PAGE多媒體中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強多媒體中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于多媒體中心各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：多媒體中心檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映多媒體中心的工作活動和歷史面貌。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善多媒體中心檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理多媒體中心各類檔案，進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。4.對本部門工作人員進行檔案管理知識的宣傳和教育，提高檔案意識。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，認真履行崗位職責(zé)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。3.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、保管、利用等。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.多媒體中心在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與多媒體中心工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.多媒體中心對外簽訂的合同、協(xié)議、項目文件等。4.多媒體中心工作人員在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、工作報告、總結(jié)、調(diào)研材料等。5.多媒體中心組織的各類活動的文件、照片、錄像等資料。6.多媒體中心獲得的榮譽證書、獎勵文件等。（二）收集要求與時間1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要文件和資料，應(yīng)在形成后一周內(nèi)移交至檔案管理部門。3.上級機關(guān)下發(fā)的文件，由辦公室負責(zé)收集，并及時移交檔案管理部門。4.對外簽訂的合同、協(xié)議等文件，在簽訂后三日內(nèi)移交檔案管理部門。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類。3.對每份文件進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。4.裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.文書檔案：包括上級文件、本中心文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)多媒體中心的業(yè)務(wù)范圍，分為節(jié)目制作檔案、設(shè)備管理檔案、技術(shù)資料檔案等。3.聲像檔案：包括照片、錄像帶、錄音帶等。4.實物檔案：包括獎牌、獎杯、證書等。（二）編號方法1.文書檔案：按照年度保管期限流水號進行編號。例如：2023永久001。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別，采用相應(yīng)的編號規(guī)則。如節(jié)目制作檔案按照節(jié)目名稱制作年份流水號編號。3.聲像檔案：按照拍攝時間內(nèi)容主題流水號編號。例如：20230501文藝演出001。4.實物檔案：按照獲得時間實物名稱流水號編號。例如：2022獎杯001。五．檔案的編目與裝訂（一）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等內(nèi)容。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。（二）裝訂要求1.拆除文件上的金屬物，如訂書釘、別針等。2.破損的文件應(yīng)進行修補或復(fù)制。3.采用三孔一線的方法進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱。六、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔、通風(fēng)良好。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映多媒體中心主要職能活動和歷史面貌的，對多媒體中心工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。4.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。（三）保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.做好檔案的防潮、防蟲工作，定期投放防蟲藥品，對受潮的檔案進行晾曬或烘干處理。3.加強檔案的安全保衛(wèi)工作，安裝防盜報警裝置，嚴(yán)禁無關(guān)人員進入檔案庫房。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.遵循方便利用、確保安全的原則，為多媒體中心各項工作提供及時、有效的檔案服務(wù)。2.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的規(guī)定，維護檔案的真實性和完整性。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進行復(fù)制。（三）借閱期限與歸還1.借閱檔案的期限一般不超過兩周，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱者應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時間、利用方式、檔案名稱、數(shù)量等。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和價值，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.經(jīng)多媒體中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立多媒體中心檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為多媒體中心各項工作提供更加便捷的檔案服務(wù)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪