PAGE小學貧困生補助檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范小學貧困生補助工作的檔案管理，確保補助資金的合理使用和貧困生信息的準確記錄，保障貧困學生的合法權益，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有涉及貧困生補助工作的部門和人員，包括但不限于學生資助管理部門、各年級組、班主任等。（三）依據本制度依據國家相關法律法規(guī)，如《中華人民共和國教育法》、《中華人民共和國義務教育法》以及教育部門關于貧困生補助工作的政策文件和行業(yè)標準制定。二、檔案內容（一）學生基本信息檔案1.個人資料學生姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、家庭住址、聯(lián)系電話等。提供學生身份證號碼（如有）或戶口本復印件，確保信息準確無誤。2.學籍信息所在學校、年級、班級、學籍號等。記錄學生入學時間、轉學情況（如有）等學籍變動信息。（二）家庭經濟情況檔案1.家庭收入證明父母或監(jiān)護人的工作單位出具的收入證明，明確收入金額、收入形式（如工資、務農收入等）。如有其他家庭成員收入，需一并提供相關證明材料。2.家庭財產狀況房產情況，包括自有房產的面積、地址，或租房合同等。車輛信息（如有），如車輛類型、購買時間等。其他大額財產信息，如存款、投資等情況說明。3.家庭困難證明由村（居）委會、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）民政部門等出具的家庭困難證明材料，注明困難原因（如家庭成員重大疾病、殘疾、受災等）。提供相關困難證明的文件編號、出具日期等詳細信息。（三）貧困生申請及審核檔案1.申請表學生填寫的貧困生補助申請表，包括申請補助類型（如國家助學金、地方政府助學金等）、申請理由、家庭經濟情況說明等。申請表需學生本人簽字，并注明申請日期。2.審核材料班主任對學生申請材料的初審意見，包括對學生家庭情況的核實情況、申請材料完整性和真實性的判斷等。年級組對申請學生的復審意見，匯總各班級初審情況，提出復審建議。學校資助管理部門的終審意見，綜合各方面審核情況，確定是否給予補助及補助金額。審核過程中如有需要補充或調查的材料記錄，如實地走訪記錄、與家長或相關部門溝通的記錄等。（四）補助發(fā)放檔案1.發(fā)放記錄詳細記錄每學期貧困生補助的發(fā)放時間、發(fā)放金額、發(fā)放方式（如銀行卡發(fā)放、現金發(fā)放等）。注明領取補助學生的簽字確認情況，如簽字時間、簽字地點等。2.資金來源及去向記錄補助資金的來源渠道，如中央專項資金、地方配套資金等。對資金發(fā)放賬戶進行詳細記錄，包括開戶行名稱、賬號等信息。（五）動態(tài)管理檔案1.學生家庭經濟情況變化記錄定期更新學生家庭經濟情況，記錄家庭收入、財產等方面的變化情況。如家庭經濟狀況好轉不再符合貧困生條件，記錄相關情況及取消補助的時間和依據。2.學生在校表現及學業(yè)成績記錄班主任及任課教師對學生在校學習態(tài)度、成績進步情況、遵守校規(guī)校紀等方面的記錄。對于因個人原因導致成績下滑或違反校規(guī)校紀的學生，記錄相關處理情況及對其補助資格的影響。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.班主任負責組織學生填寫貧困生補助申請表，并指導學生準備相關證明材料。2.學生將申請表及證明材料提交給班主任，班主任對申請材料進行初步審核，確保材料齊全、真實有效。3.初審通過后，班主任將申請材料提交至年級組，年級組進行復審，進一步核實學生家庭情況。4.年級組復審通過后，將申請材料報送學校資助管理部門，學校資助管理部門進行終審，確定補助名單和補助金額。（二）收集要求1.各環(huán)節(jié)收集的檔案材料應確保內容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。2.對于復印件材料，需注明“與原件核對無誤”字樣，并由核對人簽字確認。3.檔案材料應按照類別和時間順序進行整理，確保便于查閱和管理。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.遵循真實性原則，確保檔案內容真實反映學生家庭經濟情況和補助工作實際。2.按照完整性原則，對各類檔案材料進行全面收集和整理，不得遺漏重要信息。3.堅持系統(tǒng)性原則，將檔案材料按照一定的邏輯順序分類整理，便于查找和使用。（二）歸檔方法1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行歸檔。紙質檔案按照年度、學期、類別進行分類裝訂成冊，每冊檔案應編制目錄，注明檔案內容和頁碼。2.電子檔案應建立清晰的文件夾結構，按照紙質檔案的分類方式進行命名和存儲，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。電子檔案應定期進行備份，防止數據丟失。五、檔案保管與保密（一）保管要求1.設立專門的檔案保管室，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案保管人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案材料應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。（二）保密措施1.嚴格限制檔案查閱人員范圍，未經授權不得擅自查閱、復印或傳播檔案內容。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對涉及學生個人隱私和家庭敏感信息的內容予以保密。3.在檔案查閱、使用過程中，應做好登記記錄，注明查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。六、檔案查閱與使用（一）查閱流程1.因工作需要查閱檔案的人員，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案保管部門。3.檔案保管部門根據申請內容，安排專人負責提供檔案查閱服務，并在查閱現場進行監(jiān)督。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復印或摘錄相關內容，應經檔案保管部門同意，并注明出處。（二）使用規(guī)定1.檔案僅供學校內部開展貧困生補助工作、上級主管部門檢查指導、審計監(jiān)督等工作使用，不得用于其他無關目的。2.在使用檔案過程中，應注意保護檔案的完整性和保密性，不得泄露學生個人隱私信息。3.使用完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案保管部門，由檔案保管人員進行核對和整理。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案材料超過保管期限，且已無保存價值的，可以進行銷毀。2.因學校合并、撤銷等原因，導致相關檔案不再需要保存的，可進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案保管部門定期對檔案進行清查，確定需要銷毀的檔案清單。2.編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、年度、保管期限、銷毀原因等信息，并由檔案保管人員、部門負責人簽字確認。3.檔案銷毀清冊報學校領導審批后，由檔案保管部門會同相關部門共同進行銷毀。4.銷