PAGE重特大事件檔案制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司重特大事件檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司的決策、管理和發(fā)展提供有力支持，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度規(guī)定適用于公司范圍內(nèi)發(fā)生的各類重特大事件檔案的管理，包括但不限于安全生產(chǎn)事故、重大質(zhì)量事故、突發(fā)事件、重要經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等形成的檔案。（三）定義1.重特大事件：指對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、社會(huì)形象、人員安全等造成重大影響的事件，具體標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。2.檔案：指在重特大事件處理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，包括文件、報(bào)告、圖表、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：重特大事件檔案由公司檔案管理部門統(tǒng)一收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映重特大事件的實(shí)際情況，確保檔案的完整性。3.及時(shí)歸檔原則：事件處理過(guò)程中形成的檔案應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得積壓。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，確保檔案的安全。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.事件發(fā)生前的相關(guān)文件、資料，如應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、培訓(xùn)資料等。2.事件發(fā)生時(shí)的現(xiàn)場(chǎng)記錄、照片、錄像、錄音等。3.事件報(bào)告、調(diào)查處理報(bào)告、分析總結(jié)報(bào)告等。4.與事件相關(guān)的會(huì)議記錄、文件往來(lái)、批示等。5.事件處理過(guò)程中的各種文件、資料，如整改措施、賠償協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門和相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)收集重特大事件檔案，并移交公司檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整，不得遺漏重要文件和資料。3.對(duì)收集的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保文件的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（三）整理方法1.分類：按照事件的性質(zhì)、類別進(jìn)行分類，如安全生產(chǎn)事故、質(zhì)量事故、突發(fā)事件等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。三、檔案的保管（一）保管期限1.重特大事件檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：事件處理結(jié)果對(duì)公司有重大影響的文件、資料；涉及公司核心機(jī)密的文件、資料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括：事件處理過(guò)程中的重要文件、資料；對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理有一定參考價(jià)值的文件、資料等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括：一般性的文件、資料，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.音像資料應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保音像資料的完整性和可播放性。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)損壞或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失或泄密。四、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱重特大事件檔案。2.公司外部有關(guān)單位因工作需要查閱重特大事件檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限不得超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案資料的，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章。（三）利用要求1.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.利用檔案過(guò)程中形成的各種記錄，如查閱記錄、借閱記錄、復(fù)制記錄等，應(yīng)及時(shí)歸檔保存。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)重特大事件檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)出具鑒定報(bào)告，明確檔案的存毀意見(jiàn)。（二）銷毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)填寫銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。3.銷毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)做好銷毀記錄，包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期等，銷毀記錄應(yīng)永久保存。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立重特大事件檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。2.通過(guò)信息化管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案錄入：將重特大事件檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。2.檔案檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案資料。3.檔案統(tǒng)計(jì)：通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。4.檔案?jìng)浞荩憾ㄆ趯?duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.嚴(yán)格遵守檔案管理信息系統(tǒng)的安全保密規(guī)定，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性。七、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)重特大事件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門的檔案管理情況進(jìn)行抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.檔案管理人員的職責(zé)履行情況。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改