PAGE檔案三合一制度來源哪里一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本關(guān)于“檔案三合一制度來源哪里”的文檔。本制度旨在明確檔案三合一制度的起源、發(fā)展及在公司檔案管理中的應(yīng)用，規(guī)范公司檔案管理工作流程，提高檔案管理水平，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管和利用等過程中的活動(dòng)。涵蓋公司各類文件、資料、記錄等，包括但不限于行政管理檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、財(cái)務(wù)檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、人力資源檔案等。（三）相關(guān)定義1.檔案三合一制度：指將檔案的分類方案、歸檔范圍和保管期限表有機(jī)結(jié)合的一種檔案管理制度。通過明確檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)歸檔的文件材料范圍以及不同檔案的保管期限，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.檔案：是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等。3.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件材料按照規(guī)定的程序和要求收集齊全，整理分類后移交檔案部門保存的過程。二、檔案三合一制度的起源與發(fā)展（一）起源背景隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)管理的日益精細(xì)化，檔案數(shù)量不斷增加，檔案管理的難度也日益加大。傳統(tǒng)的檔案管理方式往往缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，導(dǎo)致檔案查找不便、利用效率低下，甚至出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題。為了解決這些問題，檔案管理領(lǐng)域開始探索更加科學(xué)、有效的管理方法，檔案三合一制度應(yīng)運(yùn)而生。（二）發(fā)展歷程1.初步探索階段：早期，一些企業(yè)和檔案管理機(jī)構(gòu)開始嘗試對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，并制定相應(yīng)的保管期限規(guī)定，但這些規(guī)定往往不夠完善和統(tǒng)一。2.逐步完善階段：隨著實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累和理論研究的深入，檔案三合一制度逐漸得到完善。各地檔案管理部門和相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)開始制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍和保管期限表，推動(dòng)了檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程。3.廣泛應(yīng)用階段：如今，檔案三合一制度已在各類企事業(yè)單位、政府部門等廣泛應(yīng)用，成為檔案管理的重要制度之一。它為檔案管理提供了明確的指導(dǎo)和規(guī)范，有效提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。三、檔案三合一制度參考的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（一）法律法規(guī)1.《中華人民共和國(guó)檔案法》該法是我國(guó)檔案管理的基本法律，對(duì)檔案的定義、管理原則、機(jī)構(gòu)職責(zé)、保護(hù)利用等方面做出了全面規(guī)定。檔案三合一制度的制定必須遵循《檔案法》的基本原則和要求，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.《機(jī)關(guān)檔案工作條例》針對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作，該條例明確了機(jī)關(guān)檔案工作的任務(wù)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、業(yè)務(wù)要求等內(nèi)容。公司作為一個(gè)組織，在制定檔案三合一制度時(shí)，可參考其中關(guān)于檔案整理、歸檔、保管等方面的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行細(xì)化和完善。3.《企業(yè)檔案管理規(guī)定》對(duì)企業(yè)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了規(guī)范，包括企業(yè)檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等。公司的檔案三合一制度應(yīng)符合《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的要求，保障企業(yè)檔案的安全和有效利用。（二）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1.《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定了歸檔文件整理的原則、方法和質(zhì)量要求，是檔案整理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。在制定檔案三合一制度的分類方案和歸檔范圍時(shí)，應(yīng)遵循《歸檔文件整理規(guī)則》，確保檔案整理的規(guī)范性和一致性。2.《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》明確了機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍和不同類型文件的保管期限，為檔案三合一制度中的保管期限表制定提供了重要參考。公司可根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，參考該規(guī)定確定各類檔案的保管期限。3.其他相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不同行業(yè)可能有各自特定的檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)，如金融行業(yè)、醫(yī)療行業(yè)等。公司應(yīng)關(guān)注所在行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案三合一制度符合行業(yè)特點(diǎn)和發(fā)展需求。四、檔案三合一制度的具體內(nèi)容（一）分類方案1.分類原則檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性和穩(wěn)定性原則?？茖W(xué)性要求分類方法符合檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)；系統(tǒng)性要求分類體系完整、層次分明；實(shí)用性要求分類便于檔案的整理、檢索和利用；穩(wěn)定性要求分類方案在一定時(shí)期內(nèi)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁變動(dòng)。2.分類方法公司檔案可采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法。年度分類：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，每年形成的檔案單獨(dú)排列。這樣便于按年度查找和統(tǒng)計(jì)檔案，反映公司不同年度的工作情況。機(jī)構(gòu)（問題）分類：在年度分類的基礎(chǔ)上，按照公司內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)問題進(jìn)行進(jìn)一步分類。例如，行政管理檔案可按辦公室、人力資源部、財(cái)務(wù)部等機(jī)構(gòu)分類；業(yè)務(wù)合同檔案可按業(yè)務(wù)類型分類，如銷售合同、采購(gòu)合同等。通過這種分類方式，使檔案更加條理清晰，便于管理和利用。保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案分為永久、定期（如30年、10年等）保管。不同保管期限的檔案分別排列，便于對(duì)檔案進(jìn)行有針對(duì)性的管理和處置。3.分類細(xì)則針對(duì)公司不同類型的檔案，制定詳細(xì)的分類細(xì)則。例如：行政管理檔案：分為綜合管理類、會(huì)議文件類、發(fā)文類、收文類、人事檔案類、印章管理類等。綜合管理類包括公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等；會(huì)議文件類包括各類會(huì)議的通知、議程、紀(jì)要等；發(fā)文類包括公司對(duì)外發(fā)布的正式文件；收文類包括上級(jí)部門、其他單位發(fā)來的文件；人事檔案類包括員工個(gè)人檔案、任免文件等；印章管理類包括印章使用記錄、印章保管規(guī)定等。業(yè)務(wù)合同檔案：按照業(yè)務(wù)類型分為銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、技術(shù)合同等。每種合同類型再根據(jù)合同簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行細(xì)分，確保合同檔案的分類清晰、便于查找。財(cái)務(wù)檔案：分為會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)表類、審計(jì)報(bào)告類等。會(huì)計(jì)憑證類按月份或季度裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)賬簿按年度整理，財(cái)務(wù)報(bào)表按年度歸檔，審計(jì)報(bào)告按審計(jì)時(shí)間和項(xiàng)目分類。技術(shù)研發(fā)檔案：根據(jù)研發(fā)項(xiàng)目階段分為項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究開發(fā)過程文件、測(cè)試報(bào)告文件成果鑒定文件等。每個(gè)階段的文件再按照具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告等；研究開發(fā)過程文件包括實(shí)驗(yàn)記錄、技術(shù)方案等。（二）歸檔范圍1.歸檔文件材料的確定原則歸檔文件材料應(yīng)是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件及其相應(yīng)的元數(shù)據(jù)等。確定歸檔范圍時(shí)，應(yīng)遵循全面性、真實(shí)性、完整性原則，確保將公司重要的文件材料都納入歸檔范圍。2.具體歸檔范圍行政管理方面：公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；各類會(huì)議文件；發(fā)文、收文登記及文件正文；人事任免、考核、獎(jiǎng)懲文件；印章使用記錄；辦公設(shè)備采購(gòu)、維修記錄等。業(yè)務(wù)合同方面：各類業(yè)務(wù)合同文本；合同洽談?dòng)涗?、意向書；合同變更、解除協(xié)議；合同履行過程中的相關(guān)文件，如發(fā)貨單、驗(yàn)收單、對(duì)賬單等。財(cái)務(wù)方面：會(huì)計(jì)憑證（原始憑證、記賬憑證）；會(huì)計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬等）；財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等）；審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料；財(cái)務(wù)預(yù)算、決算文件等。技術(shù)研發(fā)方面：項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告；技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告；技術(shù)成果鑒定文件、專利申請(qǐng)文件；技術(shù)交流與合作文件等。人力資源方面：?jiǎn)T工招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬福利等相關(guān)文件；員工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議；員工離職手續(xù)文件等。3.特殊情況的歸檔規(guī)定對(duì)于一些特殊情況產(chǎn)生的文件材料，如公司重大活動(dòng)的照片、錄像、音頻資料等，應(yīng)根據(jù)其重要性和保存價(jià)值確定是否歸檔及歸檔方式。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其元數(shù)據(jù)的完整性，并按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，以便長(zhǎng)期保存和利用。（三）保管期限表1.保管期限確定原則保管期限的確定應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素綜合考慮。重要的、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，根據(jù)其重要程度確定相應(yīng)的定期保管期限。2.具體保管期限劃分永久保管：公司設(shè)立、變更、注銷的相關(guān)文件；公司章程、股東會(huì)議記錄；重要的業(yè)務(wù)合同，如長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作合同、涉及重大資產(chǎn)交易的合同；年度財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告；具有重要?dú)v史價(jià)值的技術(shù)研發(fā)成果文件等。定期保管30年：一般性業(yè)務(wù)合同；員工年度考核文件；會(huì)計(jì)憑證等。定期保管10年：一般性的行政管理文件，如月度工作計(jì)劃、總結(jié)；短期的業(yè)務(wù)往來文件；普通員工的勞動(dòng)合同等。3.保管期限調(diào)整規(guī)定隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案管理需求的變化，保管期限可能需要進(jìn)行調(diào)整。公司應(yīng)定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于不再具有保存價(jià)值或保管期限過長(zhǎng)的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀；對(duì)于因業(yè)務(wù)發(fā)展需要延長(zhǎng)保管期限的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，并做好記錄。五附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇有疑問或需要進(jìn)一步明確的問題，各部門應(yīng)及時(shí)與檔案管理部門溝通，檔案管理部門將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行解釋和說明。（二）修訂與完善