PAGE檔案室文件材料歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案室文件材料的管理，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于查閱和利用，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的各類文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的文件材料由檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得擅自留存、銷毀或轉(zhuǎn)移。2.完整準(zhǔn)確原則：歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，能夠反映公司/組織各項(xiàng)工作的歷史全貌。3.分類科學(xué)原則：按照文件材料的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.便于利用原則：歸檔工作應(yīng)充分考慮文件材料的利用需求，確保在需要時(shí)能夠快速、準(zhǔn)確地提供查閱服務(wù)。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司/組織的各類規(guī)章制度、章程、辦法、細(xì)則等文件。2.公司/組織的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.公司/組織的會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.公司/組織的人事管理文件，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)材料。5.公司/組織的財(cái)務(wù)管理文件，如預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。6.公司/組織的行政管理文件，如公文處理、檔案管理、保密工作、印章管理等相關(guān)材料。7.公司/組織的對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件，如與上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴、客戶等的往來信函、報(bào)告、協(xié)議等。（二）業(yè)務(wù)管理類1.公司/組織的業(yè)務(wù)規(guī)劃、方案、計(jì)劃、總結(jié)等文件。2.公司/組織的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、報(bào)價(jià)單、發(fā)票等文件。3.公司/組織的業(yè)務(wù)項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.公司/組織的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)分析報(bào)告等文件。5.公司/組織的業(yè)務(wù)技術(shù)文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等。6.公司/組織的業(yè)務(wù)質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理報(bào)告等。（三）黨群工作類1.公司/組織的黨組織建設(shè)文件，如黨組織設(shè)置、黨員發(fā)展、黨員教育管理等相關(guān)材料。2.公司/組織的思想政治工作文件，如宣傳教育計(jì)劃、活動(dòng)方案、工作總結(jié)等。3.公司/組織的工會(huì)工作文件，如工會(huì)組織建設(shè)、會(huì)員管理、職工權(quán)益維護(hù)等相關(guān)材料。4.公司/組織的共青團(tuán)工作文件，如團(tuán)組織建設(shè)、團(tuán)員發(fā)展、青年活動(dòng)等相關(guān)材料。（四）其他類1.公司/組織獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物的相關(guān)材料。2.公司/組織的重要活動(dòng)、重大事件的相關(guān)文件和資料。3.公司/組織與其他單位的合作項(xiàng)目、聯(lián)合開發(fā)等相關(guān)文件和資料。4.公司/組織的知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，如專利申請(qǐng)文件、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記文件等。三、歸檔要求（一）文件材料的形成1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的形成、收集和整理工作，確保文件材料的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水、激光打印機(jī)打印等，禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙等不耐久的書寫材料。3.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，不得隨意涂改、刮擦、挖補(bǔ)。（二）文件材料的收集1.各部門應(yīng)按照歸檔范圍的要求，及時(shí)收集本部門形成的各類文件材料，并定期移交檔案室。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集，確保不遺漏。3.對(duì)于外來文件材料，如上級(jí)主管部門的文件、政府部門的文件、合作伙伴的文件等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并進(jìn)行登記和整理。（三）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的文件材料應(yīng)按照時(shí)間順序排列。2.每份文件材料應(yīng)編制頁碼，并在首頁加蓋文件章，文件章應(yīng)注明文件名稱、日期、編號(hào)、保管期限等信息。3.對(duì)于文件材料較多的類別，應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件名稱、日期、編號(hào)、保管期限等信息，并按照順序排列。（四）文件材料的裝訂1.歸檔的文件材料應(yīng)按照一定的規(guī)格進(jìn)行裝訂，一般采用A4紙大小，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。2.對(duì)于紙張較大的文件材料，如圖紙、圖表等，應(yīng)折疊成A4紙大小，并在折疊處加蓋騎縫章。3.對(duì)于文件材料較少的類別，可以采用活頁夾或檔案盒進(jìn)行裝訂，但應(yīng)在封面注明文件名稱、日期、編號(hào)、保管期限等信息。（五）文件材料的編目1.歸檔的文件材料應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、頁號(hào)、保管期限等信息，并按照順序排列。2.對(duì)于歸檔的文件材料，應(yīng)編制案卷目錄，案卷目錄應(yīng)包括案卷編號(hào)、案卷名稱、日期、保管期限、檔號(hào)等信息，并按照順序排列。3.檔號(hào)應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求進(jìn)行編制，檔號(hào)應(yīng)包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、件號(hào)等信息。四、歸檔時(shí)間（一）年度歸檔各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔，并移交檔案室。（二）定期歸檔對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的文件材料，如業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間定期整理歸檔，并移交檔案室。（三）隨時(shí)歸檔對(duì)于一些重要文件材料，如重大事件的相關(guān)文件、重要會(huì)議的文件等，應(yīng)在形成后及時(shí)整理歸檔，并移交檔案室。五、歸檔程序（一）整理各部門按照歸檔要求對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行整理，包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。（二）審核各部門將整理好的文件材料提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。（三）移交各部門將審核通過的文件材料移交檔案室，移交時(shí)應(yīng)填寫《文件材料移交清單》，清單應(yīng)包括文件材料的名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。（四）驗(yàn)收檔案室對(duì)各部門移交的文件材料進(jìn)行驗(yàn)收，如果發(fā)現(xiàn)文件材料不符合歸檔要求，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。（五）入庫檔案室將驗(yàn)收合格的文件材料按照分類方案進(jìn)行存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄和索引，便于查閱和利用。六、檔案保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長期保管的檔案是指反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的檔案。（二）保管條件檔案室應(yīng)具備良好的保管條件，包括防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。（三）檔案整理檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，包括檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等，對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。（四）檔案鑒定檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專家組成，鑒定小組應(yīng)按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行鑒定，并形成鑒定報(bào)告。（五）檔案銷毀對(duì)于經(jīng)過鑒定確定銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀工作應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案的名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量、保管期限等信息，并由銷毀人和監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案私自出售或贈(zèng)送他人。七、檔案利用（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱、借閱檔案室的檔案。外部單位因工作需要查閱、借閱檔案室的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員利用：內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，申請(qǐng)表應(yīng)包括查閱或借閱檔案的名稱、編號(hào)、日期、利用目的、利用期限等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.外部單位利用：外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向檔案室提交查閱或借閱申請(qǐng)，申請(qǐng)應(yīng)包括查閱或借閱檔案的名稱、編號(hào)、日期、利用目的、利用期限等信息，并加蓋單位公章。檔案室對(duì)外部單位的申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，與外部單位簽訂《檔案查閱或借閱協(xié)議》，協(xié)議應(yīng)明確查閱或借閱檔案的范圍、期限、方式、保密責(zé)任等內(nèi)容，并由雙方簽字蓋章。（三）利用方式1.查閱：內(nèi)部人員和外部單位人員查閱檔案，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得隨意涂改、撕毀、抽取檔案材料。2.借閱：內(nèi)部人員和外部單位人員借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（四）利用登記檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容應(yīng)包括利用人姓名、單位、利用日期、利