PAGE機關(guān)檔案管理及保密制度一、總則（一）目的為加強本機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，保守國家機密，維護機關(guān)正常工作秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門及全體工作人員在檔案形成、積累、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機關(guān)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存檔案。2.真實性原則。檔案內(nèi)容必須真實反映機關(guān)工作活動的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則。全面收集機關(guān)工作活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護國家和機關(guān)的安全與利益。5.服務(wù)利用原則。充分開發(fā)利用檔案資源，為機關(guān)各項工作提供有效服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室綜合檔案室是機關(guān)檔案管理的職能部門，負責本機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關(guān)檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計本機關(guān)各類檔案，確保檔案的齊全完整和安全。3.對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，編制檢索工具，方便檔案查詢利用。4.開展檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。5.按照規(guī)定向國家和上級主管部門移交檔案，定期對檔案進行鑒定和銷毀。6.負責檔案的借閱、查閱、利用等服務(wù)工作，為機關(guān)各項工作提供檔案支持。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高機關(guān)工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門兼職檔案員各部門設(shè)立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助綜合檔案室開展相關(guān)檔案管理工作。其主要職責包括：1.負責收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進行初步整理。2.定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.配合綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，及時提供本部門相關(guān)檔案信息。4.協(xié)助綜合檔案室開展檔案清查、統(tǒng)計等工作，確保本部門檔案的準確完整。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本機關(guān)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機關(guān)形成的各類文件材料，包括黨組文件、行政文件、會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案、基建檔案等。3.本機關(guān)開展業(yè)務(wù)活動中形成的各類記錄、憑證、報表、照片、音像等資料。4.下級機關(guān)報送的重要文件、報告、統(tǒng)計資料等。5.其他與本機關(guān)工作有關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在工作活動中形成的文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。4.收集的文件材料應(yīng)按照一定的分類標準進行初步整理，便于后續(xù)的歸檔工作。（三）歸檔時間1.當年形成的文件材料，在次年上半年完成歸檔工作。2.對于一些特殊的文件材料，如重大項目文件、重要會議文件等，應(yīng)在項目結(jié)束或會議結(jié)束后及時歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將初步整理好的檔案移交綜合檔案室，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.綜合檔案室對接收的檔案進行再次整理，核對檔案的完整性和準確性，按照檔案分類方案進行分類、編號、編目等工作。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，上架存放。四、檔案的整理（一）分類標準1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類。2.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進行分類整理。3.財務(wù)檔案：按照會計檔案管理辦法進行分類整理。4.基建檔案：按照工程項目進行分類整理，包括項目前期文件、施工文件、竣工文件等。5.聲像檔案：按照載體形式和內(nèi)容進行分類整理，如照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等。6.電子檔案：按照文件類型、年度、保管期限等進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（二）編號規(guī)則1.文書檔案：采用年度、保管期限、流水號相結(jié)合的編號方式，如“2023永久001”。2.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定的編號規(guī)則進行編號。3.財務(wù)檔案：按照會計檔案管理辦法的編號規(guī)則進行編號。4.基建檔案：按照工程項目編號，如“項目名稱前期001”、“項目名稱施工001”等。5.聲像檔案：按照載體編號，如“照片2023001”、“錄像2023001”等。6.電子檔案：在電子檔案數(shù)據(jù)庫中按照分類編號規(guī)則進行編號。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)包含案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等信息。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包含順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等信息。4.編目應(yīng)準確、清晰，便于檔案的查詢和利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進行檢查和維護，如有損壞應(yīng)及時更換。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.人事檔案、財務(wù)檔案、基建檔案等按照相關(guān)規(guī)定確定保管期限。3.聲像檔案、電子檔案的保管期限與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案相同。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。3.對清查結(jié)果進行記錄，形成檔案清查報告，上報機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和本機關(guān)檔案管理制度，確保檔案利用工作合法、規(guī)范。2.堅持保密原則，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準不得擅自提供利用。3.遵循方便利用原則，簡化利用手續(xù)，提高利用效率，為機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（二）利用范圍1.機關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱本機關(guān)檔案。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱本機關(guān)相關(guān)檔案。4.其他經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準的單位或個人查閱本機關(guān)檔案。（三）利用手續(xù)1.機關(guān)內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、原因、期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級機關(guān)、有關(guān)部門查閱本機關(guān)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱的檔案內(nèi)容和目的，經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，由綜合檔案室安排專人負責查閱。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱本機關(guān)相關(guān)檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.其他經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準的單位或個人查閱本機關(guān)檔案，應(yīng)出具單位介紹信或個人有效證件，經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：檔案查閱應(yīng)在綜合檔案室指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定進行登記。2.借閱：檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。七、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對具有長期保存價值的文書檔案、聲像檔案、電子檔案等進行數(shù)字化處理。2.優(yōu)先對利用率高、查閱頻繁的檔案進行數(shù)字化。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：采用專業(yè)的掃描設(shè)備對檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整、不失真。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)進行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.數(shù)據(jù)存儲：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化管理1.建立數(shù)字化檔案管理制度，規(guī)范數(shù)字化檔案的收集、整理、存儲、利用等流程管理。2.加強對數(shù)字化檔案的安全管理，采取加密、訪問控制等措施，確保數(shù)字化檔案信息的安全。3.定期對數(shù)字化檔案進行檢查和維護，及時更新和補充檔案數(shù)據(jù)，保證數(shù)字化檔案的準確性和完整性。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面審查原則，對檔案的內(nèi)容、來源、形式、保管期限等進行全面審查，確保鑒定結(jié)果準確可靠。2.遵循價值鑒定原則，根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案專家組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定和不定期抽查鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其保存價值。2.分析評估法：根據(jù)檔案的形成規(guī)律、利用情況等，對檔案的保存價值進行分析評估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單，報機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行銷毀，并對銷毀過程進行記錄。3.銷毀完畢后，銷毀人員和監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認。九、保密制度（一）保密范圍1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息。2.檔案管理過程中形成的各類文件、數(shù)據(jù)、記錄等。（二）保密措施1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。3.對檔案查閱、借閱等過程進行嚴格登記，確保檔案流向可追溯。4.對涉及保密的檔案信息，應(yīng)采取加密