PAGE事業(yè)機(jī)關(guān)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)事業(yè)機(jī)關(guān)檔案室的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高機(jī)關(guān)工作效率和服務(wù)水平，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本事業(yè)機(jī)關(guān)各部門(mén)形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機(jī)關(guān)檔案室對(duì)本機(jī)關(guān)所有檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置本機(jī)關(guān)設(shè)立檔案室，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本機(jī)關(guān)各部門(mén)形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全、完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、上架，建立科學(xué)的檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。5.做好檔案的安全防護(hù)工作，包括防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等，確保檔案的安全。6.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對(duì)本機(jī)關(guān)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.按照檔案室的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作。4.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不斷提高本部門(mén)檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本機(jī)關(guān)形成的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.本機(jī)關(guān)下屬單位報(bào)送的重要文件和資料。4.其他與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料、實(shí)物等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、銷(xiāo)毀或丟失。3.對(duì)重要文件和資料應(yīng)進(jìn)行備份，以防原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和手工檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)工作類(lèi)、人事管理類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限等，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等功能。庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案的安全存放。（三）檔案排列檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序依次排列上架，便于查找和管理。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指反映本機(jī)關(guān)局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。（五）檔案清查定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清楚。清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本機(jī)關(guān)檔案管理制度。2.服務(wù)為本原則。以滿(mǎn)足機(jī)關(guān)工作和社會(huì)利用需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則。在檔案利用過(guò)程中，要確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：機(jī)關(guān)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記備案。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案室印章，與原件具有同等效力。（三）利用登記對(duì)檔案的查閱、借閱和復(fù)制等利用情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定和檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)確定失去保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等，經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字、機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)毀方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)及監(jiān)銷(xiāo)人員等，記錄應(yīng)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。4.存儲(chǔ)管理：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行安全備份和管理。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息的錄入和修改，確保目錄信息的準(zhǔn)確完整。2.檢索查詢(xún)：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、文號(hào)等進(jìn)行檢索，方便快速查找檔案信息。3.借閱管理：對(duì)檔案借閱申請(qǐng)、審批、歸還等流程進(jìn)行信息化管理，記錄借閱情況。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案利用情況、檔案數(shù)量等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：采