PAGE養(yǎng)老院檔案資料保管制度一、總則（一）目的為加強養(yǎng)老院檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于養(yǎng)老院所有檔案資料的保管工作，包括但不限于入住老人檔案、服務(wù)記錄、財務(wù)檔案、行政文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：養(yǎng)老院檔案資料由專門的檔案管理部門或人員進行集中保管，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和用途，進行分類整理，便于查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立健全檔案資料的查閱、借閱制度，確保檔案資料能夠及時、準確地為養(yǎng)老院的管理和服務(wù)提供支持。二、檔案資料的分類與編號（一）分類1.入住老人檔案：包括老人基本信息、健康狀況、護理需求、家屬信息等。2.服務(wù)記錄檔案：涵蓋日常護理記錄、醫(yī)療服務(wù)記錄、康復(fù)訓(xùn)練記錄、心理關(guān)懷記錄等。3.財務(wù)檔案：包含財務(wù)報表、收支憑證、固定資產(chǎn)清單等。4.行政文件檔案：如養(yǎng)老院規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要等。5.員工檔案：涉及員工個人簡歷、入職手續(xù)、培訓(xùn)記錄、考核評價等。6.設(shè)施設(shè)備檔案：包括養(yǎng)老院建筑圖紙、設(shè)施設(shè)備清單、維護保養(yǎng)記錄等。7.合同檔案：如租賃合同、服務(wù)協(xié)議、采購合同等。（二）編號1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的編號方式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.入住老人檔案編號：以“LR”開頭，后面依次為年份、月份、流水號，如“LR202305001”表示2023年5月入住的第1位老人檔案。3.服務(wù)記錄檔案編號：以“FJ”開頭，再按照年份、月份、服務(wù)類型（如護理、醫(yī)療等）、流水號進行編排，例如“FJ202306HL001”代表2023年6月的護理服務(wù)記錄第1份。4.財務(wù)檔案編號：以“CW”開頭，接著是年份、檔案類別（如報表、憑證等）、流水號，如“CW2023BZ001”表示2023年的第1份財務(wù)報表。5.行政文件檔案編號：以“XZ”開頭，然后是年份、文件類別（如制度、計劃等）、流水號，如“XZ2023ZD001”為2023年的第1項規(guī)章制度。6.員工檔案編號：以“YG”開頭，按照年份、員工類別（如管理人員、護理人員等）、流水號排列，如“YG2023GL001”表示2023年入職的第1位管理人員檔案。7.設(shè)施設(shè)備檔案編號：以“SS”開頭，隨后是年份、設(shè)備類別（如建筑、醫(yī)療設(shè)備等）、流水號，如“SS2023JY001”代表2023年的第1件醫(yī)療設(shè)備檔案。8.合同檔案編號：以“HT”開頭，再依次為年份、合同類別（如租賃、服務(wù)等）、流水號，如“HT2023ZL001”表示2023年的第1份租賃合同。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時歸檔。2.入住老人檔案由接待部門在老人入住時負責(zé)收集相關(guān)資料，并及時移交檔案管理部門。3.服務(wù)記錄檔案由各服務(wù)崗位工作人員在服務(wù)過程中實時記錄，并定期整理后移交檔案管理部門。4.財務(wù)檔案由財務(wù)部門按照財務(wù)管理制度的要求進行整理和保管，并定期向檔案管理部門移交。5.行政文件檔案由文件起草或承辦部門在文件形成后及時送交檔案管理部門。6.員工檔案由人力資源部門負責(zé)建立和管理，并按照規(guī)定向檔案管理部門移交。7.設(shè)施設(shè)備檔案由相關(guān)管理部門在設(shè)備采購、安裝、維護等過程中收集整理后移交檔案管理部門。8.合同檔案由簽訂合同的部門在合同簽訂后及時將原件送交檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門收到檔案資料后，應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進行整理。2.對每份檔案資料進行核對，確保資料的完整性和準確性。3.去除重復(fù)、無效的資料，對破損、褪色的資料進行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案資料的類別和編號順序進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。5.編制檔案資料目錄清單，并錄入電子檔案管理系統(tǒng)，便于查詢和檢索。四、檔案資料的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案資料的類別和編號進行合理存放。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如辦公區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案資料應(yīng)采用紙質(zhì)載體進行保管，同時建立電子檔案備份，確保檔案資料的安全性和可查閱性。2.電子檔案應(yīng)按照檔案資料的類別和編號進行分類存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案資料，如入住老人的原始病歷、財務(wù)報表等，應(yīng)進行一式多份備份，并分別存放于不同的地點。（三）保管期限1.入住老人檔案應(yīng)長期保管，直至老人離開養(yǎng)老院后[X]年。2.服務(wù)記錄檔案根據(jù)服務(wù)項目的性質(zhì)和要求確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。3.財務(wù)檔案按照國家財務(wù)管理制度的規(guī)定進行保管，一般為[X]年至[X]年。4.行政文件檔案根據(jù)文件的重要性和時效性確定保管期限，但不得少于[X]年。5.員工檔案應(yīng)長期保管，直至員工離職后[X]年。6.設(shè)施設(shè)備檔案在設(shè)備報廢后[X]年進行銷毀。7.合同檔案按照合同履行完畢后的[X]年進行保管。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進行檢查，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性。2.檢查內(nèi)容包括檔案資料的存放情況、保管期限、是否有損壞或丟失等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理，并做好記錄。4.每年應(yīng)對檔案資料進行一次全面清查，確保檔案資料的賬實相符。五、檔案資料的查閱與借閱（一）查閱1.養(yǎng)老院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準。2.檔案管理部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標記、污損或抽取、撤換。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.養(yǎng)老院外部單位或個人因特殊原因需要借閱檔案資料時，應(yīng)提前向養(yǎng)老院提出書面申請，并說明借閱目的、借閱期限等。2.申請經(jīng)養(yǎng)老院主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門與借閱單位或個人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議要求妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案資料，并由檔案管理部門進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案資料的保密與安全（一）保密1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案資料保密制度，對涉及養(yǎng)老院機密、老人隱私等敏感信息的檔案資料進行嚴格保密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案資料的內(nèi)容。3.未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得查閱、借閱或復(fù)制涉及保密內(nèi)容的檔案資料。4.在檔案資料的整理、保管、查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲、限制查閱范圍等。（二）安全1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.檔案管理人員應(yīng)定期對庫房進行安全檢查，確保安全設(shè)施的正常運行。3.嚴格控制檔案資料的出入庫，建立檔案資料出入庫登記制度，確保檔案資料的數(shù)量和流向清晰可查。4.對電子檔案資料應(yīng)采取加密存儲、定期備份等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。5.如發(fā)生檔案資料泄露、損毀或丟失等安全事故，應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時向上級主管部門報告。七、檔案資料的銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料保管期滿，且已無保存價值的，可以進行銷毀。2.因特殊原因需要提前銷毀的檔案資料，應(yīng)經(jīng)養(yǎng)老院主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定的程序進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案資料的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)養(yǎng)老院主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。