯期限后，方可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.新產(chǎn)品研發(fā)過程中的記錄：保存期限應(yīng)至產(chǎn)品停產(chǎn)或產(chǎn)品生命周期結(jié)束后[X]年，以確保對新產(chǎn)品研發(fā)過程的全程追溯。（五）記錄的查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)記錄的，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。涉及跨部門查閱的，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽同意。公司高層管理人員因決策、審計等特殊原因查閱生產(chǎn)記錄的，可直接向檔案管理部門提出申請，由檔案管理部門安排查閱。2.查閱要求查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱記錄，不得擅自將記錄帶出指定場所。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)記錄資料，不得在記錄上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換、損壞記錄原件。查閱完畢后，應(yīng)及時將記錄歸還檔案管理部門，并在《生產(chǎn)記錄查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。3.借閱權(quán)限因工作需要借閱生產(chǎn)記錄的，除按照查閱權(quán)限申請批準(zhǔn)外，還應(yīng)與檔案管理部門簽訂《生產(chǎn)記錄借閱承諾書》，明確借閱期限、歸還時間、保密責(zé)任等事項。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。4.借閱要求借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的生產(chǎn)記錄，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期間，如發(fā)現(xiàn)記錄有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還所借記錄，檔案管理部門應(yīng)對歸還記錄進(jìn)行檢查，如無問題，在《生產(chǎn)記錄借閱登記表》上注銷借閱登記。三、檔案管理（一）檔案的分類與歸檔1.生產(chǎn)管理制度檔案：包括生產(chǎn)計劃管理制度、物料管理制度、生產(chǎn)操作規(guī)程、質(zhì)量檢驗制度、設(shè)備維護(hù)制度等各類生產(chǎn)管理制度文件。2.生產(chǎn)技術(shù)檔案：涵蓋產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝流程圖、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)變更文件等與生產(chǎn)技術(shù)相關(guān)的資料。3.生產(chǎn)合同檔案：保存與客戶簽訂的生產(chǎn)合同、訂單協(xié)議等文件，包括合同編號、簽訂日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等詳細(xì)信息。4.生產(chǎn)統(tǒng)計檔案：收集整理生產(chǎn)過程中的各類統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)分析報告等，如產(chǎn)量統(tǒng)計報表、質(zhì)量統(tǒng)計報表、成本統(tǒng)計報表等。5.生產(chǎn)安全檔案：包括安全生產(chǎn)管理制度、安全檢查記錄、事故應(yīng)急預(yù)案、事故處理報告等與生產(chǎn)安全相關(guān)的資料。6.其他生產(chǎn)相關(guān)檔案：如生產(chǎn)現(xiàn)場照片、視頻資料、會議紀(jì)要、生產(chǎn)總結(jié)報告等與生產(chǎn)活動有關(guān)的其他文件資料。（二）檔案的整理與編目1.整理要求對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、排序、編號，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。剔除重復(fù)、無效的文件資料，對破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。按照檔案的形成時間、重要程度等因素進(jìn)行合理排列，便于查找和利用。2.編目內(nèi)容編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、形成日期、保管期限、存放位置等信息。為每份檔案編制頁碼，以便于查閱和引用。制作檔案索引，索引應(yīng)涵蓋檔案的類別、關(guān)鍵詞、主題詞等信息，方便快速檢索檔案。（三）檔案的存儲與保管1.存儲環(huán)境檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存儲。2.保管方式檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，采用密集架、檔案柜等方式進(jìn)行保管，便于管理和查找。對于電子檔案，應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。3.定期盤點檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行盤點，每年至少進(jìn)行一次全面盤點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存儲狀態(tài)良好。盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時，應(yīng)填寫《檔案盤點登記表》，記錄盤點情況。（四）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則根據(jù)檔案的保存期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍需保存。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)檔案人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。3.銷毀程序經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時間等信息，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的檔案銷毀申請應(yīng)抄送財務(wù)部門備案。檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)銷毀情況。銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上記錄，并永久保存，以備查考。（五）檔案的利用與開發(fā)1.利用范圍公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱檔案資料，為生產(chǎn)管理、質(zhì)量控制、技術(shù)研發(fā)、成本核算、客戶服務(wù)等工作提供支持。外部單位因法律法規(guī)要求、合作項目需要等，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，可查閱、借閱相關(guān)檔案資料，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.利用方式檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，詳細(xì)記錄利用檔案的人員姓名、單位、查閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息。根據(jù)利用需求，檔案管理部門可提供檔案原件查閱、復(fù)印件