PAGE新材料檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司新材料檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與新材料相關(guān)的檔案管理，包括新材料研發(fā)、生產(chǎn)、應(yīng)用等過(guò)程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）定義1.新材料檔案：指在公司新材料業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的新材料文件資料，按照規(guī)定的程序和要求，移交檔案部門集中保存的過(guò)程。3.保管期限：根據(jù)新材料檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案保存的時(shí)間長(zhǎng)度，分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善新材料檔案管理制度。集中統(tǒng)一管理公司新材料檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、存儲(chǔ)等工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全與完整。為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并進(jìn)行登記和跟蹤。2.各部門負(fù)責(zé)本部門新材料文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，確保文件資料的真實(shí)、完整。按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件資料移交至檔案管理部門。嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自銷毀、涂改檔案。二、檔案的形成與收集（一）形成要求1.新材料檔案應(yīng)隨業(yè)務(wù)活動(dòng)同步形成，確保文件資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.文件資料的書(shū)寫(xiě)、簽署應(yīng)規(guī)范，使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，字跡清晰，圖表準(zhǔn)確。3.涉及新材料的各類合同、協(xié)議等文件，應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，條款完備，表述準(zhǔn)確。（二）收集范圍1.研發(fā)階段新材料研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告。實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試數(shù)據(jù)、分析報(bào)告。新材料樣品、樣本、圖譜等實(shí)物資料。與外部科研機(jī)構(gòu)合作的相關(guān)協(xié)議、合作成果等。2.生產(chǎn)階段新材料生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程。原材料采購(gòu)合同、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。生產(chǎn)過(guò)程中的各類記錄，如生產(chǎn)批次記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、質(zhì)量控制記錄等。產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、認(rèn)證文件。3.應(yīng)用階段新材料應(yīng)用案例、用戶反饋。市場(chǎng)調(diào)研資料，包括新材料市場(chǎng)需求、競(jìng)爭(zhēng)情況等。與客戶簽訂的新材料產(chǎn)品銷售合同、售后服務(wù)記錄。(三)收集流程1.各部門指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件資料收集齊全。2.收集人員對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行初步整理，檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，剔除無(wú)關(guān)或重復(fù)的文件。3.將初步整理好的文件資料定期移交至本部門檔案管理人員，由檔案管理人員進(jìn)行進(jìn)一步的審核和整理。4.各部門檔案管理人員審核無(wú)誤后，填寫(xiě)檔案移交清單，將檔案移交至公司檔案管理部門。三、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用，提高檔案管理工作效率。（二）分類方法1.按項(xiàng)目分類：以新材料研發(fā)、生產(chǎn)、應(yīng)用等項(xiàng)目為單元，將每個(gè)項(xiàng)目形成的檔案集中在一起。2.項(xiàng)目?jī)?nèi)按文件類型分類：在每個(gè)項(xiàng)目檔案中，再按照文件資料的類型進(jìn)行細(xì)分，如文件、報(bào)告、合同、記錄等。3.按保管期限分類：將整理好的檔案按照永久、長(zhǎng)期、短期進(jìn)行分類存放。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“項(xiàng)目編號(hào)類別編號(hào)順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.項(xiàng)目編號(hào)：以新材料項(xiàng)目的名稱或代碼為基礎(chǔ)，進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，確保每個(gè)項(xiàng)目編號(hào)的唯一性。3.類別編號(hào)：根據(jù)文件資料的類型，設(shè)定相應(yīng)的類別代碼，如“WJ”表示文件，“BG”表示報(bào)告等。4.順序號(hào)：對(duì)同一類別下的文件資料，按照形成時(shí)間或重要程度等順序進(jìn)行編號(hào)。（四）整理步驟1.檔案管理人員接收各部門移交的檔案后，首先對(duì)檔案的完整性進(jìn)行再次檢查，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)返回原部門補(bǔ)充完善。2.按照分類方法和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行分類和編號(hào)。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱。4.將編目后的檔案裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期接收各部門移交的檔案，確保檔案歸檔的及時(shí)性。2.歸檔的檔案應(yīng)符合整理和分類的要求，編號(hào)清晰，編目準(zhǔn)確。3.對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并做好記錄。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，按照分類和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，按照電子檔案的分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，并做好備份工作。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.實(shí)物檔案：如新材料樣品等，應(yīng)妥善保管在專門的實(shí)物檔案庫(kù)中，進(jìn)行分類存放，并建立實(shí)物檔案清單，記錄實(shí)物的名稱、編號(hào)、來(lái)源、存放位置等信息。（三）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱新材料檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的新材料檔案，查閱人員需經(jīng)公司保密管理部門審批，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.公司外部人員查閱新材料檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱新材料檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后向借閱人員發(fā)放檔案，并填寫(xiě)《檔案借閱登記冊(cè)》，記錄借閱日期、借閱人、檔案編號(hào)、歸還日期等信息。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立《檔案查閱登記冊(cè)》和《檔案借閱登記冊(cè)》，詳細(xì)記錄查閱和借閱的相關(guān)信息。2.查閱和借閱記錄應(yīng)保存[X]年，以備查詢和審計(jì)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)新材料檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和公司財(cái)務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息。2.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、保管期限要求，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、模糊不清或失去保存意義的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量及銷毀原因等信息，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，登記內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等。3.在公司指定的地點(diǎn)，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)清理現(xiàn)場(chǎng)，確保銷毀工作徹底完成。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱人次、借閱次數(shù)等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，并定期上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。(二)移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，需要對(duì)新材料檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定和本制度要求，辦理檔案移交手續(xù)。