PAGE檔案信息化建設(shè)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案信息化建設(shè)，規(guī)范檔案管理工作，提高檔案利用效率，保障檔案信息安全，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案信息化建設(shè)與管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一規(guī)劃原則檔案信息化建設(shè)應(yīng)納入公司整體發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一部署、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一實(shí)施，確保檔案信息資源的整合與共享。2.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)信息安全保密的法律法規(guī)，采取有效的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失。3.便捷高效原則充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)的工作效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。4.全程管理原則對(duì)檔案從形成到銷毀或永久保存的全過(guò)程進(jìn)行信息化管理，確保檔案信息的完整性和連續(xù)性。二、檔案信息化建設(shè)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組。主要職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的方針、政策和法律法規(guī)，審定公司檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和年度計(jì)劃。2.研究決定檔案信息化建設(shè)中的重大問(wèn)題，協(xié)調(diào)解決各部門在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中遇到的困難和問(wèn)題。3.監(jiān)督檢查檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展情況，確保檔案信息化建設(shè)任務(wù)的順利完成。（二）檔案管理部門公司檔案管理部門是檔案信息化建設(shè)的具體實(shí)施部門，負(fù)責(zé)制定檔案信息化建設(shè)的實(shí)施方案和相關(guān)管理制度，組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作。主要職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.組織檔案數(shù)字化加工工作，對(duì)檔案進(jìn)行分類、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)。3.負(fù)責(zé)檔案信息資源的整合與共享，為公司各部門及所屬單位提供檔案查詢、借閱、利用等服務(wù)。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案信息化建設(shè)情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)相關(guān)人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理人員的信息化業(yè)務(wù)水平。（三）各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并配合檔案管理部門做好檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作。主要職責(zé)如下：1.明確本部門檔案管理工作的責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門的紙質(zhì)檔案移交檔案管理部門進(jìn)行數(shù)字化加工，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案信息的錄入、審核等工作。3.負(fù)責(zé)本部門檔案信息的安全保密工作，不得擅自泄露檔案信息。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查詢、借閱等利用需求，配合檔案管理部門做好檔案利用服務(wù)工作。三、檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與計(jì)劃（一）建設(shè)規(guī)劃?rùn)n案管理部門應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和檔案管理工作實(shí)際，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。規(guī)劃內(nèi)容應(yīng)包括建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、技術(shù)路線、實(shí)施步驟、保障措施等，明確檔案信息化建設(shè)的總體框架和發(fā)展方向。（二）年度計(jì)劃?rùn)n案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，結(jié)合公司年度工作重點(diǎn)，制定檔案信息化建設(shè)年度計(jì)劃。年度計(jì)劃應(yīng)明確當(dāng)年檔案信息化建設(shè)的具體任務(wù)、工作進(jìn)度安排、責(zé)任部門和責(zé)任人等，確保檔案信息化建設(shè)工作有序推進(jìn)。四、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍根據(jù)公司檔案管理的實(shí)際需要，確定檔案數(shù)字化的范圍。原則上，對(duì)公司具有保存價(jià)值的各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等均應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理。（二）數(shù)字化流程1.檔案整理對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.掃描錄入按照規(guī)定的掃描格式和分辨率，對(duì)檔案進(jìn)行掃描，并將掃描圖像轉(zhuǎn)換為電子文檔。同時(shí)，對(duì)掃描圖像進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。4.數(shù)據(jù)審核對(duì)數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。審核通過(guò)后的數(shù)據(jù)方可進(jìn)行存儲(chǔ)和利用。（三）數(shù)字化質(zhì)量控制1.建立數(shù)字化質(zhì)量控制體系，制定數(shù)字化工作流程和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確各環(huán)節(jié)的質(zhì)量要求和操作規(guī)范。2.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化過(guò)程的質(zhì)量監(jiān)控，定期對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。3.對(duì)數(shù)字化設(shè)備和軟件進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保數(shù)字化工作的順利開(kāi)展和數(shù)字化質(zhì)量的穩(wěn)定。五、檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)與管理（一）系統(tǒng)選型與建設(shè)1.根據(jù)公司檔案管理的業(yè)務(wù)需求和技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，選擇適合公司實(shí)際情況的檔案信息化系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能，滿足公司檔案管理工作的需要。2.檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)信息系統(tǒng)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和可靠性。同時(shí)，應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的擴(kuò)展性和兼容性，便于與公司其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成。（二）系統(tǒng)維護(hù)與管理1.建立檔案信息化系統(tǒng)維護(hù)管理制度，明確系統(tǒng)維護(hù)人員的職責(zé)和工作流程。系統(tǒng)維護(hù)人員應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行巡檢、維護(hù)和優(yōu)化，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問(wèn)題，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)管理，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.建立系統(tǒng)用戶管理制度，對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行分類管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限。用戶應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限使用系統(tǒng)，不得擅自越權(quán)操作。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶的賬號(hào)和密碼管理，定期更換密碼，確保用戶賬號(hào)的安全。六、檔案信息資源整合與共享（一）資源整合1.對(duì)公司各部門及所屬單位的檔案信息資源進(jìn)行全面梳理和整合，打破信息壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。2.建立檔案信息資源目錄體系，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、編目和索引，方便用戶查詢和利用。（二）共享機(jī)制1.制定檔案信息資源共享管理制度，明確共享的范圍、方式、流程和權(quán)限等。2.建立檔案信息資源共享平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等方式為公司各部門及所屬單位提供檔案信息查詢、借閱、下載等共享服務(wù)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源共享的安全管理，采取身份認(rèn)證、加密傳輸、訪問(wèn)控制等安全措施，確保共享信息的安全保密。七、檔案信息化安全管理（一）安全制度建設(shè)1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和工作流程，規(guī)范檔案信息化建設(shè)和管理過(guò)程中的安全操作。2.制定檔案信息化安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)安全突發(fā)事件的能力。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術(shù)手段，對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備的安全管理，采用加密存儲(chǔ)、異地備份等措施，確保檔案信息的安全存儲(chǔ)。3.對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格控制，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和訪問(wèn)日志，防止非法訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。（三）人員安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理相關(guān)人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和安全技能。2.與檔案信息化建設(shè)和管理相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，防止因人員流動(dòng)導(dǎo)致檔案信息泄露。八、檔案信息化建設(shè)監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案數(shù)字化質(zhì)量、系統(tǒng)運(yùn)行情況、信息資源整合與共享情況、安全管理措施落實(shí)情況等。2.建立檔案信息化建設(shè)監(jiān)督檢查記錄制度，對(duì)監(jiān)督檢查過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，作為考核評(píng)價(jià)的依據(jù)。（二）考核評(píng)價(jià)1.制定檔案信息化建設(shè)考核評(píng)價(jià)辦法，明確考核評(píng)價(jià)的指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)和程序?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括檔案信息化建設(shè)任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工