PAGE檔案管理制度及工作要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用公司檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，定期對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案資料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定定期向綜合管理部門(mén)移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理和維護(hù)工作，確保檔案的安全和完整。3.配合綜合管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提供有關(guān)檔案利用的信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，做好檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極為公司各部門(mén)提供檔案查閱和利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。6.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案信息的安全和正常使用。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)：包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，工作計(jì)劃與總結(jié)，人事檔案，印章管理文件等。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、銷(xiāo)售合同、客戶資料、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、采購(gòu)與供應(yīng)鏈管理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的文件資料。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)文件等。4.項(xiàng)目管理類(lèi)：涉及公司各類(lèi)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。5.法律事務(wù)類(lèi)：包括合同審查、訴訟案件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面的文件資料。6.其他類(lèi)：不屬于上述分類(lèi)的其他檔案資料。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“分類(lèi)號(hào)+年度號(hào)+流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.分類(lèi)號(hào)：按照檔案分類(lèi)設(shè)置相應(yīng)的代碼，如行政管理類(lèi)為XZ，業(yè)務(wù)管理類(lèi)為YW，財(cái)務(wù)管理類(lèi)為CW，項(xiàng)目管理類(lèi)為XM，法律事務(wù)類(lèi)為FL，其他類(lèi)為QT。3.年度號(hào)：以公元紀(jì)年的四位數(shù)字表示，如2023年表示為2023。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，從0001開(kāi)始。5.例如，行政管理類(lèi)2023年形成的第10份檔案編號(hào)為XZ20230010。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門(mén)在日常工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.公司與外部單位簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等。3.公司舉辦的各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、照片、錄像等資料。4.公司員工在工作中獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。5.其他與公司工作相關(guān)的有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)形成的檔案資料，并確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的原則，不得遺漏重要檔案資料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件或打印件，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。4.按照檔案保管期限和密級(jí)要求，對(duì)檔案進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等重要文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要等涉及公司重大決策的文件，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為15年至50年，主要包括公司一般性業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目資料等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，主要包括臨時(shí)性、階段性工作形成的文件資料。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，防止檔案信息泄露。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)檔案管理人員為成員。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。2.對(duì)于重要檔案和涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確保其保管價(jià)值。3.對(duì)于已到保管期限但仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，并在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.查閱涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱制度，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.查閱人員如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用服務(wù)1.綜合管理部門(mén)應(yīng)積極為公司各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的檔案利用需求，綜合管理部門(mén)應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)共同提供服務(wù)。3.鼓勵(lì)檔案管理人員開(kāi)展檔案編研工作，為公司提供有價(jià)值的檔案信息和參考資料。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，提升公司檔案管理水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案檢索：利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速檢索和查詢，提高檔案利用效率。3.檔案利用：通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)，為公司各部門(mén)提供在線檔案查閱和利用服務(wù)，方便快捷地獲取所需檔案資料。4.檔案管理：利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化水平。（三）信息化安全保障1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)