PAGE物業(yè)辦文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)辦文書檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)辦全體員工在日常工作中形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則物業(yè)辦文書檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則歸檔的文書材料應(yīng)真實(shí)反映物業(yè)辦的工作實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則按照文書檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，同時嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)辦文書檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理物業(yè)辦各類文書檔案，包括文件、合同、協(xié)議、報表、記錄等。3.對檔案進(jìn)行分類、整理、編號、裝訂、編目等工作，建立檔案檢索工具。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)，確保檔案的安全和完整，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。6.對到期檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成的文書材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的信息和資料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門文書材料的真實(shí)、完整和及時歸檔。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、查閱、借閱等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。4.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)辦在日常工作中形成的各類文件，包括上級文件、本級文件、下級文件、內(nèi)部文件等。2.物業(yè)與業(yè)主簽訂的各類合同、協(xié)議，如物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、維修合同等。3.物業(yè)辦的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。4.物業(yè)項目的規(guī)劃設(shè)計文件、施工圖紙、驗(yàn)收報告等。5.物業(yè)員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。6.其他與物業(yè)工作相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門形成的文書材料，確保材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行“一事一卷”或“一組一卷”的原則進(jìn)行整理。3.收集的文書材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.分類按照文書檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、物業(yè)業(yè)務(wù)類、人事管理類等類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂將整理好的文書材料按照順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等，目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。2.對于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括物業(yè)辦的重要文件、合同、協(xié)議、歷史記錄等。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括物業(yè)項目的規(guī)劃設(shè)計文件、施工圖紙、驗(yàn)收報告等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至１０年，主要包括物業(yè)辦的一般性文件、報表、記錄等。（四）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員共同進(jìn)行。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報告，經(jīng)物業(yè)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（五）檔案銷毀1.對已鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)物業(yè)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案信息徹底銷毀。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，以備查考。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.物業(yè)辦員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱物業(yè)辦檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)物業(yè)辦領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立物業(yè)辦文書檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查閱利用。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為物業(yè)辦的決策和管理提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能模塊檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理信息