PAGE子公司財務檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強子公司財務檔案管理，確保財務檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所屬各子公司的財務檔案管理工作。（三）定義本制度所稱財務檔案，是指子公司在進行財務核算等經(jīng)濟活動過程中形成的，具有保存價值的各種會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)資料，以及其他與財務工作相關(guān)的資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。子公司財務部門負責本公司財務檔案的統(tǒng)一管理，各部門應積極配合，確保財務檔案的完整與安全。2.依法管理原則。嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范財務檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。3.真實完整原則。財務檔案應如實反映子公司的經(jīng)濟業(yè)務活動，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。4.便于利用原則。建立科學合理的檔案管理體系，便于財務檔案的查詢、調(diào)閱和使用，提高工作效率。二、財務檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務預算、財務分析報告、審計報告、評估報告、經(jīng)濟合同、財務相關(guān)文件等。（二）編號1.會計憑證編號：按照月份和憑證順序號進行編號，如“20XX年X月001號20XX年X月XXX號”。2.會計賬簿編號：總賬編號為“1”，明細賬編號為“2”，日記賬編號為“3”，固定資產(chǎn)卡片編號為“4”，其他輔助性賬簿根據(jù)實際情況依次編號。3.財務報告編號：按照年份和報告類型進行編號，如“20XX年度資產(chǎn)負債表”編號為“20XX1”，“20XX年度利潤表”編號為“20XX2”等。4.其他類編號：根據(jù)文件類型和時間順序進行編號，如“銀行存款余額調(diào)節(jié)表20XX年X月”編號為“QT20XXX”。三、財務檔案的收集與整理（一）收集1.財務部門應定期收集本部門及相關(guān)部門形成的財務檔案資料，確保檔案資料的及時、完整。2.會計憑證應在每月結(jié)賬后及時整理裝訂，記賬憑證應連同所附原始憑證按照編號順序，折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面、封底。3.會計賬簿應在年度終了后，按照規(guī)定進行結(jié)賬、打印，并整理裝訂成冊。4.財務報告應在規(guī)定的時間內(nèi)編制完成，并及時報送相關(guān)部門和存檔。5.其他類財務檔案應根據(jù)業(yè)務發(fā)生時間及時收集歸檔，確保檔案資料的連續(xù)性。（二）整理1.對收集到的財務檔案資料，應進行分類整理，確保同一類檔案資料齊全、完整。2.會計憑證整理時，應檢查憑證的日期、編號、摘要、金額是否準確，附件是否齊全，印章是否完備。對于破損或褪色的憑證，應進行修復或復制。3.會計賬簿整理時，應檢查賬簿的賬頁是否齊全，編號是否連續(xù)，摘要是否清晰，余額是否正確。對于空白賬頁應加蓋“作廢”戳記。4.財務報告整理時，應檢查報告的內(nèi)容是否完整，數(shù)據(jù)是否準確，簽章是否齊全。對于報告中的錯誤或遺漏，應及時進行更正或補充。5.其他類財務檔案整理時，應按照文件的性質(zhì)和內(nèi)容進行分類，如經(jīng)濟合同應按照合同類別和簽訂時間進行整理，財務相關(guān)文件應按照文件主題和時間順序進行整理。四、財務檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為賬簿類總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿保管期限為30年；銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年。3.財務報告保管期限為月度、季度財務報告保管期限為10年；年度財務報告永久保管。4.其他類保管期限為納稅申報表保管期限為10年；財務預算、財務分析報告保管期限為5年；審計報告、評估報告保管期限為10年；經(jīng)濟合同保管期限為至合同履行完畢后10年；財務相關(guān)文件按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管地點1.子公司應設立專門的財務檔案保管庫，確保保管庫安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.保管庫應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。3.財務檔案應按照類別和編號順序存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.財務檔案管理人員應定期對財務檔案進行檢查和核對，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應及時采取措施進行處理。2.對于電子財務檔案，應定期進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份介質(zhì)應與原檔案分開存放，并定期進行檢查和更新。3.嚴格限制非財務檔案管理人員進入檔案保管庫，確需查閱檔案的，應經(jīng)財務部門負責人批準，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。4.財務檔案管理人員應做好檔案保管庫的清潔衛(wèi)生工作，保持檔案存放環(huán)境的整潔。五、財務檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本公司內(nèi)部人員查閱財務檔案，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)財務部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱財務檔案時，應在檔案管理人員的陪同下進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出保管庫或進行拍照、復印、涂改等操作。如需復印檔案資料，應經(jīng)財務部門負責人批準，并在復印件上注明用途。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《財務檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.本公司外部單位或個人因工作需要借閱財務檔案，應出具正式的借閱函，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)子公司負責人批準后，方可借閱。2.借閱財務檔案時，應與檔案管理人員簽訂《財務檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管所借閱的財務檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理人員，并承擔相應的賠償責任。4.借閱期滿后，借閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《財務檔案借閱登記表》上簽字確認。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人員溝通解決。六、財務檔案的移交與銷毀（一）移交1.子公司因撤銷、合并等原因終止時，應按照國家有關(guān)規(guī)定，將財務檔案移交給母公司或其他指定的單位，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。2.移交財務檔案時，應編制《財務檔案移交清冊》，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止時間、保管期限等內(nèi)容，并由雙方簽字確認。3.移交單位應確保移交的財務檔案完整、準確，不得遺漏或隱瞞重要信息。接收單位應認真核對移交的財務檔案，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與移交單位溝通解決。（二）銷毀1.財務檔案保管期滿，需要銷毀時，應由財務部門提出銷毀申請，編制《財務檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、起止時間、保管期限等內(nèi)容，并經(jīng)子公司負責人審核批準。2.銷毀財務檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的安全性。監(jiān)