PAGE檔案館庫房管理制度范本一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案館庫房管理，確保檔案的安全與完整，有效保護和利用檔案資源，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館庫房的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全保密原則確保檔案實體安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。2.科學管理原則運用科學的方法和技術(shù)，對檔案進行分類、整理、存儲和檢索，提高管理效率。3.有效利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項工作提供及時、準確的信息支持。二、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級機關(guān)、同級機關(guān)和其他單位發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)的文件、資料。3.公司/組織內(nèi)部各部門形成的工作文件、報告、會議記錄、合同協(xié)議等。4.反映公司/組織歷史沿革、重大事件、重要人物等方面的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對收集到的檔案應(yīng)進行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料，并按照一定的分類標準進行分類。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容性質(zhì)等因素，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.編號為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和檢索。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保編號的系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目對每一份檔案進行詳細的編目，包括檔案的標題、編號、日期、來源、保管期限等信息。編目應(yīng)準確、清晰，便于查閱。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)使用符合檔案保管要求的材料，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。三、檔案保管（一）庫房建設(shè)與布局1.庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風良好的地點，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能。3.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，檔案架和檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。4.庫房內(nèi)應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域應(yīng)保持相對獨立，避免相互干擾。（二）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。2.檔案存儲應(yīng)遵循“上輕下重、前低后高”的原則，確保檔案的安全和穩(wěn)定。3.對珍貴、易損的檔案應(yīng)采取特殊的保護措施，如使用專柜存放、加裝防護套等。4.檔案存儲應(yīng)定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內(nèi)容包括檔案的存放狀況、保管環(huán)境等。（三）庫房環(huán)境管理1.庫房內(nèi)應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。2.庫房內(nèi)應(yīng)定期進行通風換氣，保持空氣清新。通風換氣應(yīng)選擇在氣溫較低、濕度較小的時段進行。3.庫房內(nèi)應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，并定期進行維護和檢查，確保設(shè)備正常運行。4.庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。四、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)為本原則檔案利用應(yīng)以為公司/組織的各項工作服務(wù)為宗旨，提供及時、準確的檔案信息。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案的安全和保密，防止檔案的泄露和丟失。（二）利用流程1.申請利用者需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍、利用時間等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.審批檔案管理部門對利用申請進行審核，根據(jù)利用者的身份和利用目的，決定是否批準申請。對于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱經(jīng)批準后，利用者可在檔案管理部門指定的地點查閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。4.歸還利用完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整和安全。（三）利用方式1.查閱利用者可直接到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱對于需要借出檔案的利用者，檔案管理部門應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并規(guī)定借閱期限。借閱期限屆滿后，利用者應(yīng)及時歸還檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的形成來源、內(nèi)容性質(zhì)、保存價值等因素。2.歷史觀點原則從歷史的角度出發(fā)，客觀、公正地評價檔案的價值。3.發(fā)展眼光原則根據(jù)公司/組織的發(fā)展變化，預(yù)測檔案的未來利用價值。（二）鑒定標準1.重要性標準檔案是否對公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)等方面具有重要影響。2.完整性標準檔案是否完整地反映了公司/組織的某項活動或事件。3.獨特性標準檔案是否具有獨特的歷史、文化、科學等價值。4.時效性標準檔案是否在一定時間內(nèi)具有利用價值。（三）鑒定程序1.成立鑒定小組由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的人員組成鑒定小組，負責檔案鑒定工作。2.制定鑒定方案鑒定小組根據(jù)鑒定原則和標準，制定詳細的鑒定方案，明確鑒定的范圍、方法、步驟等。3.實施鑒定鑒定小組按照鑒定方案，對檔案進行逐一審查，確定檔案的保管期限。4.形成鑒定報告鑒定小組對鑒定結(jié)果進行匯總分析，形成鑒定報告，提出檔案銷毀、繼續(xù)保管或調(diào)整保管期限的建議。5.審批鑒定報告經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對擬銷毀的檔案進行詳細登記，編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。2.審批銷毀清冊經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.銷毀銷毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.監(jiān)銷記錄銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認，并將監(jiān)銷記錄存檔。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司/組織的各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行分類、編號、編目等處理。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。同時，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，以便在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)。4.安全防護加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限、密碼管理、防火墻等措施，防止檔案信息的泄露和丟失。（三）信息化管理流程1.檔案錄入檔案管理人員將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.審核對錄入的檔案信息進行審核，確保信息的準確性和完整性。3.存儲將審核通過的檔案信息存儲到檔案信息管理系統(tǒng)中。4.檢索與利用利用者通過檔案信息管理系統(tǒng)進行檔案檢索和利用。5.數(shù)據(jù)維護定期對檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)更新、備份等。七、人員管理（一）人員配備檔案管理部門應(yīng)配備足夠數(shù)量的專業(yè)檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。（二）人員培訓定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識、信息化技能