PAGE檔案三合一制度方案模板一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和管理，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本檔案三合一制度方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門及所屬單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.完整準(zhǔn)確原則。檔案的形成、收集、整理應(yīng)保證其內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，如實反映公司各項工作活動的真實情況。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率，為公司各項工作提供有效支持。4.安全保密原則。加強檔案安全保密工作，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護(hù)公司的合法權(quán)益。二、檔案管理體制（一）檔案管理機構(gòu)公司設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室隸屬公司辦公室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案的查閱利用提供便利。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.開展檔案編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為公司決策提供參考依據(jù)。6.對公司各部門及所屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案工作規(guī)范有序開展。三、檔案分類方案（一）分類原則根據(jù)公司檔案的形成規(guī)律和特點，結(jié)合公司實際情況，采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行分類。（二）分類方法1.年度分類：將檔案按形成年度進(jìn)行分類，每年形成的檔案歸為一類。2.機構(gòu)（問題）分類：在年度分類的基礎(chǔ)上，按公司內(nèi)部機構(gòu)或問題進(jìn)行分類。公司內(nèi)部機構(gòu)包括公司領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門、所屬單位等；問題分類可根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點，將檔案分為行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、黨群工作等類別。3.保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、定期（30年、10年）三種保管期限。（三）具體分類類目1.行政管理類公司文件：包括公司制發(fā)及上級來文等。會議文件：公司各類會議形成的文件材料。工作計劃與總結(jié)：公司年度、季度、月度工作計劃和總結(jié)等。規(guī)章制度：公司制定的各項規(guī)章制度。人事檔案：員工個人檔案。印章管理：公司印章使用、保管等相關(guān)文件。證照管理：公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等各類證照文件。2.經(jīng)營管理類市場營銷：市場調(diào)研、銷售合同、客戶信息等文件。財務(wù)管理：財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。物資采購：采購計劃、采購合同、物資出入庫記錄等。合同管理：各類經(jīng)濟合同、協(xié)議等。項目管理：項目立項、可行性研究報告、項目實施過程文件等。3.生產(chǎn)技術(shù)類產(chǎn)品研發(fā)：產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)資料、研發(fā)項目文件等。生產(chǎn)工藝：生產(chǎn)流程、操作規(guī)程、工藝變更文件等。質(zhì)量控制：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告、質(zhì)量事故處理文件等。設(shè)備管理：設(shè)備臺賬、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備購置文件等。安全環(huán)保：安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、環(huán)保監(jiān)測報告等。4.黨群工作類黨組織建設(shè)：黨委文件、黨支部工作記錄、黨員發(fā)展材料等。紀(jì)檢監(jiān)察：黨風(fēng)廉政建設(shè)文件、違紀(jì)案件查處材料等。工會工作：工會文件、職工代表大會材料、工會活動記錄等。共青團(tuán)工作：團(tuán)委文件、青年活動記錄等。四、檔案編號方案（一）編號原則檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的標(biāo)識、檢索和管理。（二）編號方法采用“全宗號年度機構(gòu)（問題）代碼保管期限代碼件號”的編號方式。1.全宗號：由上級檔案行政管理部門賦予公司的檔案編號，本方案中暫不涉及具體編號。2.年度：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。3.機構(gòu)（問題）代碼：根據(jù)公司內(nèi)部機構(gòu)或問題分類，分別賦予相應(yīng)代碼。例如，行政管理類代碼為“XZ”，經(jīng)營管理類代碼為“JY”，生產(chǎn)技術(shù)類代碼為“SC”，黨群工作類代碼為“DQ”等。4.保管期限代碼：永久保管代碼為“YJ”，定期30年保管代碼為“30”，定期10年保管代碼為“10”。5.件號：按檔案整理順序依次編寫，從“0001”開始。例如，一份2023年行政管理類的永久保管文件，其編號為：[全宗號]2023XZYJ0001（假設(shè)全宗號為A）。五、檔案整理方案（一）整理原則遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文件收集：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料齊全、完整。收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及其他載體文件。2.文件分類：按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進(jìn)行分類。3.文件裝訂：對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和利用。4.文件編目：編制文件目錄，包括文件編號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。文件目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨保存。5.裝盒上架：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫檔案編號、年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等信息。檔案盒應(yīng)按照編號順序上架存放，便于查找和管理。對于電子文件，應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲，并建立電子文件目錄，注明文件編號、題名、日期、存儲位置等信息。電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。六、檔案保管方案（一）保管場所綜合檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件的專用庫房。庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜設(shè)備等必要設(shè)施。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，不同年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案應(yīng)排列有序，便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。5.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定：定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和公司領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行。2.檔案銷毀：對失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等內(nèi)容。銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份隨檔案銷毀，一份留存?zhèn)洳?。檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。七、檔案利用方案（一）利用原則遵循保密、合法、合理、高效的原則，確保檔案利用工作的安全、規(guī)范、有序。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、綜合檔案室負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對，確保檔案完整無損。3.出具證明：公司外單位因工作需要查閱公司檔案或要求出具檔案證明的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容或證明事項，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室按照規(guī)定提供查閱或出具證明。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用者姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、借閱期限、歸還時間等信息。利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和統(tǒng)計分析。八、檔案信息化建設(shè)方案（一）建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司各項工作提供便捷的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)為常見的圖片格式，如JPEG、TIFF等。數(shù)字化加工過程中應(yīng)確保圖像清晰、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：選用適合公司檔案管理需求的檔案管理軟件，建立檔案管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息不泄露、不丟失。定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）實施步驟1.需求調(diào)研與分析：對公司檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，分析檔案管理業(yè)務(wù)流程和需求，確定檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和功能需求。2.系統(tǒng)選型與采購：根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，選擇合適的檔案管理軟件和硬件設(shè)備，進(jìn)行采購和安裝調(diào)試。3.檔案數(shù)字化加工：制定檔案數(shù)字化加工方案，組織專業(yè)人員進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作。數(shù)字化加工過程中應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量。4.系統(tǒng)上線與培訓(xùn)：完成檔案管理信息系統(tǒng)的安裝調(diào)試后，進(jìn)行系統(tǒng)上線運行。同時，組織公司檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)功能和操作流程，能夠熟練使用系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作。5.數(shù)據(jù)錄入與整合：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，并與原有檔案信息進(jìn)行整合，建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫。6.系統(tǒng)優(yōu)化與完善：在系統(tǒng)運行過程中，及時收集用戶反饋意見，對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和完善，確保系統(tǒng)功能滿足公司檔案管理實際需求。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制公司建立檔案工作監(jiān)督檢查機制，定期對各部門及所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查工作由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織實施，公司辦公室、審計部門等相關(guān)部門參與配合。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作規(guī)范執(zhí)行情況。2.檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)情況，是否明確檔案管理人員職責(zé)，是否將檔案工作納入部門工作計劃和考核內(nèi)容。3.檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，檢查檔案是否齊全、完整，是否如實反映公司各項工作活動的真實情況。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化