PAGE法院執(zhí)行檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強法院執(zhí)行檔案室的管理，確保執(zhí)行檔案的完整、安全和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》《人民法院檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合本院執(zhí)行工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院執(zhí)行過程中形成的各類檔案的管理，包括執(zhí)行案件卷宗、執(zhí)行文書、執(zhí)行記錄等相關資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：執(zhí)行檔案由執(zhí)行檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存、銷毀或轉移。2.真實完整原則：確保檔案內容真實、準確、完整，如實反映執(zhí)行工作全過程。3.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高執(zhí)行工作效率。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理人員職責（一）檔案管理員職責1.負責執(zhí)行檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.按照檔案管理的規(guī)范和標準，對執(zhí)行檔案進行分類、編號、編目等處理，確保檔案整理有序。3.建立健全執(zhí)行檔案借閱、查閱登記制度，嚴格履行借閱、查閱手續(xù)，及時催還借出的檔案。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現問題及時報告并采取措施解決。5.負責檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風良好，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。6.積極參與檔案信息化建設，協(xié)助完成執(zhí)行檔案的數字化錄入、存儲和管理工作。（二）執(zhí)行人員檔案管理職責1.在執(zhí)行案件辦理過程中，負責及時收集、整理與案件相關的各類文件材料，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理員。2.確保所移交檔案材料的真實性、完整性和準確性，不得擅自涂改、偽造檔案內容。3.配合檔案管理員做好檔案的整理、歸檔和查閱工作，提供必要的協(xié)助和信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.執(zhí)行案件受理、立案階段形成的各類材料，如立案審批表、執(zhí)行依據副本等。2.執(zhí)行過程中形成的法律文書，包括執(zhí)行裁定書、協(xié)助執(zhí)行通知書、執(zhí)行決定書、罰款決定書等。3.執(zhí)行調查、查封、扣押、凍結、劃撥等執(zhí)行措施相關的材料，如調查筆錄、查封清單、扣押清單、凍結回執(zhí)等。4.執(zhí)行和解協(xié)議、執(zhí)行擔保書、執(zhí)行筆錄等與執(zhí)行案件相關的其他文書材料。5.執(zhí)行案件的結案材料，如結案審批表、執(zhí)行款物交接清單等。（二）收集要求1.執(zhí)行人員應在案件辦理完畢后的規(guī)定時間內，將相關檔案材料移交檔案管理員。一般情況下，簡易執(zhí)行案件應在結案后[X]個工作日內移交，普通執(zhí)行案件應在結案后[X]個工作日內移交，復雜疑難執(zhí)行案件應在結案后[X]個工作日內移交。2.移交的檔案材料應齊全、完整、規(guī)范，紙張應符合檔案保存要求，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，執(zhí)行人員應按照檔案管理部門的要求進行整理和存儲，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性，同時移交相應的紙質文件。（三）整理方法1.分類：按照執(zhí)行案件的類別、性質、時間等因素進行分類。一般可分為民事執(zhí)行案件檔案、刑事執(zhí)行案件檔案、行政執(zhí)行案件檔案等，每類再根據具體情況進一步細分。2.編號：為每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。編號可采用年份+案件類別+流水號的方式，如“20XXMZ001”，其中“20XX”表示年份，“MZ”表示民事執(zhí)行案件類別，“001”表示流水號。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、案件名稱、當事人信息、執(zhí)行依據、執(zhí)行過程、結案情況等內容，確保目錄準確反映檔案的基本信息和主要內容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理員應按照檔案整理的結果，將執(zhí)行檔案及時歸檔入庫。歸檔時應確保檔案排列有序，便于查找和利用。2.同一案件的檔案材料應集中歸檔，不得分散存放。對于跨年度執(zhí)行的案件，應按照結案年度進行歸檔。3.歸檔后的檔案應在檔案盒上標明檔案編號、案件名稱、當事人信息等內容，并在檔案盒內放置檔案目錄清單。（二）保管期限1.執(zhí)行檔案的保管期限根據案件性質和重要程度確定。一般民事執(zhí)行案件檔案保管期限為[X]年，刑事執(zhí)行案件檔案保管期限為[X]年，行政執(zhí)行案件檔案保管期限為[X]年。2.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等特殊案件的檔案，應按照相關保密規(guī)定確定保管期限，一般不少于[X]年。3.保管期限屆滿的檔案，經鑒定確無保存價值的，可按照規(guī)定的程序進行銷毀，但應保留相關銷毀記錄。（三）保管措施1.檔案庫房建設：檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能，庫房面積應根據檔案存儲量合理確定。庫房應安裝防火、防盜報警裝置，配備消防器材和防蟲、防鼠藥品。2.檔案裝具：采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。3.溫濕度控制：庫房內應安裝溫濕度調節(jié)設備，保持庫房溫度在[X]℃[X]℃之間，相對濕度在[X]%[X]%之間。4.定期檢查：檔案管理員應定期對檔案進行清查、核對，每年至少進行一次全面檢查，發(fā)現問題及時報告并采取措施解決。檢查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本院執(zhí)行人員因工作需要查閱執(zhí)行檔案的，應填寫《執(zhí)行檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人批準后，到檔案管理員處查閱。2.其他單位或個人因工作需要查閱本院執(zhí)行檔案的，應持有單位介紹信或相關證明材料，填寫《執(zhí)行檔案查閱申請表》，經本院分管領導批準后，由檔案管理員陪同查閱。查閱內容應嚴格限定在與申請事項相關的范圍內。3.查閱檔案時，應在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改圈劃、抽取、撤換、批注、污損等。（二）借閱規(guī)定1.本院執(zhí)行人員因工作需要借閱執(zhí)行檔案的，應填寫《執(zhí)行檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經所在部門負責人批準后，到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應經檔案管理部門負責人批準。2.其他單位或個人因工作需要借閱本院執(zhí)行檔案的，應按照查閱規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供有效擔保。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應經本院分管領導批準。3.借閱檔案時，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人或用于其他非借閱目的。借閱期滿后，應及時歸還檔案，檔案管理員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。六、檔案的統(tǒng)計與鑒定（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理員應建立執(zhí)行檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行詳細記錄。統(tǒng)計內容包括檔案數量、類別、保管期限、查閱借閱情況等。2.定期對檔案統(tǒng)計數據進行分析，為檔案管理決策提供依據。每年年底應編制執(zhí)行檔案年度統(tǒng)計報表，上報本院領導和上級檔案管理部門。（二）鑒定工作1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、執(zhí)行部門業(yè)務骨干等組成。鑒定小組負責對保管期限屆滿的執(zhí)行檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應按照檔案鑒定的標準和程序進行，對檔案的內容、價值、保管狀況等進行全面評估。鑒定結果應形成書面意見，經本院分管領導批準后執(zhí)行。3.對確定銷毀的檔案，應編制銷毀清單，經檔案鑒定小組組長簽字確認后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀工作應在專人監(jiān)督下進行，確保銷毀徹底，并保留銷毀記錄。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立執(zhí)行檔案信息化管理系統(tǒng)，實現執(zhí)行檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數字化錄入1.按照檔案整理的結果，對執(zhí)行檔案進行數字化錄入。錄入內容應包括檔案編號、案件名稱、當事人信息、執(zhí)行依據、執(zhí)行過程、結案情況等檔案目錄信息以及檔案原文內容。2.數字化錄入應確保數據的準確性和完整性，錄入人員應認真核對錄入信息，不得擅自修改檔案原文內容。錄入完成后，應進行數據校驗，確保錄入數據符合要求。（三）系統(tǒng)管理1.建立執(zhí)行檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶權限管理制度，根據不同人員的工作職責和業(yè)務需求，設置相應的系統(tǒng)操作權限。嚴禁非授權人員訪問和操作檔案