PAGE學生檔案清理制度及流程一、總則（一）目的為了加強學生檔案管理，確保檔案信息的真實性、完整性和規(guī)范性，提高檔案利用效率，特制定本學生檔案清理制度及流程。本制度旨在規(guī)范學生檔案的清理工作，保障學校檔案管理工作的順利開展，維護學生的合法權(quán)益，同時符合國家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)標準的要求。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學生檔案的清理工作，包括全日制學生、非全日制學生以及各類學籍異動學生的檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及教育部門的相關(guān)規(guī)定，確保檔案清理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：保證檔案內(nèi)容真實可靠，數(shù)據(jù)準確無誤，維護檔案的原始性和權(quán)威性。3.安全保密原則：在檔案清理過程中，嚴格保護學生個人隱私和檔案信息安全，防止信息泄露。4.高效有序原則：優(yōu)化清理流程，提高工作效率，確保檔案清理工作有序進行，不影響學校正常教學和管理秩序。二、檔案清理的責任分工（一）學校檔案管理部門1.負責制定學生檔案清理制度及流程，并組織實施。2.對各部門提交的檔案清理申請進行審核，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案清理工作。3.定期對檔案清理工作進行檢查和監(jiān)督，確保清理工作質(zhì)量。4.負責檔案清理過程中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析和報告工作。（二）各學院（系）1.負責本學院（系）學生檔案清理工作的具體組織和實施。2.按照學校檔案管理部門的要求，對本學院（系）學生檔案進行初步梳理和審核，提出清理意見。3.協(xié)助學校檔案管理部門做好檔案清理過程中的相關(guān)工作，如檔案材料的收集、整理、移交等。（三）相關(guān)職能部門1.教務(wù)處負責提供學生學籍變動信息，協(xié)助審核學生檔案中的學籍相關(guān)材料。2.招生就業(yè)處負責提供畢業(yè)生就業(yè)信息，協(xié)助審核畢業(yè)生檔案中的就業(yè)相關(guān)材料。3.學生工作處負責提供學生獎懲、違紀等信息，協(xié)助審核學生檔案中的德育相關(guān)材料。三、檔案清理的標準和范圍（一）清理標準1.完整性：檔案材料應齊全完整，包括學生入學登記表、成績單、學籍變動材料、獎懲材料、體檢表、畢業(yè)登記表等各類必要文件。2.準確性：檔案中的信息應準確無誤，如學生姓名、性別、出生日期、身份證號、入學時間、畢業(yè)時間等基本信息應與實際情況一致，成績、獎懲記錄等應真實可靠。3.規(guī)范性：檔案材料應符合檔案管理的規(guī)范要求，如紙張規(guī)格、書寫格式、裝訂方式等應統(tǒng)一標準，簽字蓋章應齊全有效。（二）清理范圍1.畢業(yè)離校學生檔案：學生畢業(yè)離校后，對其在校期間形成的檔案進行全面清理，確保檔案完整、準確、規(guī)范。2.學籍異動學生檔案：對于休學、復學、轉(zhuǎn)學、退學等學籍異動學生的檔案，及時進行更新和清理，保證檔案信息與學籍變動情況一致。3.長期保存但已無利用價值的檔案：對超過規(guī)定保管期限且經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存必要的學生檔案，按照規(guī)定程序進行清理銷毀。四、檔案清理的流程（一）準備階段1.學校檔案管理部門制定檔案清理工作計劃，明確清理的范圍、時間、步驟和要求，并向各學院（系）及相關(guān)職能部門下達檔案清理通知。2.各學院（系）及相關(guān)職能部門組織檔案管理人員和工作人員學習檔案清理制度及流程，熟悉清理標準和要求，做好清理前的各項準備工作。3.檔案管理人員對庫存學生檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、種類和存放位置，建立檔案清理臺賬，記錄檔案清理工作的進展情況。（二）清理階段1.檔案梳理：各學院（系）按照清理標準，對本學院（系）學生檔案進行逐一梳理，檢查檔案材料的完整性、準確性和規(guī)范性。對發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細記錄，并及時與相關(guān)部門或?qū)W生本人溝通核實。2.材料補充與更正：對于檔案材料不完整的學生，通知其本人或相關(guān)部門補充缺失材料；對于檔案信息有誤的，按照規(guī)定程序進行更正，并確保更正后的材料真實有效。3.分類整理：根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)，對清理后的檔案進行分類整理，如按照年級、專業(yè)、學籍狀態(tài)等進行分類，便于后續(xù)的管理和查詢。4.數(shù)字化處理：對有條件的學生檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享利用。數(shù)字化處理過程中，要確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，且符合電子檔案管理的相關(guān)標準和要求。（三）審核階段1.各學院（系）將清理后的學生檔案提交至學校檔案管理部門進行審核。學校檔案管理部門組織相關(guān)人員對檔案進行全面審核，重點檢查檔案清理工作是否符合標準和要求，檔案材料是否真實、完整、準確、規(guī)范。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋給各學院（系）進行整改。各學院（系）應在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，并將整改后的檔案再次提交審核，直至審核通過。3.審核通過后的學生檔案，由學校檔案管理部門進行統(tǒng)一編號、裝訂，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案目錄索引，方便查詢和利用。（四）銷毀階段1.對于長期保存但已無利用價值的學生檔案，由學校檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《學生檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并附檔案清單。2.《學生檔案銷毀申請表》經(jīng)學校檔案管理部門負責人審核簽字后，報學校分管領(lǐng)導審批。學校分管領(lǐng)導批準后，方可實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應在學校檔案管理部門、紀檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員的監(jiān)督下進行。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等符合環(huán)保要求的方式，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，要做好記錄，填寫《學生檔案銷毀記錄單》，記錄銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。4.銷毀工作完成后，將《學生檔案銷毀申請表》、《學生檔案銷毀記錄單》等相關(guān)材料整理歸檔，妥善保存。五、檔案清理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學校檔案管理部門定期對檔案清理工作進行自查，檢查各學院（系）檔案清理工作的進展情況、清理質(zhì)量以及檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.各學院（系）應建立檔案清理工作自查機制，定期對本學院（系）檔案清理工作進行自我檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.學校紀檢監(jiān)察部門對檔案清理工作進行全程監(jiān)督，重點檢查檔案清理過程中是否存在違規(guī)操作、弄虛作假、泄露檔案信息等行為，確保檔案清理工作公正、公平、公開。（二）外部監(jiān)督1.積極接受教育主管部門、檔案行政管理部門等上級部門的監(jiān)督檢查，按照要求及時匯報檔案清理工作情況，認真落實上級部門提出的整改意見。2.主動邀請社會各界對學校檔案清理工作進行監(jiān)督，廣泛聽取意見和建議，不斷改進檔案管理工作，提高檔案管理水平。六、檔案清理工作的信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)學校應建立完善的學生檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案清理工作納入系統(tǒng)管理。通過信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、查詢、統(tǒng)計、分析、清理等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與更新檔案管理人員應及時將清理后的學生檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。同時，根據(jù)學生學籍變動、獎懲情況等實時更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證檔案信息的時效性和準確性。（三）信息安全與保密加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置嚴格的用戶權(quán)限和密碼管理制度，防止信息泄露和非法訪問。對涉及學生個人隱私的信息，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確保學生信息安全。七、檔案清理工作的培訓與宣傳（一）培訓工作1.定期組織檔案管理人員參加檔案清理工作培訓，邀請檔案管理專家、教育行業(yè)資深人士等進行授課，學習檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識和操作技能，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.針對檔案清理工作中出現(xiàn)的新問題、新情況，及時開展專項培訓，確保檔案管理人員能夠熟練掌握相關(guān)政策和業(yè)務(wù)要求，準確處理各類檔案清理工作。（二）宣傳工作1.通過學校官網(wǎng)、宣傳欄、校園廣播等多種渠道，廣泛宣傳檔案清理工作的重要意義、制度及流程，提高全校師生對檔案管理工作的認識和重視程度。2.向?qū)W生宣傳檔案清理工作對個人的影響，如檔案完整性和準確性對畢業(yè)、就業(yè)、升學等方面的重要作用，引導學生積極配合檔案清理工作，如實提供個人檔案材料。八、附則（一）解釋權(quán)本制