PAGE畜牧合作社檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本畜牧合作社檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本畜牧合作社各部門及全體成員在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合作社檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映畜牧合作社的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動和歷史發(fā)展情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，確保檔案信息的全面性。4.保密性原則：對涉及合作社商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便成員查閱和使用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)合作社檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查找和利用。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、查閱、復(fù)印等手續(xù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案提出鑒定意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷完善檔案管理制度和工作流程。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門保管的檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.畜牧養(yǎng)殖相關(guān)資料，包括養(yǎng)殖計(jì)劃、養(yǎng)殖記錄、疫病防治記錄、飼料配方等。2.畜牧產(chǎn)品銷售資料，如銷售合同、訂單、銷售臺賬等。3.合作社成員信息資料，包括成員登記表、成員變更記錄等。4.財(cái)務(wù)管理資料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目憑證、審計(jì)報(bào)告等。5.技術(shù)研發(fā)資料，如養(yǎng)殖技術(shù)方案、科研項(xiàng)目資料等。6.對外合作資料，如合作協(xié)議、合作項(xiàng)目記錄等。7.行政管理資料，如會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。8.其他與畜牧合作社業(yè)務(wù)活動相關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為畜牧養(yǎng)殖類、銷售類、成員管理類、財(cái)務(wù)類、技術(shù)類、合作類、行政類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，按照檔案類別和編號順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及合作社重大權(quán)益、重要?dú)v史事件、核心技術(shù)等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，主要包括合作社的重要業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性的資料等。（三）檔案保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，對檔案的出入庫時(shí)間、數(shù)量、借閱人等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的賬實(shí)相符。3.對破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，保證檔案的完整性和可讀性。4.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.合作社成員因工作需要查閱與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。2.政府部門、社會組織等因工作需要查閱合作社相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱合作社相關(guān)檔案。4.其他經(jīng)合作社批準(zhǔn)的查閱利用情況。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理人員根據(jù)申請表進(jìn)行審核，對符合查閱條件的，辦理查閱登記手續(xù)，提供檔案查閱場所，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)監(jiān)督查閱。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，如需復(fù)印或帶出檔案管理部門，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限表和相關(guān)規(guī)定，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對到期檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見。2.對涉及合作社重要權(quán)益或具有重要?dú)v史價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，必要時(shí)可組織專家進(jìn)行評估。3.對已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核通過后，編制《檔案銷毀清冊》。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)合作社負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀檔案應(yīng)采用合適有效的方式，確保檔案信息徹底銷毀，無法恢復(fù)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀工作完成后，將銷毀清冊歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為合作社成員提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.選用合適的檔案管理軟件，對檔案信息進(jìn)行分類錄入、存儲和管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保電子檔案的安全。4.定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步收集、整理和歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。2.電子檔案應(yīng)按照