PAGE會(huì)計(jì)檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理職責(zé)1.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管、移交等工作，并指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理。2.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管、查閱等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.各部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，確保會(huì)計(jì)檔案的完整和安全。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目開設(shè)賬戶，用來登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行明細(xì)分類核算，提供明細(xì)核算資料的分類賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)情況的卡片式賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是指企業(yè)對(duì)外提供的反映企業(yè)某一特定日期的財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會(huì)計(jì)信息的文件。（四）其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂（一）會(huì)計(jì)憑證的整理與裝訂1.每月終了，會(huì)計(jì)人員應(yīng)將當(dāng)月的記賬憑證按編號(hào)順序整理，檢查憑證附件是否齊全，對(duì)短缺的附件應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊。2.憑證附件應(yīng)折疊整齊，與記賬憑證大小一致，不得超過記賬憑證的范圍。3.記賬憑證應(yīng)加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)，并由會(huì)計(jì)主管、裝訂人員簽名或蓋章。4.裝訂憑證應(yīng)使用棉線在左上角裝訂牢固，保證憑證不脫落、不松散。（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理與裝訂1.年度終了，各種賬簿應(yīng)在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，將舊賬整理裝訂。2.賬簿在裝訂前，應(yīng)檢查賬頁是否齊全，編號(hào)是否連續(xù)，有無缺頁、跳行等情況。3.賬簿應(yīng)按總賬、明細(xì)賬、日記賬等順序排列，加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、冊(cè)數(shù)等，并由會(huì)計(jì)主管、裝訂人員簽名或蓋章。4.裝訂賬簿應(yīng)使用牛皮紙或硬紙板做封面和封底，并在裝訂處加蓋騎縫章。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理與裝訂1.年度終了，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按規(guī)定格式整理裝訂。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括封面、目錄、會(huì)計(jì)報(bào)表、附注及其他相關(guān)資料。3.在封面上注明單位名稱、年度、月份、報(bào)表種類等，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。4.裝訂后的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)整齊、牢固，便于查閱。（四）其他會(huì)計(jì)資料的整理與裝訂1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等應(yīng)按月份或季度整理裝訂，在封面上注明單位名稱、年度、月份、資料名稱等，并由會(huì)計(jì)人員簽名或蓋章。2.納稅申報(bào)表應(yīng)按納稅期限整理裝訂，在封面上注明單位名稱、年度、納稅期限、報(bào)表種類等，并由會(huì)計(jì)人員簽名或蓋章。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)、鑒定意見書等應(yīng)按類別整理裝訂，在封面上注明單位名稱、年度及資料名稱等，并由相關(guān)人員簽名或蓋章。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。1.永久保管的會(huì)計(jì)檔案包括：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。2.保管期限為3十年的會(huì)計(jì)檔案包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。3.保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案包括：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表。（二）保管地點(diǎn)公司應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。會(huì)計(jì)檔案保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，并建立會(huì)計(jì)檔案目錄，注明檔案名稱、年度、保管期限、存放位置等信息，便于查找和利用。2.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.會(huì)計(jì)檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱程序1.本公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)本公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門指定專人陪同查閱，并辦理登記手續(xù)。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出保管庫房。（二）復(fù)制規(guī)定1.如需復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“已復(fù)制”印章，注明復(fù)制日期、復(fù)制人員等信息。3.復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的費(fèi)用由查閱或復(fù)制單位承擔(dān)。六、會(huì)計(jì)檔案的移交（一）內(nèi)部移交1.公司內(nèi)部各部門之間因工作需要移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，注明移交檔案的名稱種類、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息，并由移交部門和接收部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.移交清冊(cè)一式三份，移交部門、接收部門各執(zhí)一份，存檔一份。（二）向檔案管理部門移交1.每年終了，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案整理完畢后，編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，移交公司檔案管理部門保管。2.移交清冊(cè)應(yīng)注明會(huì)計(jì)檔案的名稱、種類、數(shù)量、起止日期保管期限等信息，并由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門接收會(huì)計(jì)檔案后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、存放，并建立會(huì)計(jì)檔案保管臺(tái)賬。（三）外部移交1.公司因合并、分立、撤銷、解散或破產(chǎn)等原因需要向其他單位移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。2.移交前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理、核對(duì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。3.移交時(shí)，應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，注明會(huì)計(jì)檔案的名稱、種類、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息，并由移交單位和接收單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.移交清冊(cè)一式三份，移交單位、接收單位各執(zhí)一份，存檔一份。七、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案管理機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。2.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。（三）不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案1.保管期滿