PAGE酒店企劃部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店企劃部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在酒店經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店企劃部在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企劃部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映酒店企劃工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及酒店機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。6.按照規(guī)定向酒店檔案室移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。7.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、歸還等管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批制度，確保檔案的安全。8.協(xié)助各部門做好檔案的整理和歸檔工作，提供檔案管理方面的培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案的正常使用。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的管理，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.酒店企劃部制定的各類計(jì)劃、方案、報(bào)告、總結(jié)等文件。2.市場(chǎng)調(diào)研資料，包括市場(chǎng)分析報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、客戶需求調(diào)查等。3.廣告宣傳資料，如海報(bào)、宣傳單頁(yè)、廣告片、宣傳冊(cè)等。4.活動(dòng)策劃資料，包括活動(dòng)方案、活動(dòng)預(yù)算、活動(dòng)照片、視頻等。5.酒店品牌建設(shè)資料，如品牌定位、品牌形象設(shè)計(jì)、品牌推廣活動(dòng)等。6.與合作伙伴簽訂協(xié)議、合同等文件。7.各類會(huì)議紀(jì)要、記錄等。8.員工培訓(xùn)資料、考核記錄等。9.其他與酒店企劃工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行收集，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，可分為年度分類、機(jī)構(gòu)分類、問(wèn)題分類等。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每月底前將本部門當(dāng)月形成的檔案整理好后移交給檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)在收到檔案后及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保檔案的及時(shí)入庫(kù)。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，分類準(zhǔn)確、編號(hào)清晰、編目完整。2.檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映酒店主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)酒店有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)酒店工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（四）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。3.對(duì)檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.對(duì)電子檔案應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改或泄露。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.酒店內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.酒店外部有關(guān)單位因合作、調(diào)研等需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱時(shí)間、內(nèi)容、用途等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱者當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并告知其保管要求和注意事項(xiàng)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損毀檔案。（三）利用審批1.酒店內(nèi)部人員查閱檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.酒店外部人員查閱檔案，需經(jīng)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）歸還與注銷1.借閱者應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。2.借閱者歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上注銷借閱記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合酒店的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、各部門負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合酒店的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定其是否具有保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立酒店企劃部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案管理信息系統(tǒng)。3.檔案檢索與利用：通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和在線查閱、借閱等功能。4.檔案數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保