PAGE檔案管理制度保存在哪里檔案管理制度保存規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本檔案管理制度，明確檔案的保存地點及相關管理要求。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務往來，不得篡改、偽造檔案資料。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個方面形成的檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案分類及保存地點（一）行政檔案1.公司文件保存地點：公司檔案室的行政文件專柜。內(nèi)容范圍：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決定、報告、會議紀要等正式文件。管理要求：按照文件的類別和時間順序進行分類存放，建立電子目錄索引，便于快速查找。2.證照資料保存地點：公司檔案室的證照專柜。內(nèi)容范圍：涵蓋公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明、各類資質證書、榮譽證書等。管理要求：定期核對證照的有效期，及時辦理相關證照的年檢、換證等手續(xù)，并將更新后的證照資料及時歸檔。3.印章管理檔案保存地點：公司檔案室專門的印章管理檔案盒。內(nèi)容范圍：包括印章啟用、變更、停用記錄，印章使用審批表，印章保管人員交接記錄等。管理要求：嚴格按照印章管理制度進行管理，確保印章使用的安全和規(guī)范。（二）人事檔案1.員工個人檔案保存地點：公司檔案室的人事檔案專柜。內(nèi)容范圍：包含員工入職登記表、勞動合同、學歷證書、學位證書、培訓記錄、績效考核記錄、獎懲記錄等個人資料。管理要求：一人一檔，按照員工姓名拼音順序排列，建立詳細的電子檔案信息庫，便于查詢和統(tǒng)計。2.人事報表及統(tǒng)計資料保存地點：公司檔案室的人事報表專柜。內(nèi)容范圍：如員工花名冊、工資報表、考勤報表、人員變動統(tǒng)計表等。管理要求：定期整理歸檔，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，為公司人力資源決策提供依據(jù)。（三）財務檔案1.會計憑證保存地點：公司檔案室的財務憑證專柜。內(nèi)容范圍：包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單、轉賬憑證等。管理要求：按照會計年度和憑證編號順序裝訂成冊，妥善保管，保存期限按照國家財務法規(guī)執(zhí)行。2.會計賬簿保存地點：公司檔案室的財務賬簿專柜。內(nèi)容范圍：總賬、明細賬、日記賬等各類會計賬簿。管理要求：定期進行核對和結賬，確保賬簿記錄的清晰和準確，保存期限符合相關規(guī)定。3.財務報表保存地點：公司檔案室的財務報表專柜。內(nèi)容范圍：月度、季度、年度財務報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。管理要求：加蓋公司公章及財務負責人印章，按照時間順序歸檔保存，以便進行財務分析和審計查閱。（四）業(yè)務檔案1.銷售業(yè)務檔案保存地點：公司檔案室的銷售業(yè)務檔案專柜。內(nèi)容范圍：銷售合同、客戶資料、銷售訂單、發(fā)貨記錄、售后服務記錄等。管理要求：按照客戶名稱或項目名稱進行分類整理，建立銷售業(yè)務臺賬，跟蹤銷售業(yè)務進展情況。2.采購業(yè)務檔案保存地點：公司檔案室的采購業(yè)務檔案專柜。內(nèi)容范圍：采購合同、供應商資料、采購訂單、驗收報告、付款記錄等。管理要求：對采購業(yè)務檔案進行全程跟蹤管理，確保采購流程的合規(guī)性和采購信息的完整性。3.項目檔案保存地點：根據(jù)項目實際情況，可在公司檔案室設立專門的項目檔案區(qū)域，或在項目組辦公室設置臨時檔案存放點，項目結束后統(tǒng)一移交公司檔案室。內(nèi)容范圍：項目立項文件、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告、項目文檔資料等。管理要求：項目檔案應隨項目進展同步整理歸檔，確保項目文檔的完整性和準確性，為項目總結和后續(xù)項目提供參考。（五）科技檔案1.研發(fā)項目檔案保存地點：公司檔案室的科技檔案專柜。內(nèi)容范圍：研發(fā)項目立項申請書、可行性研究報告、技術方案、實驗數(shù)據(jù)、研究成果報告等。管理要求：對研發(fā)項目檔案進行分類管理，建立項目研發(fā)檔案索引，便于查詢和追溯研發(fā)過程。2.產(chǎn)品技術檔案保存地點：公司檔案室的產(chǎn)品技術檔案專柜。內(nèi)容范圍：產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、技術標準、質量檢驗報告等。管理要求：隨著產(chǎn)品的升級換代，及時更新產(chǎn)品技術檔案，確保檔案與產(chǎn)品實際情況相符。（六）聲像檔案1.照片檔案保存地點：公司檔案室的照片檔案專柜。內(nèi)容范圍：公司重大活動照片、產(chǎn)品照片、辦公環(huán)境照片等。管理要求：照片應注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，并進行分類整理，可同時建立電子照片檔案庫，方便檢索和瀏覽。2.視頻檔案保存地點：公司檔案室的視頻檔案專柜或存儲服務器指定文件夾。內(nèi)容范圍：公司宣傳片、會議視頻、培訓視頻等。管理要求：視頻應進行編號和標注，確保視頻內(nèi)容的完整性和可識別性，定期對存儲設備進行檢查和維護，防止視頻數(shù)據(jù)丟失。三、檔案保存環(huán)境要求（一）溫度與濕度檔案室溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%范圍內(nèi)。溫度和濕度的變化應盡量平穩(wěn)，避免出現(xiàn)大幅度波動。（二）防火檔案室應配備防火設備，如滅火器、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。嚴禁在檔案室吸煙和使用明火，電氣設備應符合防火安全要求，電線不得私拉亂接。（三）防潮檔案室地面應進行防潮處理，防止地面潮濕影響檔案保存。檔案架應與墻壁保持一定距離，避免檔案受潮。對于易受潮的檔案，如紙質檔案，可采用密封包裝或放置干燥劑等方式進行防潮。（四）防蟲定期對檔案室進行清潔和消毒，防止蟲害滋生。檔案柜內(nèi)可放置驅蟲藥物，但要注意避免藥物對檔案造成損害。對已發(fā)現(xiàn)蟲害的檔案，應及時采取措施進行處理，如熏蒸殺蟲等。（五）防盜檔案室門窗應堅固可靠，安裝防盜門窗和監(jiān)控設備，確保檔案安全。檔案管理人員應嚴格遵守門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。（六）防塵檔案室應保持清潔，定期打掃地面和檔案架，防止灰塵積累。可安裝空氣過濾設備，減少空氣中的灰塵含量，保護檔案不受灰塵污染。四、檔案保管期限（一）永久保管1.公司設立、合并、分立、終止等重大事項的相關文件。2.公司年度財務決算報告。3.涉及公司核心機密和重大權益的合同、協(xié)議等文件。4.公司重要的人事任免文件。5.公司獲得的具有重大歷史意義和社會價值的榮譽證書、獎杯等實物檔案。（二）定期保管1.30年保管期限公司一般性的規(guī)章制度、通知等行政文件。員工勞動合同（除涉及核心機密部分）。重要業(yè)務合同（如合作期限較長、涉及金額較大的合同）。2.10年保管期限一般性的財務報表、會計憑證等財務檔案（除永久保管的部分）。普通項目的項目文檔資料（如一般性的項目總結報告等）。員工的一般性培訓記錄、績效考核記錄等人事檔案。（三）保管期限的確定與調整檔案保管期限由檔案管理部門根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司實際情況進行初步確定，并征求相關部門意見后報公司領導審批。隨著公司業(yè)務發(fā)展和客觀情況變化，檔案管理部門應定期對檔案保管期限進行評估和調整，確保檔案保管期限的合理性和科學性。五、檔案整理與歸檔（一）整理原則檔案整理應遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法采用年度機構（部門）保管期限分類法對檔案進行分類整理。即先按年度將檔案分開，再在每個年度內(nèi)按機構（部門）進行分類，最后根據(jù)保管期限進行排列。（三）歸檔要求1.各部門應指定專人負責收集、整理本部門形成的檔案資料，并按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求及時移交檔案室歸檔。2.歸檔的文件材料應齊全完整，字跡清楚，簽署完備，載體和書寫材料應符合耐久性要求。3.歸檔文件應進行系統(tǒng)編目，編制檔號、目錄等檢索工具，確保檔案檢索的準確性和便捷性。六、檔案借閱與利用（一）借閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、檔號、借閱目的、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案，必須持有單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司檔案管理部門負責人審核，報公司領導批準后方可查閱。（二）借閱審批檔案管理部門對借閱申請進行審核，對于涉及公司機密或重要檔案的借閱申請，應嚴格把關，確保借閱行為符合公司規(guī)定和保密要求。審核通過后，在《檔案借閱申請表》上簽署意見，并登記借閱信息。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案和涉及公司機密的檔案借閱期限應根據(jù)具體情況由檔案管理部門確定，原則上不得超過[X]個工作日。（四）借閱歸還1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期應辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性，確保檔案無損歸還。2.借閱人在借閱期間應妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、轉借或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的賠償責任。（五）檔案利用檔案管理部門應積極為公司各部門提供檔案利用服務，根據(jù)工作需要及時提供檔案資料。對于利用檔案形成的各類文件、報告等資料，應按照檔案管理要求進行整理歸檔，納入公司檔案管理體系。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案保管期限表和公司實際情況，對檔案的價值進行評估鑒定。鑒定時應考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案是否仍具有保存價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司領導審批后，檔案管理部門負責組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關資料歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)字化掃描對重要檔案和利用率較高的檔案進行數(shù)字化掃描，掃描圖像應清晰、完整，符合檔案存儲要求。掃描后的電子檔案應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于查詢和利用。（三）系統(tǒng)功能模塊檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的全流程信息化操作。同時，系統(tǒng)應具備權限管理功能，不同用戶根據(jù)其工作職責和權限訪問相應的檔案信息。（四）數(shù)據(jù)安全與備份加強檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認證、防火墻等技術手段，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的整理、歸檔、保管、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案保存環(huán)境的安全性，如溫度、濕度、防火、防潮、防蟲、防盜、防塵等措施的落實情