PAGE水庫管理所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水庫管理所檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為水庫管理、工程建設(shè)、運行調(diào)度、防汛抗旱等各項工作提供有力支持，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本所實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水庫管理所各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指水庫管理所從事管理、工程建設(shè)、運行維護(hù)、科研等活動直接形成的對本所和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映水庫管理所各項工作的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.實用性原則。檔案管理應(yīng)緊密圍繞水庫管理所的中心工作，便于檔案的查詢、利用和開發(fā)。4.信息化原則。積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以所長為組長，各分管副所長為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全所檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題，審定檔案工作計劃、規(guī)章制度等。（二）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員。檔案管理部門負(fù)責(zé)全所檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作，具體職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本所檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、征集、整理各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號、編目等整理工作，建立健全檔案檢索體系。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定對檔案進(jìn)行鑒定，及時銷毀失去保存價值的檔案。6.開展檔案統(tǒng)計工作，準(zhǔn)確掌握檔案的數(shù)量、種類及利用情況等。7.組織開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為水庫管理所各項工作提供服務(wù)。8.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為社會提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)。9.指導(dǎo)各部門兼職檔案員開展檔案工作，對全所檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（三）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案管理部門開展相關(guān)檔案管理活動。兼職檔案員職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門文件材料進(jìn)行初步整理，定期移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案整理、編目、利用等工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水庫管理所行政管理文件，包括上級文件、本所發(fā)文、會議文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.工程建設(shè)檔案，涵蓋水庫規(guī)劃設(shè)計文件、項目審批文件、招投標(biāo)文件、施工過程文件、工程驗收文件等。3.運行管理檔案，如水庫調(diào)度運行記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、水質(zhì)監(jiān)測報告、安全檢查記錄等。4.科研檔案，包括科研項目立項文件、研究報告、試驗數(shù)據(jù)、成果鑒定文件等。5.財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.人事檔案，包含員工履歷表、工資檔案、考核材料、獎懲記錄等。7.其他具有保存價值的文件材料，如聲像資料、電子文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.對于重要文件材料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保不遺漏關(guān)鍵環(huán)節(jié)的文件。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）。2.工程建設(shè)檔案按照項目前期、項目實施、項目驗收等階段進(jìn)行分類，再按照專業(yè)進(jìn)行細(xì)分。3.運行管理檔案按照不同業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類，如調(diào)度運行、設(shè)備管理、安全管理等。4.科研檔案按照項目研究階段進(jìn)行分類，包括立項、研究、成果等階段。5.財務(wù)檔案按照會計年度和檔案類別進(jìn)行分類，如憑證類、賬簿類、報表類等。6.人事檔案按照檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，如履歷類、考核類、獎懲類等。7.電子文件應(yīng)按照與紙質(zhì)文件對應(yīng)的分類方法進(jìn)行分類，并進(jìn)行有效的元數(shù)據(jù)管理。（五）整理步驟1.分類：按照上述分類方法，對收集的文件材料進(jìn)行分類。2.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括題名、日期、責(zé)任者、文號、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注相關(guān)信息。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源及易燃、易爆物品存放場所。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等設(shè)施，如安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、防盜門窗、除濕機(jī)、防蟲藥品投放裝置、防鼠板等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放于檔案架上，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案：反映水庫管理所主要職能活動和歷史面貌的，對本所和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。如水庫建設(shè)的重要規(guī)劃設(shè)計文件、重大決策文件等。2.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的檔案。如一般的工程建設(shè)文件、年度工作計劃與總結(jié)等，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對本所工作有參考價值的檔案。如一般性業(yè)務(wù)文件、臨時性會議文件等，保管期限為10年。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化等情況。2.檢查中發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并進(jìn)行整改。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合檔案的實際價值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復(fù)文件、無關(guān)緊要的臨時性文件等，可考慮銷毀。3.對仍有一定參考價值，但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實際情況確定是否繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理到期檔案，編制檔案鑒定清冊，列出擬鑒定檔案的題名、日期、文號、保管期限等信息。2.將檔案鑒定清冊提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。3.鑒定工作小組通過查閱檔案內(nèi)容、征求相關(guān)部門意見等方式，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見，確定銷毀或繼續(xù)保存的檔案名單。4.對擬銷毀的檔案，應(yīng)報經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（四）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的統(tǒng)計與編研（一）統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。3.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和本所領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。（二）編研1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)水庫管理所工作需要，開展檔案編研工作。2.編研內(nèi)容包括編寫檔案參考資料，如水庫大事記、工程建設(shè)歷程、規(guī)章制度匯編等；整理專題檔案，如防汛抗旱專題檔案、水質(zhì)保護(hù)專題檔案等。3.通過編研工作，充分挖掘檔案信息資源，為水庫管理所各項工作提供決策依據(jù)和參考。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本所檔案管理制度。2.服務(wù)大局原則。檔案利用應(yīng)圍繞水庫管理所中心工作，為各項業(yè)務(wù)活動提供支持。3.方便利用原則。簡化利用手續(xù)，提高利用效率，為利用者提供便利。（二）利用范圍1.本所員工因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、社會組織等因履行法定職責(zé)需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.本所員工查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前與檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱申請函，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保利用過程符合規(guī)定。2.如發(fā)現(xiàn)利用者有違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將形成的電子文件收集齊全，并按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保不同軟件系統(tǒng)能夠讀取。3.對電子文件應(yīng)進(jìn)行有效的元數(shù)據(jù)管理，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件題名、日期、責(zé)任者、格式、大小等信息。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案存儲介質(zhì)的使用、維護(hù)和更換制度，確保存儲介質(zhì)的安全可靠。（三）電子檔案的利用1.提供電子檔案查閱服務(wù)時，應(yīng)確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。2.利用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案檢索、利用等操作，提高利用效率。3.對電子檔案的利用情況進(jìn)行記錄，包括利用