PAGE市委統(tǒng)戰(zhàn)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市委統(tǒng)戰(zhàn)部檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和開(kāi)發(fā)，為市委統(tǒng)戰(zhàn)部各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市委統(tǒng)戰(zhàn)部機(jī)關(guān)各科室、所屬事業(yè)單位以及與市委統(tǒng)戰(zhàn)部有工作往來(lái)的相關(guān)單位在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：市委統(tǒng)戰(zhàn)部檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理工作中形成的各類(lèi)文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及黨和國(guó)家機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案的檢索效率和利用價(jià)值，方便檔案的查閱和使用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以市委統(tǒng)戰(zhàn)部部長(zhǎng)為組長(zhǎng)，分管辦公室的副部長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)檔案管理工作的開(kāi)展。（二）辦公室辦公室作為市委統(tǒng)戰(zhàn)部檔案管理的職能部門(mén)，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善市委統(tǒng)戰(zhàn)部檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀和移交。6.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。7.負(fù)責(zé)對(duì)各科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（三）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理工作流程，認(rèn)真履行職責(zé)，做好檔案管理的各項(xiàng)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的具體收集整理工作，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等處理。2.按照檔案管理規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行整理、裝訂、上架，確保檔案的整齊有序。3.負(fù)責(zé)檔案的日常保管和維護(hù)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.為檔案查閱利用提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案。5.協(xié)助辦公室主任做好檔案管理的其他工作。（四）各科室職責(zé)各科室負(fù)責(zé)本科室工作中形成的文件材料的收集、整理和移交工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保本科室檔案的完整和安全。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本科室各類(lèi)文件材料的收集、積累和整理，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本科室文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，定期移交辦公室。3.配合辦公室做好檔案的查閱、利用等工作，提供相關(guān)的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍市委統(tǒng)戰(zhàn)部檔案收集范圍包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與市委統(tǒng)戰(zhàn)部工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.市委統(tǒng)戰(zhàn)部形成的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等。3.統(tǒng)戰(zhàn)工作中形成的各類(lèi)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、調(diào)研材料等。4.統(tǒng)戰(zhàn)對(duì)象的基本情況、工作動(dòng)態(tài)、重要活動(dòng)等方面的材料。5.與其他部門(mén)、單位的往來(lái)文件、函件、協(xié)議、合同等。6.本部門(mén)組織開(kāi)展的各類(lèi)活動(dòng)的文件材料、照片、音像資料等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，確保文件材料的真實(shí)性和有效性。3.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀或丟失。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般分為黨群工作類(lèi)、行政工作類(lèi)、統(tǒng)戰(zhàn)業(yè)務(wù)類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。4.裝訂：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.上架：將裝訂好的檔案上架存放，按照編號(hào)順序排列，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等條件較好的位置。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品、除濕機(jī)等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存放，按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保電子檔案的完整性和可讀性。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、加密存儲(chǔ)等，確保檔案的安全保密。5.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房的管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。（三）檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和利用價(jià)值，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織，辦公室、各科室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員參加，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，確保檔案銷(xiāo)毀過(guò)程的安全、徹底。5.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）利用范圍市委統(tǒng)戰(zhàn)部檔案主要用于以下方面：1.為市委統(tǒng)戰(zhàn)部的各項(xiàng)工作提供決策依據(jù)和參考資料。2.為統(tǒng)戰(zhàn)對(duì)象提供相關(guān)服務(wù)，如查詢(xún)個(gè)人檔案、了解政策法規(guī)等。3.為歷史研究、編史修志等提供檔案資料。4.其他需要利用檔案的情況。（二）利用方式1.查閱：檔案查閱應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、單位、復(fù)制內(nèi)容等信息，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)保證其內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自篡改。（三）利用要求1.檔案利用人員應(yīng)遵守檔案管理制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。2.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需帶出，應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如遇特殊情況不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。4.復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，注明復(fù)制日期和出處。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立市委統(tǒng)戰(zhàn)部檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、分類(lèi)、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、用戶(hù)認(rèn)證、訪問(wèn)控制、防火墻等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，認(rèn)真做好檔案信息的錄入、維護(hù)和更新工作。2.嚴(yán)格遵守檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)用戶(hù)管理，設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，防止檔案信息的泄露和濫用。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。4.做好檔案信息化數(shù)據(jù)的備份工作，定期將檔案數(shù)據(jù)備份到存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制建立健全檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的工作情況，包括工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、遵守紀(jì)律等方面。3.檔案庫(kù)房的安全管理情況，包括設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況、環(huán)境衛(wèi)生等方面。4.檔案信息化管理情況，包括系統(tǒng)的運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)的安全情況等方面。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：由辦公室組織，每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，隨時(shí)對(duì)檔案管理工作的某個(gè)環(huán)節(jié)