PAGE行政部檔案合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政部檔案合同管理，確保檔案合同的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案合同的利用效率，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部負(fù)責(zé)的各類(lèi)檔案合同管理工作，包括但不限于文件檔案、合同檔案、證照檔案、人事檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政部負(fù)責(zé)對(duì)各類(lèi)檔案合同進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案合同的有序存放和有效利用。2.分類(lèi)管理原則：根據(jù)檔案合同的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案合同的安全保密措施，防止檔案合同的泄露、丟失和損壞。4.全程管理原則：對(duì)檔案合同的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等全過(guò)程進(jìn)行管理，確保檔案合同管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。二、檔案合同管理職責(zé)（一）行政部職責(zé)1.制定和完善檔案合同管理制度，明確檔案合同管理的流程和要求。2.負(fù)責(zé)各類(lèi)檔案合同的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對(duì)檔案合同進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案合同的完整性和準(zhǔn)確性。4.加強(qiáng)檔案合同的安全保密管理，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案合同的泄露、丟失和損壞。5.組織開(kāi)展檔案合同管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案合同管理意識(shí)和技能。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)檔案合同的形成、收集和整理工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交行政部歸檔。2.配合行政部做好檔案合同的清查和盤(pán)點(diǎn)工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案合同管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、出借檔案合同。4.按照規(guī)定的程序和要求查閱、利用檔案合同，并做好登記和記錄工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案合同管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案合同管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案合同的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、利用等。3.定期對(duì)檔案合同進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案合同管理中存在的問(wèn)題。4.加強(qiáng)檔案合同的安全保密管理，確保檔案合同的安全和完整。5.積極參加檔案合同管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案合同的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等。3.公司獲得的各類(lèi)證照、批文、榮譽(yù)證書(shū)等。4.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。5.其他需要?dú)w檔保存的文件和資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案合同的收集工作，確保檔案合同的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案合同應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。3.對(duì)收集的檔案合同應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編號(hào)、編目。（三）整理方法1.分類(lèi)：根據(jù)檔案合同的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)，如分為文書(shū)檔案、合同檔案、證照檔案、人事檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案合同進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案合同目錄，目錄應(yīng)包括檔案合同的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案合同進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案合同的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案合同移交行政部歸檔。2.行政部應(yīng)按照檔案合同的分類(lèi)和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，確保檔案合同的有序存放。3.歸檔的檔案合同應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.檔案合同的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案合同包括公司的重要文件、合同、協(xié)議、證照等。3.長(zhǎng)期保管的檔案合同包括公司的一般性文件、合同、協(xié)議等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案合同包括公司的臨時(shí)性文件、合同、協(xié)議等，保管期限為1年至5年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案合同應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)。2.電子檔案合同應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或其他存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。3.檔案合同的存放應(yīng)便于查找和使用，同時(shí)應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案合同的損壞和丟失。（四）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案合同的安全。五、檔案合同的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案合同應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案合同，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播。3.外部單位查閱檔案合同應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)向檔案管理人員提出查閱申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，并注明查閱的檔案合同名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.檔案管理人員對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案合同。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案合同，不得擅自將檔案合同帶出檔案庫(kù)房。4.查閱人員查閱檔案合同后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案合同，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印、摘抄等。2.外部單位因工作需要利用檔案合同，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印、摘抄等。3.利用檔案合同應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案合同提供給無(wú)關(guān)人員或單位。六、檔案合同的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案合同的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。2.鑒定工作應(yīng)由行政部組織相關(guān)人員進(jìn)行，必要時(shí)可邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員參與。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案合同的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案合同的保存價(jià)值和保管期限。3.檔案合同的密級(jí)和保密期限。（三）鑒定程序1.行政部對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案合同進(jìn)行清理和登記，填寫(xiě)檔案合同銷(xiāo)毀申請(qǐng)表。2.組織相關(guān)人員對(duì)檔案合同進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案合同進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方式1.紙質(zhì)檔案合同應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.電子檔案合同應(yīng)采用刪除或格式化等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案合同應(yīng)填寫(xiě)檔案合同銷(xiāo)毀清單，雙方簽字確認(rèn)。七、檔案合同的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案合同的電子化管理。2.提高檔案合同管理的效率和準(zhǔn)確性，方便檔案合同的查閱和利用。3.加強(qiáng)檔案合同的安全保密管理，防止檔案合同的泄露和丟失。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案合同管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和建設(shè)，包括檔案合同的錄入、存儲(chǔ)、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。2.電子檔案合同的掃描和存儲(chǔ)，將紙質(zhì)檔案合同轉(zhuǎn)化為電子檔案合同進(jìn)行管理。3.檔案合同管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取必要的安全措施，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案合同管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案合同的電子化管理工作的順利進(jìn)行。2.電子檔案合同應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保電子檔案合同的完整性和準(zhǔn)確性。3.加強(qiáng)檔案合同管理信息系統(tǒng)的安全保密管理，設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，防止電子檔案合同的泄露和丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案合同管理制度的有效執(zhí)行。2.各部門(mén)應(yīng)配合行政部做好檔案合同管理工作的監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案合同管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案合同的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的開(kāi)展情況。3.檔案合同管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案合同管理人員的工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：行政部定期對(duì)公司檔案合同管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果以書(shū)面形式通報(bào)各部門(mén)。2.不定期