PAGE政府采購法檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府采購活動(dòng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保政府采購檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，依據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)參與政府采購活動(dòng)的所有部門和人員，包括采購項(xiàng)目的申請(qǐng)、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收等全過程所形成的各類文件、資料、記錄等檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映政府采購活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集政府采購活動(dòng)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案的整理、分類、編號(hào)等操作。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案整理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善政府采購法檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好政府采購檔案的收集、整理、移交等工作。3.集中統(tǒng)一管理政府采購檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案利用。（二）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目執(zhí)行過程中各類文件資料的收集、整理，確保文件資料的真實(shí)、完整。2.在采購項(xiàng)目完成后，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、核實(shí)等工作，提供必要的協(xié)助。（三）其他部門職責(zé)1.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，做好與政府采購活動(dòng)相關(guān)文件資料的收集、整理和保管工作。2.按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件資料移交至檔案管理部門。三、檔案收集（一）收集范圍1.采購項(xiàng)目申請(qǐng)文件，包括采購需求論證報(bào)告、采購預(yù)算批復(fù)等。2.采購項(xiàng)目審批文件，如采購計(jì)劃審批表、采購方式變更審批表等。3.采購文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等。4.采購合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議。5.采購項(xiàng)目驗(yàn)收文件，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收記錄等。6.采購過程中的往來函件、會(huì)議紀(jì)要、談判記錄等。7.其他與政府采購活動(dòng)相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.及時(shí)性：各部門應(yīng)在文件資料產(chǎn)生或完成后及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。2.準(zhǔn)確性：收集的文件資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、字跡清晰、格式規(guī)范。3.完整性：全面收集采購活動(dòng)各環(huán)節(jié)的文件資料，不得遺漏重要信息。（三）收集流程1.采購項(xiàng)目執(zhí)行過程中，各部門指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作。2.收集人員對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行初步整理，確保資料齊全、完整。3.定期將收集到的文件資料移交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核無誤后，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行進(jìn)一步整理。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.采購項(xiàng)目類別：按照貨物類、工程類、服務(wù)類進(jìn)行分類。2.采購流程階段：分為采購申請(qǐng)、采購審批、采購執(zhí)行、采購驗(yàn)收等階段。3.文件資料類型：如文件、合同、報(bào)告、記錄等。（二）整理方法1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)、裱糊，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.編頁號(hào)：對(duì)裝訂后的文件資料編寫頁號(hào)，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。3.分類排列：按照分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件資料進(jìn)行分類排列，同一類別的文件按照時(shí)間順序或重要程度依次排列。4.編制目錄：根據(jù)分類排列結(jié)果，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于檢索。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)保持文件資料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于反映采購活動(dòng)的全過程。2.檔案整理應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案整理規(guī)范和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案質(zhì)量。五、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及國(guó)家重大利益、重要政策法規(guī)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：分為[X]年、[X]年等不同期限，根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際利用價(jià)值確定。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求。2.電子檔案：采用電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、備份等管理。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)、維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，嚴(yán)格記錄檔案的出入庫時(shí)間、數(shù)量、去向等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置合理。3.對(duì)重要檔案采取加密存儲(chǔ)、異地備份等安全措施，防止檔案信息泄露或丟失。4.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱政府采購檔案。2.政府相關(guān)部門依法進(jìn)行監(jiān)督檢查、審計(jì)等工作時(shí)查閱檔案。3.因司法訴訟等需要查閱檔案。（二）利用流程1.申請(qǐng)：查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批：檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級(jí)別和利用范圍，確定是否批準(zhǔn)查閱。對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：查閱人憑審批通過的查閱申請(qǐng)表到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱過程，確保檔案安全。查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。4.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，查閱人應(yīng)另行填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的方式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。5.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對(duì)無誤后，辦理歸還手續(xù)。（三）利用要求1.查閱人應(yīng)遵守檔案利用規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得損壞、丟失檔案。2.檔案利用過程中涉及的機(jī)密信息，查閱人應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案利用情況，及時(shí)做好記錄，為檔案的統(tǒng)計(jì)分析和后續(xù)管理提供依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、采購部門代表、財(cái)務(wù)部門代表等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)。（二）銷毀1.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序