PAGE醫(yī)療保險(xiǎn)局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)療保險(xiǎn)局各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)療保險(xiǎn)局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)真實(shí)反映醫(yī)療保險(xiǎn)局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、完整地記錄醫(yī)療保險(xiǎn)局的工作活動(dòng)，不得遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)療保險(xiǎn)局設(shè)立專門的檔案管理科，負(fù)責(zé)全局檔案的管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)療保險(xiǎn)局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，做好檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定為有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和跟蹤反饋工作。7.負(fù)責(zé)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局工作人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的移交和接收工作，確保檔案的妥善保管和有效利用。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門在工作中形成的各類檔案收集齊全。2.檔案收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：業(yè)務(wù)檔案：醫(yī)療保險(xiǎn)參保登記、繳費(fèi)記錄、待遇審核、醫(yī)療費(fèi)用結(jié)算等業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、報(bào)表等。行政檔案：醫(yī)療保險(xiǎn)局的各類文件、通知、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等行政公文。財(cái)務(wù)檔案：醫(yī)療保險(xiǎn)基金財(cái)務(wù)收支憑證、賬目、報(bào)表等財(cái)務(wù)文件。人事檔案：醫(yī)療保險(xiǎn)局工作人員的個(gè)人檔案，包括履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資等人事資料。其他檔案：與醫(yī)療保險(xiǎn)工作相關(guān)的合同、協(xié)議、調(diào)研資料、宣傳材料等。3.檔案收集人員應(yīng)定期對(duì)收集到的檔案進(jìn)行核對(duì)和整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，補(bǔ)充完善相關(guān)信息。（二）檔案整理1.檔案管理科應(yīng)按照檔案分類方案對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理。檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則，一般可分為綜合類、業(yè)務(wù)類（按具體業(yè)務(wù)細(xì)分類別）、財(cái)務(wù)類、人事類等。2.檔案整理工作包括對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等。具體要求如下：分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為不同的類別，并按照類別進(jìn)行排列。編號(hào)：為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的查找和管理。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索和查閱檔案。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得隨意裁剪或損壞檔案。3.在檔案整理過程中，應(yīng)注意區(qū)分不同保管期限和密級(jí)的檔案，分別進(jìn)行整理和存放。對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.醫(yī)療保險(xiǎn)局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號(hào)順序存放在檔案密集架或檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找和管理。2.不同保管期限和密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。對(duì)于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)滿足防火、防潮、防蟲、防盜等要求，同時(shí)應(yīng)配備必要的殺毒軟件和安全防護(hù)措施，防止電子檔案被病毒感染或非法篡改。（三）檔案保管檢查1.檔案管理科應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放狀況、保管設(shè)備的運(yùn)行情況、庫房的環(huán)境條件等。2.每月應(yīng)對(duì)檔案庫房進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況，保管設(shè)備是否正常運(yùn)行，庫房溫濕度是否符合要求等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面的清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、種類、編號(hào)等信息準(zhǔn)確無誤。清查核對(duì)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理科應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。檔案鑒定工作應(yīng)成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成的鑒定小組，按照檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)主要包括檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素。根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，將檔案劃分為永久保管、定期保管（如30年、10年等）和無需保管等類別。3.鑒定小組應(yīng)認(rèn)真審查每一份檔案，對(duì)檔案的保管期限和價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，并形成鑒定意見。鑒定意見應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的基本情況、鑒定依據(jù)和鑒定結(jié)果等信息。（二）檔案銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定并報(bào)醫(yī)療保險(xiǎn)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案銷毀過程的安全、保密。檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并報(bào)醫(yī)療保險(xiǎn)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)作為檔案管理的重要資料進(jìn)行保存，保存期限應(yīng)與被銷毀檔案的保管期限相同。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理科應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括但不限于以下方面：檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、減少數(shù)量等。檔案種類統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)不同類別檔案的數(shù)量和比例。保管期限統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)永久保管、定期保管檔案的數(shù)量和比例。利用情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案的查閱、借閱次數(shù)，利用檔案的部門和人員等信息。3.檔案統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析結(jié)果、存在的問題及改進(jìn)建議等內(nèi)容。（二）檔案利用1.醫(yī)療保險(xiǎn)局各部門和人員因工作需要查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理科辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理科應(yīng)根據(jù)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，及時(shí)提供檔案查閱、借閱服務(wù)。查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱、借閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案，不得在檔案上批注無關(guān)信息。3.檔案查閱、借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。查閱、借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。4.檔案管理科應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱的時(shí)間、部門、人員、用途等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，以便及時(shí)掌握檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考。5.對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱、借閱范圍，并采取相應(yīng)的保密措施，防止檔案信息泄露。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立醫(yī)療保險(xiǎn)局檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化和規(guī)范化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、遠(yuǎn)程查閱、在線利用等功能，方便醫(yī)療保險(xiǎn)局各部門和人員對(duì)檔案的使用。3.利用信息化手段加強(qiáng)檔案安全管理，對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)、備份和訪問控制，確保檔案信息的安全可靠。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)局現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國家有關(guān)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可讀性。數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索和利用。3.在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)注意對(duì)檔案原件的保護(hù)，不得因數(shù)字化處理而損壞檔案原件。數(shù)字化完成后，應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（三）檔案管理信息系統(tǒng)1.建立醫(yī)療保險(xiǎn)局檔案管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管登記、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)利用等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與醫(yī)療保險(xiǎn)局其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交互，提高工作協(xié)同效率。