PAGE市人民調(diào)解檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市人民調(diào)解檔案管理，規(guī)范人民調(diào)解檔案的收集、整理、保管、利用等工作，充分發(fā)揮人民調(diào)解檔案在維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、化解矛盾糾紛中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市人民調(diào)解工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本市各級(jí)人民調(diào)解委員會(huì)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“調(diào)委會(huì)”）在調(diào)解各類(lèi)民間糾紛過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則調(diào)委會(huì)的檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映人民調(diào)解工作的實(shí)際情況，做到準(zhǔn)確無(wú)誤，嚴(yán)禁弄虛作假。3.分類(lèi)科學(xué)原則按照人民調(diào)解檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于保管和利用。4.方便利用原則建立健全檔案利用制度，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為人民調(diào)解工作和社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)調(diào)委會(huì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀等工作。3.建立檔案管理工作臺(tái)賬，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.為調(diào)委會(huì)及其他部門(mén)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和記錄工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、齊全完整。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、復(fù)印等手續(xù)，及時(shí)做好登記和記錄工作。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助做好檔案數(shù)字化錄入、存儲(chǔ)等工作。6.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。（三）調(diào)委會(huì)成員職責(zé)1.積極配合檔案管理部門(mén)和檔案管理人員做好檔案的收集工作，在調(diào)解工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)材料移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)本人在調(diào)解工作中形成的材料進(jìn)行整理和歸檔，確保材料真實(shí)、完整、規(guī)范。3.遵守檔案管理工作制度，不得擅自銷(xiāo)毀檔案或涂改、偽造檔案內(nèi)容。三、檔案收集（一）收集范圍1.人民調(diào)解申請(qǐng)書(shū)、受理登記表、調(diào)查筆錄、調(diào)解筆錄、調(diào)解協(xié)議書(shū)等調(diào)解過(guò)程中形成的各類(lèi)文書(shū)材料。2.與調(diào)解糾紛相關(guān)的證據(jù)材料，如證人證言、書(shū)證、物證、視聽(tīng)資料等。3.調(diào)解工作中形成的會(huì)議記錄、工作簡(jiǎn)報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。4.調(diào)解工作中涉及的當(dāng)事人身份證明、授權(quán)委托書(shū)等相關(guān)材料。5.其他具有保存價(jià)值的與人民調(diào)解工作有關(guān)的材料。（二）收集要求1.及時(shí)性調(diào)委會(huì)成員應(yīng)在調(diào)解工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)材料移交檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集整理，確保檔案的時(shí)效性。2.完整性收集的檔案材料應(yīng)齊全完整，能夠反映人民調(diào)解工作的全過(guò)程和主要內(nèi)容，不得遺漏重要材料。3.準(zhǔn)確性檔案材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，不得有涂改、偽造等現(xiàn)象。（三）收集程序1.調(diào)委會(huì)成員在調(diào)解工作結(jié)束后，按照檔案收集范圍和要求，對(duì)調(diào)解過(guò)程中形成的材料進(jìn)行整理，填寫(xiě)檔案移交清單，將材料移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理人員對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行核對(duì)，檢查材料是否齊全完整、符合要求，對(duì)不符合要求的材料及時(shí)退回調(diào)委會(huì)成員補(bǔ)充完善。3.檔案管理人員將核對(duì)無(wú)誤的檔案材料進(jìn)行登記，建立檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、來(lái)源、移交時(shí)間等信息。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)人民調(diào)解檔案按照年度保管期限糾紛類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。1.年度按照檔案形成的年度進(jìn)行分類(lèi)，如20XX年度檔案。2.保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）三種保管期限。具有重要憑證作用和長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)人民調(diào)解工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)人民調(diào)解工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。3.糾紛類(lèi)別根據(jù)人民調(diào)解糾紛的不同類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，如婚姻家庭糾紛、鄰里糾紛、合同糾紛等。（三）整理方法1.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的材料進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，使其規(guī)格統(tǒng)一，然后按照檔案材料的排列順序進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持整齊牢固。2.編頁(yè)號(hào)在每份檔案材料的右上角或左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，空白頁(yè)不編號(hào)。3.編目編制卷內(nèi)目錄按照檔案材料的排列順序，逐份填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。編制卷內(nèi)備考表在卷內(nèi)文件材料結(jié)束后，填寫(xiě)卷內(nèi)備考表，說(shuō)明本卷檔案的整理情況、缺損情況、補(bǔ)充情況等，并由檔案管理人員簽名蓋章。編制案卷封面案卷封面應(yīng)填寫(xiě)全宗名稱(chēng)、類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)等項(xiàng)目，字跡應(yīng)工整、清晰。4.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒脊背填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、起止卷號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找和利用。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取異地備份等措施，確保檔案的安全性。（三）保管期限1.永久保管的檔案具有重要?dú)v史價(jià)值和法律憑證作用的人民調(diào)解協(xié)議書(shū)。涉及重大疑難糾紛、群體性糾紛的調(diào)解檔案。其他具有重要保存價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)人民調(diào)解工作有查考利用價(jià)值的調(diào)解檔案。涉及一般糾紛的調(diào)解檔案。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)人民調(diào)解工作有查考利用價(jià)值的調(diào)解檔案。調(diào)解過(guò)程簡(jiǎn)單、材料較少的檔案。（四）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無(wú)誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類(lèi)是否齊全，檔案的整理是否規(guī)范，檔案的保管是否安全等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案缺損、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、調(diào)委會(huì)負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合人民調(diào)解工作的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。3.具有下列情形之一的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存：涉及未結(jié)糾紛或可能引發(fā)新糾紛的檔案。具有重要參考價(jià)值的典型案例檔案。其他需要繼續(xù)保存的檔案。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)鑒定意見(jiàn)進(jìn)行集體討論，形成鑒定結(jié)論。3.對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案鑒定、銷(xiāo)毀等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，記錄相關(guān)數(shù)據(jù)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，及時(shí)上報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和上級(jí)主管部門(mén)。（三）統(tǒng)計(jì)分析1.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和不足，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，制定相應(yīng)的工作計(jì)劃和措施，不斷提高檔案管理工作水平。八、檔案利用（一）利用范圍1.調(diào)委會(huì)工作人員在工作中查閱檔案，用于參考借鑒、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)工作等。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)組織等因工作需要查閱檔案，用于了解糾紛調(diào)解情況、處理相關(guān)案件等。3.當(dāng)事人及其代理人因自身權(quán)益需要查閱檔案，用于了解調(diào)解過(guò)程和結(jié)果等。（二）利用方式1.查閱調(diào)委會(huì)工作人員、司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)組織等因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下查閱檔案。當(dāng)事人及其代理人查閱檔案的，應(yīng)提交有效身份證明和相關(guān)證明材料，經(jīng)調(diào)委會(huì)負(fù)責(zé)人同意后，在檔案管理人員的陪同下查閱檔案。查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.出具證明因工作需要出具檔案證明的，應(yīng)填寫(xiě)證明申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員根據(jù)檔案內(nèi)容出具證明，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用部門(mén)、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存?zhèn)洳?，以便?duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立人民調(diào)解檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為調(diào)委會(huì)及其他部門(mén)提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化錄入1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.數(shù)字化錄入的檔案應(yīng)按照檔案整理的要求進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）系統(tǒng)管理1.配備專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理。2.制定檔案信息化