PAGE政協(xié)檔案三合一制度模板一、總則（一）目的為加強(qiáng)政協(xié)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合政協(xié)工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政協(xié)機(jī)關(guān)各部門(mén)及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。政協(xié)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則。全面收集、整理和保存政協(xié)工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，為政協(xié)各項(xiàng)工作提供高效便捷的檔案服務(wù)。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案實(shí)體和信息的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定政協(xié)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)政協(xié)各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督政協(xié)機(jī)關(guān)各部門(mén)及所屬單位的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)和共享。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，確保檔案工作的順利開(kāi)展。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，積極提供檔案利用線(xiàn)索，協(xié)助查閱檔案。（三）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。三、檔案收集（一）收集范圍1.政協(xié)全體會(huì)議、常務(wù)委員會(huì)會(huì)議、主席會(huì)議、秘書(shū)長(zhǎng)會(huì)議及其他重要會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。2.政協(xié)組織開(kāi)展的調(diào)研、視察、考察、提案辦理、民主監(jiān)督等活動(dòng)形成的文件材料，如調(diào)研方案、視察報(bào)告、提案及辦理結(jié)果、監(jiān)督意見(jiàn)等。3.政協(xié)機(jī)關(guān)各部門(mén)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)文件等。4.政協(xié)與上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)政協(xié)及其他單位的往來(lái)文件，包括函件、通知、通報(bào)、批復(fù)等。5.政協(xié)工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.政協(xié)組織的外事活動(dòng)形成的文件材料，如出訪(fǎng)計(jì)劃、考察報(bào)告、接待方案等。7.政協(xié)的財(cái)務(wù)檔案，包括預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等。8.政協(xié)的聲像檔案、電子檔案等其他載體的檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，符合檔案整理要求。3.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，確保檔案的時(shí)效性。（三）收集時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于一些特殊情況或緊急任務(wù)形成的文件材料，應(yīng)隨時(shí)收集整理，及時(shí)歸檔。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理。年度分為自然年度，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年），機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）根據(jù)政協(xié)機(jī)關(guān)的職能部門(mén)設(shè)置進(jìn)行劃分。2.專(zhuān)門(mén)檔案：如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等，按照相應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)整理。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)收集的文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。2.分類(lèi)：按照分類(lèi)方法對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)，確定其所屬類(lèi)別和保管期限。3.編號(hào)：對(duì)每一份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、檔號(hào)等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確完整。5.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在盒脊上填寫(xiě)相關(guān)信息，便于存放和查找。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案實(shí)體安全。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、消防器材等。（二）保管要求1.按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案整齊排列在檔案密集架或檔案柜中，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。5.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃地面、擦拭檔案架，保持庫(kù)房整潔。（三）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成鑒定小組，按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)認(rèn)真審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。4.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（四）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)檔案管理部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.利用檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，為檔案管理決策提供依據(jù)。六、檔案利用與服務(wù)（一）利用范圍1.政協(xié)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.政協(xié)委員及其他相關(guān)人員因履行職責(zé)需要查閱檔案。3.其他單位或個(gè)人因工作需要，按照規(guī)定程序查閱政協(xié)檔案。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.借閱：對(duì)確需借出檔案的，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，為其出具檔案證明材料。（三）利用流程1.查閱申請(qǐng)：利用者填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.審批：檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱服務(wù)：檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為利用者提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。4.借閱手續(xù)：如需借閱檔案，利用者應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。5.歸還：利用者應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)前歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（四）服務(wù)措施1.建立檔案利用預(yù)約制度，方便利用者提前預(yù)約查閱檔案時(shí)間。2.優(yōu)化檔案查閱環(huán)境，提供必要的查閱設(shè)備和場(chǎng)所，提高利用者的查閱體驗(yàn)。3.加強(qiáng)檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，為政協(xié)工作提供決策支持和參考依據(jù)。4.開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線(xiàn)查詢(xún)和利用，提高檔案利用效率。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的政協(xié)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的信息化水平和服務(wù)效能。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描和轉(zhuǎn)換，建立檔案數(shù)字化副本。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合政協(xié)檔案管理工作的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全保障：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪(fǎng)問(wèn)控制等安全措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃設(shè)計(jì)階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.系統(tǒng)建設(shè)階段：按照規(guī)劃設(shè)計(jì)要求，進(jìn)行檔案數(shù)字化加工和檔案管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)建設(shè)。3.系統(tǒng)測(cè)試與上線(xiàn)階段：對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試和優(yōu)化，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行后上線(xiàn)使用。4.運(yùn)行維護(hù)階段：對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行日常運(yùn)行維護(hù)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問(wèn)題，不斷完善系統(tǒng)功能。（四）管理要求1.建立檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)字化加工、信息系統(tǒng)操作、數(shù)