PAGE天津市救助檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)天津市救助檔案管理，確保救助檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高救助工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，更好地服務(wù)救助對(duì)象，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于天津市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)民政部門及相關(guān)救助管理機(jī)構(gòu)在實(shí)施各類救助工作過(guò)程中形成的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：救助檔案應(yīng)如實(shí)反映救助工作的全過(guò)程和救助對(duì)象的真實(shí)情況。2.完整性原則：涵蓋救助工作各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的各類文件材料，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，表述清晰規(guī)范。4.保密性原則：對(duì)涉及救助對(duì)象個(gè)人隱私等敏感信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。（四）管理職責(zé)1.市民政局負(fù)責(zé)制定全市救助檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)全市救助檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.區(qū)民政局組織實(shí)施本轄區(qū)內(nèi)救助檔案管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)所屬救助管理機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.救助管理機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)本單位救助檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，明確檔案管理崗位和人員職責(zé)，確保檔案管理工作落實(shí)到位。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.救助申請(qǐng)材料：包括救助對(duì)象填寫的申請(qǐng)表、身份證明、家庭經(jīng)濟(jì)狀況證明、困難情況說(shuō)明等。2.審核審批材料：各級(jí)審核審批過(guò)程中形成的意見、報(bào)告、公示材料等。3.救助實(shí)施材料：救助資金發(fā)放記錄、物資發(fā)放清單、救助服務(wù)記錄等。4.動(dòng)態(tài)管理材料：救助對(duì)象變更情況記錄、定期核查材料等。5.其他相關(guān)材料：與救助工作有關(guān)的會(huì)議記錄、調(diào)研材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）收集要求1.救助管理機(jī)構(gòu)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保各類文件材料及時(shí)、完整收集。2.對(duì)救助對(duì)象提交的申請(qǐng)材料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保材料齊全、真實(shí)有效。3.在救助工作過(guò)程中形成的各類文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)收集，不得積壓或遺漏。（三）整理方法1.分類：根據(jù)救助類型和檔案內(nèi)容，將救助檔案分為社會(huì)救助檔案（如城鄉(xiāng)低保檔案、特困人員供養(yǎng)檔案、臨時(shí)救助檔案等）、專項(xiàng)救助檔案（如醫(yī)療救助檔案、教育救助檔案等）、慈善救助檔案等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號(hào)等信息，便于查詢和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于檢索和查閱。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.救助管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案及時(shí)歸入相應(yīng)的檔案類別和年度。2.歸檔時(shí)應(yīng)編制歸檔說(shuō)明，對(duì)檔案的形成過(guò)程、主要內(nèi)容等進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹。3.檔案應(yīng)按照年度、類別、保管期限等順序排列，便于存放和查找。（二）保管期限1.永久保管：涉及救助對(duì)象基本權(quán)益、重大決策、重要?dú)v史事件等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.定期保管：一般分為30年、10年等，具體根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度確定。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可按規(guī)定銷毀。（三）保管設(shè)施與環(huán)境1.救助管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備、人員等的安全管理。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房區(qū)域，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等工作，確保檔案安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄報(bào)告。四、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.遵循合法、合理、安全的原則，在保護(hù)救助對(duì)象隱私和檔案安全的前提下，為救助工作決策、監(jiān)督檢查、救助對(duì)象權(quán)益維護(hù)等提供服務(wù)。2.嚴(yán)格履行檔案查閱審批手續(xù)，確保檔案利用符合規(guī)定要求。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱救助檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱檔案時(shí)不得涂改、損毀、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格審批，并辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。3.出具證明：根據(jù)工作需要，可為有關(guān)部門或單位出具檔案證明材料，證明材料應(yīng)加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)公章，并注明用途和有效期限。（三）服務(wù)措施1.建立檔案信息查詢系統(tǒng)，方便救助管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部及相關(guān)部門查詢檔案信息，提高服務(wù)效率。2.對(duì)救助對(duì)象本人或其監(jiān)護(hù)人，在符合規(guī)定的情況下，提供檔案信息查詢服務(wù)，保障其知情權(quán)。3.積極開展檔案編研工作，如編寫救助工作年鑒、典型案例分析等，為救助工作提供參考和借鑒。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干、檔案管理人員等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值，判斷檔案是否仍具有保存意義。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)從檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、關(guān)聯(lián)性等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出銷毀意見，編制銷毀清冊(cè)。2.將銷毀清冊(cè)報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、安全。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)本單位救助檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.組織協(xié)調(diào)檔案管理工作中的各項(xiàng)事務(wù)，確保檔案管理工作順利開展。3.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門及相關(guān)單位的檔案管理業(yè)務(wù)溝通與協(xié)調(diào)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等具體工作，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范和流程操作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等基礎(chǔ)工作，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整。3.做好檔案庫(kù)房的日常管理工作，維護(hù)檔案保管環(huán)境，保障檔案安全。4.為檔案利用者提供服務(wù)，辦理查閱、借閱、出具證明等手續(xù)，解答相關(guān)咨詢。5.參與檔案鑒定和銷毀工作，協(xié)助編制銷毀清冊(cè)等相關(guān)材料。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.市民政局定期對(duì)區(qū)民政局及救助管理機(jī)構(gòu)的救助檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管條件等。2.區(qū)民政局負(fù)責(zé)對(duì)所屬救助管理機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.監(jiān)督檢查可采取實(shí)地查看、查閱檔案、聽取匯報(bào)等方式進(jìn)行，并形成檢查記錄。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立救助檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的單位和個(gè)人進(jìn)行表