PAGE街道檔案收發(fā)文登記制度一、總則（一）目的為加強街道檔案收發(fā)文管理，確保文件的準確傳遞、妥善保管和有效利用，提高工作效率，保障街道各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于街道各部門、社區(qū)以及下屬企事業(yè)單位在日常工作中收文和發(fā)文的登記管理。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則收發(fā)文登記應準確記錄文件的基本信息，包括文號、標題、發(fā)文機關、日期、密級等，確保登記內容與文件原件一致，符合相關規(guī)范要求。2.及時高效原則收發(fā)文登記要做到及時、迅速，不積壓、不延誤，保證文件能夠及時傳遞到相關部門和人員手中，提高工作效率。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和敏感信息的文件進行妥善保管，防止信息泄露。4.便于查詢原則登記內容應清晰、完整，便于日后查詢和檢索，能夠快速準確地找到所需文件。二、收文登記（一）收文渠道1.上級機關下發(fā)文件通過機要交換、公文傳輸系統(tǒng)、專人送達等方式接收上級機關下發(fā)的各類文件。2.平行單位來文包括其他街道、相關部門、企事業(yè)單位等發(fā)送的文件，通過郵寄、專人送達、電子郵件等方式收取。3.下級單位上報文件各社區(qū)、下屬企事業(yè)單位通過專人報送、公文傳輸系統(tǒng)等途徑上報的文件。（二）收文登記流程1.簽收文件送達時，由專人負責簽收，核對文件數(shù)量、封裝情況等是否完好，并在送文登記簿上簽字確認。2.拆封簽收后的文件，由專人在規(guī)定地點進行拆封，注意保持文件的完整性，避免損壞文件內容。3.分類根據(jù)文件的性質、內容、來源等進行分類，如分為上級文件、平行文件、下級文件、內部文件等。4.登記按照收文登記表的格式，詳細記錄文件的以下信息：文號：文件的發(fā)文字號。標題：文件的具體名稱。發(fā)文機關：文件的制發(fā)單位。日期：文件的印發(fā)日期。密級：文件的保密等級，如絕密、機密、秘密等。份數(shù)：文件的份數(shù)。附件：文件附帶的相關資料。收文日期：街道收到文件的日期。處理情況：記錄文件的傳閱、辦理、歸檔等后續(xù)處理情況。5.編號為便于管理和查詢，對每份收文進行編號，編號應具有唯一性，可按照年份、流水號等方式編排。6.分發(fā)根據(jù)文件的內容和工作需要，將收文及時分發(fā)給相關領導、部門或人員，并在收文登記表上注明分發(fā)去向。（三）特殊文件處理1.緊急文件對于緊急文件，應立即進行登記，并優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時間內傳達給相關人員。同時，要建立緊急文件跟蹤機制，及時掌握文件的辦理進度。2.密級文件嚴格按照保密規(guī)定進行管理，設立專門的密級文件存放區(qū)域，由專人負責保管。在登記時，要注明密級標識，并嚴格控制知悉范圍。3.電子文件隨著信息化辦公的推進，電子文件的收文管理日益重要。對于通過電子郵件、公文傳輸系統(tǒng)等接收的電子文件，要及時進行登記，記錄文件的名稱、來源、日期等信息，并按照規(guī)定進行存儲和備份。同時，要確保電子文件的安全性，防止病毒感染和數(shù)據(jù)丟失。三、發(fā)文登記（一）發(fā)文范圍1.街道向上級機關報送的請示、報告等文件。2.街道向平行單位發(fā)送的函件、通知、通報等文件。3.街道向下屬單位印發(fā)的工作部署、工作要求、指導性文件等。4.街道內部各部門之間傳遞的文件。（二）發(fā)文登記流程1.擬稿由相關部門或人員根據(jù)工作需要起草文件，確保文件內容準確、規(guī)范、符合政策要求。2.審核文件擬稿完成后，送交部門負責人進行審核，審核內容包括文件的格式、內容、邏輯、語言表達等方面，確保文件質量。3.簽發(fā)審核通過的文件，按照街道的發(fā)文審批程序，依次送交分管領導、主要領導簽發(fā)。簽發(fā)人應認真審閱文件，簽署明確意見。4.編號為發(fā)文編制唯一的文號，文號的編制應符合街道的發(fā)文編號規(guī)則，一般包括年份、部門代碼、流水號等。5.登記按照發(fā)文登記表的格式，詳細記錄文件的以下信息：文號：文件的發(fā)文字號。標題：文件的具體名稱。主送機關：文件的接收單位。抄送機關：需要知曉文件內容的其他單位。發(fā)文機關：街道的名稱。日期：文件的印發(fā)日期。密級：文件的保密等級。份數(shù)：文件的印發(fā)份數(shù)。附件：文件附帶的相關資料。發(fā)文日期：文件實際發(fā)出的日期。6.繕印根據(jù)登記后的文件內容進行打印、復印等繕印工作，確保文件格式規(guī)范、字跡清晰。7.校對繕印完成后，安排專人進行校對，核對文件內容與原稿是否一致，避免出現(xiàn)錯別字、漏字、排版錯誤等問題。8.用印校對無誤的文件，加蓋街道公章或相關部門印章。用印應嚴格按照規(guī)定程序進行，確保印章使用的合法性和嚴肅性。9.分發(fā)將蓋印后的文件按照登記的主送機關、抄送機關等進行分發(fā)，確保文件準確送達相關單位和人員。同時，要做好發(fā)文的跟蹤記錄，及時了解文件的接收情況。（三）發(fā)文審核要點1.合法性審核文件內容應符合國家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及街道的相關制度要求，避免出現(xiàn)違法違規(guī)內容。2.必要性審核審核文件的發(fā)文是否必要，是否能夠解決實際問題，避免不必要的發(fā)文，減輕基層負擔。3.準確性審核文件的表述應準確、清晰，邏輯嚴謹，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義等問題，確保文件能夠被準確理解和執(zhí)行。4.格式規(guī)范性審核文件的格式應符合公文格式標準，包括字體、字號、行距、頁邊距、排版等方面，做到整齊規(guī)范、美觀大方。四、登記管理要求（一）登記人員職責1.負責收發(fā)文的具體登記工作，確保登記內容準確、完整、及時。2.嚴格遵守收發(fā)文登記制度，保守工作秘密，不得泄露文件信息。3.定期對收發(fā)文登記情況進行整理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.協(xié)助做好收發(fā)文的分發(fā)、傳遞、歸檔等相關工作。（二）登記設備與場所1.配備專門的收發(fā)文登記設備，如電腦、打印機、復印機等，確保設備正常運行，滿足工作需要。2.設立獨立的收發(fā)文登記場所，保持環(huán)境整潔、安靜，便于文件的存放和管理。同時，要做好防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。（三）登記記錄保存1.收發(fā)文登記表應妥善保存，紙質登記表應按照年度裝訂成冊，電子登記表應進行備份存儲，保存期限按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.收發(fā)文登記記錄是街道檔案管理的重要組成部分，應作為檔案資料進行長期保存，以便日后查閱和參考。五、文件傳遞與流轉（一）文件傳遞方式1.紙質文件傳遞對于重要文件、密級文件等，一般采用紙質文件傳遞方式，通過專人送達、機要交換等途徑進行傳遞。傳遞過程中要注意文件的安全，確保文件不丟失、不損壞。2.電子文件傳遞對于一般性文件、時效性要求較高的文件等，可以采用電子文件傳遞方式，如電子郵件、公文傳輸系統(tǒng)等。在傳遞電子文件時，要確保文件格式正確、內容完整，并按照規(guī)定設置文件的密級和權限。（二）文件流轉程序1.收文流轉收文登記后，按照分發(fā)去向將文件傳遞給相關人員。相關人員在收到文件后，應及時進行處理，并在規(guī)定時間內將處理結果反饋給登記人員。對于需要多個部門協(xié)同辦理的文件，要建立文件流轉跟蹤機制，確保文件在各部門之間順利流轉，避免出現(xiàn)延誤或積壓。2.發(fā)文流轉發(fā)文登記后，按照發(fā)文程序依次進行繕印、校對、用印、分發(fā)等工作。在分發(fā)過程中，要確保文件準確送達主送機關和抄送機關，并及時跟蹤文件的接收情況。對于重要文件或涉及多個部門的文件，要提前與相關部門溝通協(xié)調，確保文件流轉順暢。（三）文件催辦與督辦1.催辦對于超過規(guī)定辦理期限仍未處理的文件，由登記人員進行催辦，及時提醒相關人員加快辦理進度。催辦方式可以采用電話、短信、書面通知等形式。2.督辦對于重要文件、緊急文件或涉及重大事項的文件，由街道辦公室或相關領導進行督辦，定期檢查文件的辦理情況，協(xié)調解決辦理過程中遇到的問題，確保文件得到及時、有效的處理。六、檔案整理與歸檔（一）檔案整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.按照統(tǒng)一的分類標準和編號方法進行整理，確保檔案整理的規(guī)范性和一致性。（二）檔案分類方法1.年度分類法按照文件形成的年度進行分類，將同一年度的文件集中在一起。2.機構分類法按照街道內部的部門、社區(qū)、下屬企事業(yè)單位等機構進行分類，將同一機構形成的文件歸為一類。3.問題分類法按照文件的內容所反映的問題進行分類，如政策法規(guī)、行政管理、經(jīng)濟發(fā)展、社會事務等。（三）檔案編號規(guī)則1.檔案編號應具有唯一性，便于識別和管理。2.編號一般由年份、機構代碼或問題代碼、流水號等組成，體現(xiàn)檔案的分類層次和順序。（四）歸檔要求1.定期歸檔收發(fā)文辦理完畢后，相關人員應及時將文件整理歸檔，一般每月或每季度進行一次集中歸檔。2.歸檔內容歸檔的文件應包括文件原件、附件、處理簽批單、傳閱記錄等相關資料，確保檔案內容完整。3.歸檔流程整理：對文件進行分類、排序、編目等整理工作。裝訂：將整理好的文件按照一定順序進行裝訂，確保文件牢固、整齊。裝盒：將裝訂好的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。上架：將裝盒后的檔案上架存放，按照編號順序排列，便于查找和利用。七、查詢與借閱（一）查詢規(guī)定1.因工作需要查詢檔案的，查詢人員應填寫檔案查詢申請表，注明查詢的文件名稱、文號、日期、查詢目的等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查詢申請表進行查詢，并提供相應的檔案資料。查詢人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。4.對于涉及機密、敏感信息的檔案，查詢人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，借閱人員應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱的檔案名稱、文號、日期、借閱期限、借閱用途等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和分管領導簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員在借閱期間應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。5.借閱結束后，借閱人員應將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完好無損。八、保密與安全（一）保密措施1.加強對收發(fā)文登記人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.嚴格控制文件的知悉范圍，按照文件的密級和規(guī)定的權限進行傳閱、辦理和保管。3.對涉及國家機密、工作秘密和敏感信息的文件，采取加密存儲、專人保管、限制訪問等保密措施。4.在文件傳遞、存儲和處理過程中，防止文件信息被竊取、篡改或泄露。（二）安全管理1.做好收發(fā)文登記場所的安全防范工作，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設施設備。2.定期對收發(fā)文登記設備進行維護和檢查，確保設備正常運行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.加強對電子文件的安全管理，設置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止網(wǎng)絡攻擊和病毒感染。4.對重要文件和檔案資料，定期進行備份存儲，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.街道辦公室定期對各部門的收發(fā)文登記制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括登記記錄的準確性、完整性、及時性，文件傳遞與流轉的順暢性，檔案整理與歸檔的規(guī)范性等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及