PAGE會(huì)計(jì)事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案制度一、總則（一）制定目的本業(yè)務(wù)檔案制度旨在規(guī)范會(huì)計(jì)事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為事務(wù)所的業(yè)務(wù)開展、質(zhì)量控制、內(nèi)部管理以及外部監(jiān)管提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于本會(huì)計(jì)事務(wù)所全體員工在承辦各類會(huì)計(jì)、審計(jì)、稅務(wù)等業(yè)務(wù)過程中形成的檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：業(yè)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)開展的全過程，確保所記錄信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋業(yè)務(wù)從承接至完成的各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類資料，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)計(jì)算、文字表述等符合專業(yè)要求和事實(shí)情況。4.保密性原則：對涉及客戶商業(yè)秘密、敏感信息等嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔、保管和查閱等遵循統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。二、業(yè)務(wù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按業(yè)務(wù)類型分類審計(jì)業(yè)務(wù)檔案：包括年度財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)、任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)等項(xiàng)目的相關(guān)資料。稅務(wù)業(yè)務(wù)檔案：如納稅申報(bào)代理、稅務(wù)籌劃方案、稅務(wù)鑒證報(bào)告等形成的檔案。會(huì)計(jì)咨詢業(yè)務(wù)檔案：涵蓋財(cái)務(wù)咨詢、會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)、內(nèi)部控制咨詢等業(yè)務(wù)的檔案。2.按業(yè)務(wù)階段分類承接階段檔案：包括業(yè)務(wù)委托書、客戶基本情況調(diào)查表、業(yè)務(wù)承接風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表等。計(jì)劃階段檔案：審計(jì)計(jì)劃、稅務(wù)籌劃計(jì)劃、咨詢服務(wù)工作計(jì)劃等。實(shí)施階段檔案：工作底稿、取證記錄、溝通函件等。報(bào)告階段檔案：審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)報(bào)告、咨詢報(bào)告以及相關(guān)審批文件等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用“年份+業(yè)務(wù)類型代碼+順序號(hào)”的編號(hào)方式。2.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.業(yè)務(wù)類型代碼：審計(jì)業(yè)務(wù)：“SJ”稅務(wù)業(yè)務(wù)：“SW”會(huì)計(jì)咨詢業(yè)務(wù)：“ZX”4.順序號(hào)：從“001”開始依次遞增，按業(yè)務(wù)檔案形成的先后順序編號(hào)。例如，2023年第5個(gè)審計(jì)業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為“2023SJ005”。三、業(yè)務(wù)檔案的形成與收集（一）形成要求1.業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)開展過程中應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄各項(xiàng)工作內(nèi)容，確保檔案資料的原始性和真實(shí)性。2.工作底稿應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，相關(guān)數(shù)據(jù)和結(jié)論有充分的依據(jù)和說明。3.與客戶溝通的函件、會(huì)議記錄等應(yīng)妥善保存，注明日期、參與人員和主要內(nèi)容。（二）收集職責(zé)1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案的收集工作，確保各類資料齊全。2.項(xiàng)目組成員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的資料提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，配合做好收集工作。（三）收集時(shí)間1.在業(yè)務(wù)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)完成業(yè)務(wù)檔案的初步收集工作，確保資料無遺漏。2.對于一些需要后續(xù)補(bǔ)充或完善的資料，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成補(bǔ)充收集。四、業(yè)務(wù)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.對收集到的業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行分類整理，按照業(yè)務(wù)流程和檔案分類標(biāo)準(zhǔn)有序排列。2.去除重復(fù)、無關(guān)的資料，對破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子文檔進(jìn)行規(guī)范命名和分類存儲(chǔ)，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致且便于查找。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對整理好的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行審核，確保資料完整、準(zhǔn)確、合規(guī)。2.審核通過后，填寫檔案歸檔清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、頁數(shù)等信息。3.將檔案移交至事務(wù)所檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。檔案管理部門按照編號(hào)順序?qū)n案存入專門的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中。（三）歸檔期限業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作，特殊情況經(jīng)事務(wù)所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可適當(dāng)延長，但最長不得超過[X]個(gè)月。五、業(yè)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.審計(jì)業(yè)務(wù)檔案年度財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)檔案保管期限為[X]年，其中涉及上市公司、國有企業(yè)等特殊客戶的審計(jì)檔案保管期限為[X]年。專項(xiàng)審計(jì)、任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)等檔案保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定，一般不少于[X]年。2.稅務(wù)業(yè)務(wù)檔案納稅申報(bào)代理、稅務(wù)籌劃方案等檔案保管期限為[X]年，稅務(wù)鑒證報(bào)告等檔案保管期限為[X]年。3.會(huì)計(jì)咨詢業(yè)務(wù)檔案財(cái)務(wù)咨詢、會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)等檔案保管期限為[X]年，涉及重要決策咨詢等業(yè)務(wù)的檔案保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般不少于[X]年。（二）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（三）保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管環(huán)境、存儲(chǔ)設(shè)備等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)問題的檔案，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)、補(bǔ)充資料、調(diào)整存儲(chǔ)方式等，并記錄檢查情況和處理結(jié)果。六、業(yè)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.事務(wù)所內(nèi)部人員因工作需要查閱業(yè)務(wù)檔案的，需填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及事務(wù)所核心業(yè)務(wù)、重大項(xiàng)目或機(jī)密信息的檔案，查閱申請需經(jīng)事務(wù)所分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)、司法機(jī)關(guān)等因工作需要查閱業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函件，經(jīng)事務(wù)所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱規(guī)定1.事務(wù)所內(nèi)部人員因工作需要借閱業(yè)務(wù)檔案的，需填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)追究借閱人員責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應(yīng)對查閱和借閱業(yè)務(wù)檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、檔案名稱和編號(hào)、查閱（借閱）目的、批準(zhǔn)人等信息，記錄應(yīng)保存[X]年。七、業(yè)務(wù)檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及客戶商業(yè)秘密、敏感信息等的業(yè)務(wù)檔案，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。2.在查閱和借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對查閱（借閱）人員進(jìn)行保密提醒，要求其遵守保密規(guī)定。3.對檔案庫房等存放檔案的區(qū)域進(jìn)行嚴(yán)格管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時(shí)監(jiān)控?zé)o死角。2.定期對檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)檔案安全，并按照預(yù)案進(jìn)行處理。八、業(yè)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.業(yè)務(wù)檔案保管期限屆滿，且經(jīng)事務(wù)所檔案管理部門審核確認(rèn)無繼續(xù)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因其他特殊原因需要提前銷毀檔案的，需經(jīng)事務(wù)所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息，報(bào)事務(wù)所領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對。3.采用焚燒、粉碎等方式對檔案進(jìn)行銷毀，并由監(jiān)銷人員現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀徹底。4.銷毀完成后填寫銷毀記錄，注明銷毀日期、檔案名稱和數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，