PAGE科工局科技檔案分類制度一、總則（一）目的為了加強科工局科技檔案的管理，實現(xiàn)科技檔案的科學分類、有序存放和有效利用，提高科技檔案管理工作的規(guī)范化、標準化水平，特制定本分類制度。（二）適用范圍本制度適用于科工局在履行職能過程中形成的各類科技檔案，包括科研項目檔案、技術合同檔案、知識產(chǎn)權檔案、科技成果檔案等。（三）基本原則1.遵循科技檔案形成規(guī)律：按照科技項目研究、開發(fā)、應用的過程，以及技術合同簽訂、履行、終結的階段，對科技檔案進行分類，確保分類符合科技活動的實際流程。2.便于管理和利用：分類應簡潔明了，層次清晰，便于檔案的整理、存儲、檢索和查閱，提高檔案管理工作效率，滿足各部門對科技檔案的利用需求。3.保持相對穩(wěn)定：分類體系一旦確立，應在一定時期內(nèi)保持相對穩(wěn)定，避免頻繁變動，以保證科技檔案管理的連續(xù)性和系統(tǒng)性。二、分類方法（一）一級類目設置根據(jù)科技檔案的主要來源和內(nèi)容性質(zhì)，設置以下一級類目：1.科研項目類：記錄科工局承擔或參與的各類科研項目的相關文件材料。2.技術合同類：存放技術開發(fā)、技術轉(zhuǎn)讓、技術咨詢、技術服務等合同的檔案資料。3.知識產(chǎn)權類：涵蓋專利、商標、著作權等知識產(chǎn)權相關的文件。4.科技成果類：包含科工局取得的各類科技成果的申報、鑒定、獎勵等方面的檔案。5.科技管理類：涉及科技規(guī)劃、計劃、政策、法規(guī)等科技管理工作形成的文件。（二）二級類目劃分1.科研項目類項目立項文件：包括項目申報書、可行性研究報告、項目批復文件等。項目研究過程文件：如研究方案、實驗記錄、數(shù)據(jù)處理文件、階段總結報告等。項目驗收文件：驗收申請書、驗收報告、驗收意見等。項目成果文件：研究論文、專著、技術報告、產(chǎn)品樣本等。2.技術合同類合同簽訂文件：合同文本、合同審批表、雙方資質(zhì)證明文件等。合同履行文件：技術服務記錄、技術交付文件、費用支付憑證等。合同變更與終止文件：變更協(xié)議、終止通知、相關說明等。3.知識產(chǎn)權類專利檔案：專利申請書、專利說明書、專利證書、專利年費繳納憑證等。商標檔案：商標申請書、商標注冊證、商標變更文件等。著作權檔案：作品登記證書、著作權轉(zhuǎn)讓協(xié)議、授權使用文件等。4.科技成果類成果申報文件：成果申報表、成果評價材料、查新報告等。成果鑒定文件：鑒定申請書、鑒定大綱、鑒定意見、鑒定證書等。成果獎勵文件：獎勵申報書、獎勵證書、獎勵公示材料等。5.科技管理類科技規(guī)劃與計劃文件：科技發(fā)展規(guī)劃、年度科技計劃、項目指南等?？萍颊叻ㄒ?guī)文件：國家和地方出臺的科技政策、法規(guī)、規(guī)章等?？萍柬椖抗芾砦募喉椖抗芾磙k法、項目經(jīng)費管理規(guī)定、項目監(jiān)督檢查文件等。（三）三級類目細化1.科研項目類項目立項文件國家級項目立項：國家科技重大專項立項批復、國家重點研發(fā)計劃立項通知等。省部級項目立項：省部級科研項目申報書、可行性研究報告、立項批復文件等。局級項目立項：局級科研項目申報材料、立項審批文件等。2.科研項目類項目研究過程文件實驗方案與設計：實驗方案、技術路線圖、實驗設備清單等。實驗數(shù)據(jù)記錄：原始實驗數(shù)據(jù)記錄、數(shù)據(jù)處理報表、數(shù)據(jù)分析報告等。研究階段總結：季度總結報告、年度總結報告、中期檢查報告等。3.科研項目類項目驗收文件驗收申請材料：驗收申請書、項目總結報告、技術指標完成情況報告等。驗收評審材料：驗收評審意見、驗收專家名單、驗收會議紀要等。驗收結論文件：驗收證書、整改意見及落實情況報告等。4.科研項目類項目成果文件學術論文：發(fā)表在國內(nèi)外學術期刊上的研究論文、會議論文等。專著：公開出版的學術專著、技術專著等。技術報告：項目技術總結報告、技術應用報告、技術推廣報告等。產(chǎn)品樣本：項目研發(fā)的產(chǎn)品樣本、產(chǎn)品說明書、產(chǎn)品測試報告等。5.技術合同類合同簽訂文件技術開發(fā)合同簽訂：合同文本、技術開發(fā)任務書、技術需求說明書等。技術轉(zhuǎn)讓合同簽訂：合同文本、轉(zhuǎn)讓技術的知識產(chǎn)權證明文件、轉(zhuǎn)讓價格評估報告等。技術咨詢合同簽訂：合同文本、咨詢服務內(nèi)容與要求、咨詢費用預算等。技術服務合同簽訂：合同文本、服務內(nèi)容與標準、服務期限與地點等。6.技術合同類合同履行文件技術服務記錄：服務過程記錄、服務成果交付記錄、客戶反饋意見等。技術交付文件：技術資料交付清單、技術培訓記錄、技術交接證書等。費用支付憑證：合同款支付憑證、發(fā)票、財務結算報表等。7.技術合同類合同變更與終止文件合同變更協(xié)議：變更原因說明、變更條款內(nèi)容、雙方簽字蓋章文件等。合同終止通知：終止原因說明、終止時間、相關善后事宜處理文件等。8.知識產(chǎn)權類專利檔案發(fā)明專利檔案：發(fā)明專利申請書、說明書、權利要求書、附圖等。實用新型專利檔案：實用新型專利申請文件、專利證書、專利附圖等。外觀設計專利檔案：外觀設計專利申請書、設計圖片或照片、專利證書等。9.知識產(chǎn)權類商標檔案商品商標檔案：商品商標申請書、商標圖樣、商標注冊證等。服務商標檔案：服務商標申請書、商標使用范圍說明、商標注冊證等。10.知識產(chǎn)權類著作權檔案軟件著作權檔案：軟件著作權登記申請表、軟件源代碼、軟件用戶手冊等。作品著作權檔案：作品著作權登記證書、作品創(chuàng)作說明、作品授權使用協(xié)議等。11.科技成果類成果申報文件科技成果鑒定申報：鑒定申請書、成果簡介、技術資料目錄等。科技成果獎勵申報：獎勵申報書、成果評價材料、經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等?？萍汲晒怯浬陥螅撼晒怯洷怼⒊晒怯涀C書等。12.科技成果類成果鑒定文件鑒定大綱編制：鑒定大綱、鑒定依據(jù)、鑒定標準等。鑒定會議組織：鑒定會議通知、會議議程、參會專家名單等。鑒定意見形成：鑒定意見、鑒定專家簽字頁、鑒定證書等。13.科技成果類成果獎勵文件國家級獎勵申報：國家科學技術獎申報書、成果評價材料、經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等。省部級獎勵申報：省部級科技獎勵申報書、成果評價材料、獎勵推薦意見等。局級獎勵申報：局級科技獎勵申報書、成果評價材料、獎勵審批文件等。14.科技管理類科技規(guī)劃與計劃文件五年科技發(fā)展規(guī)劃：規(guī)劃文本、規(guī)劃編制說明、規(guī)劃論證報告等。年度科技計劃：年度計劃項目清單、項目申報指南、項目立項批復文件等。專項科技計劃：專項計劃實施方案、項目管理辦法、項目驗收標準等。15.科技管理類科技政策法規(guī)文件國家科技政策文件：國家出臺的科技政策、法規(guī)、規(guī)章等正式文件。地方科技政策文件：地方政府制定的科技政策、法規(guī)、規(guī)章等相關文件。行業(yè)科技政策文件：本行業(yè)領域內(nèi)的科技政策、規(guī)范、標準等文件。16.科技管理類科技項目管理文件項目申報管理文件：項目申報通知、申報要求、申報流程等文件。項目經(jīng)費管理文件：項目經(jīng)費預算編制指南、經(jīng)費使用管理辦法、經(jīng)費審計報告等。項目監(jiān)督檢查文件：項目監(jiān)督檢查計劃、檢查報告、整改通知等。三、編號規(guī)則（一）編號結構科技檔案編號采用層次編碼法，由全宗號、年度號、分類號、案卷號組成，各部分之間用“”隔開。（二）編號說明1.全宗號：科工局的全宗號按照國家檔案局或上級主管部門規(guī)定的編號執(zhí)行。2.年度號：采用公元紀年，以四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。3.分類號：根據(jù)一級類目、二級類目、三級類目依次用大寫字母和阿拉伯數(shù)字表示，如“KX0101”，其中“KX”代表科研項目類，“01”代表項目立項文件，“01”代表國家級項目立項。4.案卷號：每個二級類目或三級類目下的案卷按順序編號，用三位阿拉伯數(shù)字表示，如“001”。（三）編號示例例如，一份關于2023年國家級科研項目立項的文件，其編號為：[全宗號]2023KX0101001四、歸檔要求（一）歸檔范圍各部門應按照本分類制度，將在科技活動中形成的具有保存價值的文件材料及時歸檔，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件及實物等。（二）歸檔時間1.科研項目類文件，在項目完成后三個月內(nèi)歸檔。2.技術合同類文件，在合同履行完畢后一個月內(nèi)歸檔。3.知識產(chǎn)權類文件，在取得相關知識產(chǎn)權證書或完成相關手續(xù)后一個月內(nèi)歸檔。4.科技成果類文件，在成果申報、鑒定、獎勵等工作完成后一個月內(nèi)歸檔。5.科技管理類文件，在文件形成后一個月內(nèi)歸檔。（三）歸檔質(zhì)量要求1.歸檔文件應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.電子文件應采用通用格式存儲，確?？勺x性和可利用性，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。3.聲像文件應注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，實物應進行詳細登記。4.歸檔文件應進行系統(tǒng)整理，按照分類要求進行組卷，卷內(nèi)文件排列有序，并編制卷內(nèi)目錄和備考表。五、整理與裝訂（一）整理原則1.遵循科技檔案形成規(guī)律和分類要求，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，將重要文件和次要文件分別整理。3.便于保管和利用，提高檔案的整理質(zhì)量和效率。（二）整理方法1.按照分類號順序，將同一類目的文件集中在一起，形成案卷。2.對卷內(nèi)文件進行排序，一般按照文件形成時間先后順序排列，重要文件在前，次要文件在后。3.去除文件上的金屬物，對破損或褪色的文件進行修復或復制。4.對文件的頁碼進行編寫，單面書寫的文件在右下角編寫頁碼，雙面書寫的文件正面在右下角、背面在左下角編寫頁碼。（三）裝訂要求1.采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固，不掉頁、不缺頁。2.裝訂應整齊美觀，文件邊緣應保持整齊，不得壓字、壓圖。3.卷內(nèi)文件應折疊整齊，幅面過大的文件應折疊成A4紙大小，幅面過小的文件應粘貼在A4紙上。六、存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應排列整齊，便于查找。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。3.聲像檔案應刻錄成光盤或存儲在硬盤上，并注明相關信息，與紙質(zhì)檔案一同保管。4.實物檔案應存放在專門的展示柜或倉庫中，確保安全無損。（二）保管環(huán)境要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施，確保檔案的安全。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。七、檢索與利用（一）檢索工具1.編制科技檔案目錄，包括全宗號、年度號、分類號、案卷號、題名、日期、保管期限等信息，方便檔案的查找和利用。2.建立電子檢索系統(tǒng)，將檔案目錄錄入計算機，通過關鍵詞檢索等方式快速查找所需檔案。（二）利用流程1.利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、所需檔案名稱、數(shù)量等信息。2.檔案管理部門對申請表進行審核，批準后提供檔案查閱服務。3.利用者在指定地點查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.利用完畢后，利用者應及時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。八、鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關檔案鑒定的規(guī)定，結合科工局的實際情況，對科技檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務部門和相關專家組成的檔案鑒定小組，負責科技檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。3.檔案的密級和保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的全宗號、年度號、分類號、案卷